Formation Excel 1er niveau – Espaces Multimédia

 

 

Formation Excel 1er niveau

EXCEL 1er niveau

Découverte du tableur
Excel est un tableur. Cette application permet de manipuler des feuilles de calcul qui sont des tables
(ou grilles) comportant différents types d’informations : texte, nombre, résultats de calculs
automatiques… Ses usages sont variés. Le tableur est notamment utilisé pour :

La présentation de données, chiffrées ou non, sous forme de tableaux,
Les calculs automatiques,
La gestion de bases de données (tables contenant des informations, tris, recherches…),
La production de graphiques,





 D’une manière générale, toute problématique pouvant être disposée en lignes et colonnes,

avec ou sans calcul.

Ouvrons Excel et découvrons ses fonctionnalités de base :

Adresse de cellule

Ligne de saisie

Colonne

Cellule

Ligne

Bouton pour ajouter une feuille de calcul

La « grille » est appelée feuille de calcul. Un même fichier peut en contenir plusieurs. On passe de
l’une à l’autre au moyen des onglets au bas de la feuille (ici, nous sommes donc sur la « Feuil1 »).

Un fichier produit par un tableur n’est appelé ni « tableau » ni « feuille » mais « classeur ». Un
classeur regroupe une ou plusieurs feuilles de calcul. Il ne faut donc pas confondre un « fichier » (le
terme général pour désigner un document informatique quel qu’en soit le type1), un « Dossier » qui
permet de ranger les fichiers et enfin un « classeur » qui est le type de fichier produit par un tableur.

Nous avons ci-contre, dans l’ordre, un dossier et
deux fichiers dont le premier est de type classeur,
dit un « classeur » (le second étant de type texte).

1 Voir formation 2 : Environnement Windows – gestion des fichiers et dossiers.

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Prise en main
Sélection d’une cellule et d’une plage de cellules.
Dans une feuille de calcul, toute donnée est obligatoirement saisie dans une cellule. Une cellule est
l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Pour saisir dans une cellule, il faut préalablement la
sélectionner ce qui s’effectue au moyen d’un simple clic. Dans l’exemple ci-dessous (figure de
gauche), la cellule sélectionnée se trouve à l’intersection de la colonne B et de la ligne 3. C’est donc la
cellule B3. « B3 » est l’adresse de la cellule (rappelée dans la zone de texte en haut à gauche)…

Il est possible de d’effectuer une sélection multiple de plusieurs cellules, ce qu’on appelle une plage
de cellules. Les plages de cellules les plus faciles à sélectionner sous les colonnes et les lignes
entières. Pour les sélectionner, il suffit de cliquer dans la marge, sur la lettre de la colonne (ici « B »)
ou sur le chiffre de la ligne (ici « 3 »). Les plages concernées apparaissent en gris (sauf la première
cellule de la plage qui reste en blanc : ce n’est pas important).

ATTENTION : on voit souvent des débutants hésiter à cliquer
dans une surface vierge et chercher l’angle ou le bord. Or ceux-
ci sont prévus pour d’autres résultats (même chose pour le
« point » dans l’angle inférieur droit). Il est important de bien
cliquer au milieu. De même, pour sélectionner lignes et
colonnes, il faut bien cliquer sur l’entête (sur le chiffre ou la
lettre) et non sur le trait de séparation au risque de cliquer en
fait dans la cellule adjacente.

On peut bien sûr sélectionner une
plage de cellules au moyen de la souris
(méthode habituelle de sélection
multiple) comme ci-contre la plage
notée conventionnellement A4:B8
(première et dernière cellule).

Enfin, on peut sélectionner la feuille
entière en cliquant en haut à gauche, à
l’intersection des lettres de colonnes
et des numéros de ligne.

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Dimensions du tableau et du document de sortie
Les colonnes sont désignées par des lettres selon le même principe que les plaques minéralogiques :
les 26 premières sont notée de A à Z. Les suivantes sont AA, AB… jusqu’à AZ. Ensuite BA, BB et ainsi
de suite jusqu’à ZZ, à laquelle succède selon le même principe AAA et ainsi de suite. Dans la version
Excel 2016, la dernière colonne est XFB, ce qui correspond à 16 384 colonnes. Ainsi, dans l’exercice
ci-dessus, la sélection de la ligne entière 3 correspond à la plage de cellules A3:XFB3.

Les lignes sont numérotées de 1 à 1 048 576. Dans l’exercice ci-dessus, la sélection de la colonne
entière B correspond donc à la plage de cellules B1:B1048576.

Il y a donc 17 179 869 184 cellules dans une seule feuille de calcul, dont le nombre par classeur n’est
limité que par la mémoire disponible. On peut d’ores-et-déjà en déduire cette différence avec le
traitement de texte : il n’y a pas de corrélation systématique entre la dimension du tableau saisi et
celle du document d’impression en sortie (comme la feuille A4 pour le traitement de texte). Cette
corrélation devra le cas échéant être établie par l’utilisateur au moment de l’impression (ce qui sera
vu dans le module niveau 2).

Saisie dans une cellule
Commençons l’exercice en saisissant le mot « Mot » en A1 et le chiffre 1 en B1. Dans les deux cas, on
termine la saisie par la touche « Entrée » du clavier. On remarque deux choses :





Le rectangle de sélection se déplace d’une ligne pour
faciliter la saisie (pas besoin de reprendre la souris).
Le mot est aligné à gauche et le chiffre à droite.

Ce dernier point, très important, signale que le tableur
distingue les nombres des mots. Un nombre restant gauche
indiquerait qu’il n’est pas reconnu comme tel (ex. : erreur
classique de la confusion entre « O » et « 0 ») et ne pourrait
être pris en compte dans un éventuel calcul.

La ligne de saisie apparait vide. En effet, celle-ci indique le
contenu de la cellule sélectionnée. L’erreur classique consiste
à oublier le déplacement du rectangle de sélection quand on
appuie sur entrée. Il faut bien sélectionner la cellule pour lire
son contenu dans la ligne de Saisie. Ici, le contenu apparait
identique à la cellule et semble redondant. Nous verrons que
c’est loin d’être toujours le cas.

Le « Point » en bas à droite du rectangle de sélection de la
cellule s’appelle « poignée de recopie ». Pour l’utiliser, il suffit
de pointer dessus, maintenir enfoncé le bouton de la souris
avant de tirer dans une direction (ici vers le bas).

Attention : avant d’enfoncer le bouton, il faut s’assurer que
le pointeur ait pris la forme d’une petite croix noire,
confirmant qu’on survole correctement la poignée. A défaut,
on ne ferait que sélectionner une plage de cellules.

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En lâchant le bouton de la souris, on constate que le mot est
recopié dans toute la plage sélectionnée.

A côté de la poignée de recopie apparait une icône qui
propose quelques options que nous verrons au niveau 2
(copier les cellules, ne recopier que la mise en forme,
recopier les valeurs sans la mise en forme, remplissage
instantané).

De même avec la cellule B1, on vérifie que le chiffre « 1 » se
recopie de la même façon. Dans la colonne suivante, le même
essai avec le mot « Lundi » donne un résultat surprenant…

Nous obtenons ici une « recopie incrémentée », c’est-à-dire
que le contenu a été reconnu comme élément d’une suite à
développer.

On constate qu’il n’a pas fait de même avec le chiffre « 1 ».
Or, on peut avoir besoin ici d’une suite de chiffre…

Pour transformer la recopie simple en recopie incrémentée
(et inversement), il suffit d’entrer à la main les 2 premières
entrées puis de les recopier ensemble.

Attention de bien décomposer les mouvements :

1. Sélectionner les deux cellules,
2. Lâcher le bouton de la souris,
3. Revenir sur la poignée de recopie et enfoncer à

nouveau le bouton de la souris dessus,

4. Tirer la plage de recopie.

Si on essaie maintenant avec une entrée composée de lettres
suivies d’un chiffre, on remarque que la recopie est ici
incrémentée par défaut.

Selon le cas rencontré, il faut en fait essayer. Si la recopie
n’est pas du type souhaité, il suffit de recourir à la
manipulation ci-dessus.

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Format d’une cellule
Comme pour le traitement de texte, il est important de bien distinguer une information de sa mise en
forme. Par exemple, l’entrée suivante « 1 000,00 € » n’est pas à saisir telle qu’elle dans une cellule.
L’information à saisir est simplement le nombre 1000. Dans cet exemple, la mise en forme ajoutera :

Avant de voir comment procéder, notons au passage l’utilité de la ligne de saisie : celle-ci affiche le
contenu réel de la cellule. La cellule affiche un contenu formaté, c’est-à-dire le contenu réel auquel
est appliquée une mise en forme. La mise en forme est donc une propriété de la cellule.

 Un séparateur de milliers,
 Deux décimales,


L’unité monétaire « € ».

On modifie le contenu d’une cellule en plaçant
le curseur dans la ligne de saisie (simple clic) ou
(double clic). En tapant
dans
directement sans placer le curseur, le contenu
de la cellule est remplacé.

la cellule

Les options de mise en forme numérique les plus courantes sont disponibles dans le menu Accueil,
groupe « Nombre » :

Le groupe commence par une zone de texte qui affiche « Standard » par
défaut et propose d’autres options dans un menu déroulant (ci-contre).

Les boutons suivants proposent les options les plus courantes, dans l’ordre :






Le choix de l’unité monétaire entre l’Euro et le Dollar,
Le choix du format pourcentage,
Le choix du séparateur de milliers,
L’ajout et le retrait d’une décimale.

Enfin, pour plus d’options, la petite flèche en bas à droite du groupe
« Nombre » ouvrira une fenêtre avec toutes les options disponibles.

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Exercice

 Saisissez une suite incrémentée de 1000 à 10000 avec séparateur de milliers.
 Testez tour à tour les formatages suivants : orientation à 45°, police Calibri gras 14, bordures

contour et intérieures, remplissage dégradé bicolore de gauche à droite.

Formules et fonctions
Une cellule peut afficher un troisième type de contenu : un résultat calculé. Pour cela, elle doit
contenir une formule ou une fonction.

Les formules
L’exemple ci-contre montre une
formule
simple dans la cellule C1. Cette formule n’est
visible que dans la ligne de saisie, la cellule
affichant le résultat calculé.

La formule « =A1+B1 » additionne les contenus des cellules A1 et B1. Il va de soi que toute modification
dans l’une de ces deux cellules sera automatiquement prise en compte dans le résultat calculé.

On distingue bien dans cet exemple la différence entre les contenus réel et formaté des cellules :

Cellule Contenu réel
Le nombre 13
A1
Le nombre 14
B1
La formule « =A1+B1 »
C1

Contenu formaté
« 13,00 € »
« 14,00 € »
« 27,00 € » (en fonction du contenu de A1 et B1)

Si, par exemple, la cellule C1 comportait le nombre « 27 » à la place de la formule, les trois cellules ci-
dessus apparaitraient de manière totalement identique. Et pourtant C1 n’aurait pas le même
contenu : seul le premier cas serait un calcul automatique. Il importe donc de bien lire la ligne de
saisie et pour cela de veiller à la sélection de la bonne cellule. Dans cet exemple, la cellule C1 ne
comporte dans aucun des deux cas l’information « 27 euros » mais :

1. Une formule additionnant les contenus des cellules A1 et B1,
2. La valeur 27, formatée par la cellule selon le format monétaire « 27,00 € ».

Les fonctions
Une simple formule peut suffire dans beaucoup de cas, elle peut se révéler fastidieuse à partir d’un
nombre important de données. On imagine par exemple difficilement :

La formule ici trop longue sera avantageusement remplacée par la fonction somme automatique :

=A1+A2+A3+A4+ […] +A148+A149+A150

=SOMME(A1:A150)

Selon une notation conventionnelle, le séparateur « : » indique de prendre la totalité de la plage de
cellules comprise entre les deux bornes indiquées (incluses).

Bien qu’il soit possible de taper entièrement la
fonction au clavier, il est plus simple de recourir
au raccourci prévu à cet effet dans le menu
« Accueil », groupe « Edition ».

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1. On a entré cinq valeurs dans les cellules A1 à A5. On veut que la cellule A6 affiche la somme
automatique des cinq précédentes. Pour cela, on se place en A6 et on clique sur « Somme
automatique ». La fonction est ajoutée, visible à la fois dans la cellule et dans la ligne de
saisie. Un rectangle de sélection apparait également autour de la plage A1:A5. Excel a
détecté automatiquement cette plage de valeurs adjacente à l’emplacement de la fonction ;
Il importe à ce stade de manipuler prudemment la souris. On voit en effet que le moindre
changement de sélection est immédiatement reporté dans la fonction (on suppose ici une
manipulation accidentelle, mais cela peut d’avérer utile dans les cas où la plage à additionner
n’est pas située dans les cellules adjacentes au résultat) ;

2.

3. Une fois la plage correctement définie (qui peut être tout simplement celle proposée par
défaut comme ici), on valide au moyen de la touche « Entrée » du clavier pour voir
apparaitre le résultat dans la cellule (et la fonction dans la ligne de saisie).

Astuce : Il existe plusieurs façons de procéder, comme par exemple sélectionner d’abord la plage à
additionner (ici A1:A5) puis de cliquer sur « Somme automatique ». Celle-ci sera automatiquement
insérée dans la cellule suivant immédiatement la plage sélectionnée (ici A6).

Leçon à retenir : l’aide accordée ici par le tableur (sélection automatique) illustre bien qu’un certain
nombre de fonctions utilisent la continuité des cellules. Par exemple ici, si A3 avait été vide, Excel
n’aurait proposé que A4:A5. C’est pourquoi il est important de ne pas « sauter » des cellules. Une
erreur classique, par exemple, est de sauter 2 ou 3 lignes pour dégager un espace dans le document.
Cet espace pourra être ajusté avec le réglage approprié (hauteur de ligne). Mais lors de l’édition du
tableau, il faut utiliser les cellules immédiatement suivantes sans en sauter.

Format de cellule

Le format de la cellule ne se limite pas à celui de son
contenu mais concerne aussi l’esthétique générale du
tableau. Repérez le groupe « Police » du menu Accueil.

On reconnait des outils déjà vus dans le traitement de texte
Word. Dans l’ordre :




Le choix de la police de caractère du contenu de la cellule (avec menu déroulant) ;
La taille du caractère, soit par un menu déroulant soit par deux boutons d’agrandissement ou
de réduction ;

 Gras, italique et souligné (simple ou double dans le menu déroulant) ;

 Couleurs de remplissage et de police.

Les bordures de cellules avec options dans le menu déroulant (style de trait, couleur) ;

La petite flèche en bas à droite ouvre la même fenêtre des options complètes que celle du groupe
« Nombre ».

Exercice

Exercez-vous aux options des différents menus déroulants. Dans le menu des bordures (§ « traçage
des bordures »), quelle différence entre les « bordures extérieures » et les « bordures de grille » ?

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Exercices

1. Somme automatique

L’entreprise SOMMES emploie 4 représentants. Chacun d’entre eux a effectué un chiffre d’affaires
qu’il vous communique. Présentez ces chiffres sous la forme d’un tableau qui fera apparaître :




Les totaux annuels par représentant ;
Le total du chiffre d’affaires de chaque trimestre pour l’ensemble des 4 représentants.

M. MAXIME

M. LEGENDRE

M. MARTINALE

M. SERTIF

Trimestre 1 :
87 200,00 €

Trimestre 2 :
88 200,00 €

Trimestre 3 :
75 700,00 €

Trimestre 4 :
94 200,00 €

Trimestre 1 :
66 200,00 €

Trimestre 2 :
72 200,00 €

Trimestre 3 :
70 200,00 €

Trimestre 4 :
83 200,00 €

Trimestre 1 :
104 200,00 €

Trimestre 2 :
100 800,00 €

Trimestre 3 :
103 100,00 €

Trimestre 4 :
109 000,00 €

Trimestre 1 :
89 200,00 €

Trimestre 2 :
80 200,00 €

Trimestre 3 :
81 500,00 €

Trimestre 4 :
86 900,00 €

NB : utilisez la recopie autant que possible. Comment se comporte-t-elle avec les formules ?

2. Additions et soustractions

L’entreprise PLANNING vous demande de concevoir un tableau récapitulatif des heures effectuées par
ses salariés. Ce tableau devra faire figurer pour chaque salarié :






Le nombre d’heures effectuées par jour.
Le total des heures effectuées dans la semaine.
Le nombre d’heures que le salarié aurait dû effectuer dans la semaine.
La différence entre le nombre d’heures effectuées et le nombre d’heures à effectuer.

Mr BOTIN
Mme JULARD
Mr CALISTA
Mr LOMERE
Mr SABLIET
Mme OUQUETIN

Lundi
7
9
7
6
7
5

Mardi
9
10
7
7
9
4

Mercredi
5
9
7
0
7
0

Jeudi
Absent
7
7
7
7
6

Vendredi
7
4
7
4
7
2

Note : L’horaire normal hebdomadaire de l’entreprise est de 35 heures.

Mr LOMERE est à 4/5 du temps et Mme OUQUETIN est à mi-temps.

Attention : les opérateurs arithmétiques sont ceux qui figurent dans le pavé numérique du clavier.
Si “+” et “-” ne posent pas de problème, l’opérateur de multiplication est par convention [*] (et non
[x]), et l’opérateur de division [/] (et non [:]).

Astuce : Mme Ouquetin est à mi-temps soit 17,5 heures. Bien que dans ce cas le calcul soit aisé,
recourir au calcul mental n’est guère cohérent avec l’usage d’un tableur : une formule ne fonctionne
pas uniquement avec des adresses de cellules. On peut donc tout-à-fait taper “=35/2”.

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