Capitaliser une formation Pourquoi ? Comment

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Capitaliser une formation
Pourquoi ? Comment ?

Capitaliser une formation est un processus qui permet à un service de bénéficier des apports
d’une formation au retour de l’agent formé et après son départ du service. Les processus et les
procédures de capitalisation des formations s’inscrivent dans le cadre de la politique de
management des compétences et des connaissances d’un service. À ce titre, capitaliser une
formation est plus que stocker, dans des archives papier ou électroniques, les documents remis en
formation.

Une capitalisation digne de ce nom doit rendre la formation compréhensible à une personne ne
l’ayant pas suivie.

Une formation pouvant recouvrir des réalités très différentes, en termes de durée, modalités
pédagogiques, etc, cette fiche présente un éventail de possibles à adapter.

Des questions préalables à toute capitalisation sont à poser : La capitalisation est-elle possible ?
Que peut-on capitaliser ? Que peut-on demander à un agent de retour de formation ?

I – La capitalisation est-elle possible ?

Quatre facteurs au moins paraissent devoir être pris en compte pour répondre à cette question.

• Selon les modalités pédagogiques utilisées et la durée de la formation, la capitalisation sera plus
ou moins facilitée. Des mises en situation, des jeux de rôle paraissent, par exemple, difficilement
capitalisables. Une formation longue demandera un investissement de capitalisation plus lourd
qu’une formation courte. Dans ce cas, l’investissement dû à la capitalisation devra figurer dans
le plan de charge de l’agent formé.

• L’agent formé, est-il capable et est-il motivé ? Est-il capable de transmettre, de façon
pédagogique, par écrit ou par oral, ce qu’il aura retenu de la formation ? Est-il capable, si
nécessaire, de faire part des modalités pédagogiques utilisées et de leur intérêt ? Est-il fiable ?
Est-il motivé pour partager ce qu’il aura appris (tout savoir pouvant représenter du pouvoir) ?
Son plan de charge lui permettra-t-il de s’investir dans une capitalisation ?

• Le collectif de travail, est-il disposé à recevoir des éléments de formation de l’agent formé

(légitimité, possibles rivalités,…) ?

• Existe-t-il un lieu dédié à la capitalisation, comme un centre de documentation, une banque de
données, un espace collaboratif… ? Avec les procédures associées : qui peut effectuer le
versement, sous quelle formes, quelles données peuvent être versées (par exemple,
programme de formation, cordonnées de l’intervenant et des participants, supports diffusés en
cours de formation, bibliographie / Liens, productions associées, informations sur les possibilités
de suivre ultérieurement cette formation (quand, où, sous quelle forme… ?)

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II – Que peut-on capitaliser ?

1 – Les documents récupérés au cours de la formation

C’est le niveau le plus simple et le plus rapide de capitalisation. Les documents sont communiqués
dans leur version papier ou électronique. L’intérêt n’est pas avéré si les documents se limitent à
des informations succinctes ne permettant pas de rendre la formation compréhensible aux
lecteurs.

2 – Les documents récupérés au cours de la formation avec des annotations

Les documents peuvent avoir été annotés en cours de formation ou l’être au retour. S’ils le sont de
façon lisible, l’apport des notes peut suppléer la simplicité des supports.

3 – Restitution écrite ou orale

Ce retour peut consister à rendre intelligibles par des tiers les notes prises par l’agent au cours de
la formation.

L’écrit est toujours préférable puisque pouvant être capitalisé, contrairement à un retour oral. Les
deux ne sont cependant pas exclusifs mais complémentaires.

Le retour, quelle que soit sa forme, pourra être structuré autour du thème de la formation, de son
contenu, des points clefs abordés, des écarts éventuels avec le programme, des méthodes
pédagogiques et de leurs spécificités, de la valeur ajoutée ou non de cette formation, de
l’appréciation de l’agent formé, de propositions d’application ou d’adaptation au contexte…

Une restitution écrite ou orale oblige l’agent formé, a minima à structurer les éléments
d’informations reçus et à les adapter à la cible. Cette restitution a un double avantage :
• Elle offre à l’agent formé des possibilités complémentaires d’appropriation,
• Elle est intéressante pour les agents qui n’ont pas suivi la formation, et, si elle est sous forme

écrite, pour les futurs agents.

4 – Une forme particulière de capitalisation : former

La capitalisation consiste alors en un transfert des connaissances acquises en formation. Deux
des facteurs évoqués au point I sont alors primordiaux : les capacités de l’agent formé à former
des adultes (andragogie) et sa légitimité. Si sa légitimité n’est pas reconnue, les participants
pressentis refuseront probablement de suivre la formation.

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III – Processus de capitalisation

Ce processus commence avant le départ en formation de l’agent et se termine après son retour.

1 – Informer le collectif de travail (service, bureau, équipe, pôle, unité territoriale…) de la
formation qui va être suivie par un des membres.

• Sur le fond (quel est le sujet de la formation ?)
• Sur la forme (modalités envisagées).

2 – Formuler clairement les éventuelles attentes

L’information du collectif de travail permet aux collègues de passer éventuellement des
commandes spécifiques à la formation.

La capitalisation ne devant pas être, pour l’agent, « la mauvaise surprise » du retour, il est
préférable que le niveau qualitatif de la prestation de retour soit négocié entre l’agent et sa
hiérarchie, voire contractualisé, avant son départ en formation.

Cette clarification permettra à l’agent concerné de collecter les éléments nécessaires au retour
attendu. Ces attentes sont à pondérer en fonction de la durée de la formation (entre une formation
de quelques heures et une formation lourde de plusieurs semaines les attentes seront très
différentes), des capacités de l’agent formé et du temps disponible pour capitaliser la formation
suivie.

3 – Déterminer le moment favorable à la capitalisation

S’il s’agit de verser les documents diffusés, avec ou sans annotations, le versement peut avoir lieu
dès le retour de l’agent.

Le moment de la « réécriture » des notes doit être pensé avec l’agent à son retour, car celui-ci
peut estimer préférable :
• soit de restituer immédiatement la formation, parce qu’il l’a bien en tête par exemple,
• soit de faire une restitution plus tardive, pour prendre du recul, ordonner les éléments reçus, les

adapter au contexte, expérimenter…

IV – Des incontournables

Pour transformer en compétences les connaissances acquises en formation, il est indispensable
que l’agent formé puisse appliquer très rapidement ce qu’il a appris.

Il est de la responsabilité du supérieur hiérarchique de mettre l’agent en situation pour lui
permettre de décliner professionnellement les acquis de la formation, voire de monter
progressivement en puissance (de la situation la plus simple à la plus complexe), accompagné, si
nécessaire, par un tuteur ou un compagnon.

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V – Limites et points de vigilance

Limites

• Certaines formations sont plus faciles à capitaliser que d’autres. La capitalisation peut être facilitée lorsque la
formation a vocation à diffuser des connaissances techniques, à présenter des politiques à mettre en œuvre ou
des retours d’expérience. Elle est certainement plus complexe à réaliser lorsque celle-ci repose sur des jeux de
rôles, des mises en situation (conduite de réunion, animation de groupes, dynamique des groupes…), des
simulations ou des outils formatifs complexes et lourds à installer ou à déplacer (Jeux d’entreprise, simulateurs…),
des changements de postures.

• Absence ou faible volonté de la hiérarchie à s’impliquer dans la capitalisation.
• Plan de charge trop lourd de l’agent formé.
• Pertinence du ratio : temps consacré à capitaliser / Obsolescence rapide de certaines connaissances.

Points de vigilance

• Propriété intellectuelle : la capitalisation et la diffusion des supports utilisés en formation doivent apparaître dans le
contrat passé entre le maître d’œuvre et l’intervenant. Les documents produits à partir d’une formation donnée
devront citer leur source.
Importance dans ce type de processus de la motivation des différents acteurs concernés : agent en charge de
capitaliser, supérieur hiérarchique, bénéficiaires de cette capitalisation.

•

• Adaptation des attentes aux capacités de l’agent chargé de la capitalisation pour ne pas le mettre en échec.
• Valorisation de l’agent chargé de capitaliser et prise en compte de cette action comme travail participant au travail

collectif.

population visée (destinataires).

• Connaissance des principes généraux de la communication, notamment pour adapter la capitalisation à la

• Proportionnalité entre le temps de capitalisation et l’importance attendue du retour (Se focaliser sur les formations

importantes pour les agents et leur collectif de travail).

• Attention aux documents à actualiser (modalités d’actualisation à arrêter, si possible, dès la commande de

capitalisation) et aux liens informatiques cités dans des documents (les liens peuvent devenir inactifs).

• Les informations capitalisées doivent être faciles d’accès pour être véritablement opérationnelles (attention aux

codes pour accéder à certains sites dédiés).

Pour aller plus loin

Fiches dédiées au management de connaissances à consulter sur le site Compétences et formation
du CEDIP : http://competences-formation.metier.i2/ (intranet)
ou http://www.cedip.developpement-durable.gouv.fr/ (internet)

Cathy BOUSQUET / Gilles AYMAR – CMVRH – CEDIP – octobre 2015

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