WEBINAIRE Organismes de formation des … – Pôle emploi

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OPTIMISATION DE LA CHAINE DE LA DEPENSE
DES ACTIONS DE FORMATION CONVENTIONNEES

WEBINAIRE
Organismes de formation des Marchés AFC 2019

11 Mars 2021

INTRODUCTION

2

Maud VENTURINI Responsable du Département Ingénierie de la formation
Direction du Développement des Compétences dans les Territoires

Marc ROUSSEAUX Responsable du Département Intervention
Direction des Achats et des Marchés

MODALITES DE CE WEBINAIRE

Pour poser vos questions tout au long du webinaire:

une boite mail générique

*ODS DCT Marchés AFC 2019
dctmarchesafc2019.00885@pole-emploi.fr

3

Enjeux et raisons d’être du projet OCD Formation

Le projet « Optimisation de la chaine de la Dépense » (OCD) consiste à intégrer les dépenses
de formation dans le SI finance (SAP) et de réaliser la scission du service fait en séparant plus
clairement les fonctions d’ordonnateur et de payeur.

Démarrage du projet avec AFC 2019

1

2

schéma
le
Installer
organisationnel cible avec
chaque acteur recentré sur
son
d’expertise
(sécurisation séparation de
fonctions
ordonnateur/payeur).

champ

processus
les
Optimiser
administratifs et financiers et
le pilotage de la chaine de la
le marché
dépense, depuis
jusqu’au
la
de
paiement
facture, en vue de fluidifier les
relations entre Pôle emploi et
les organismes de formation.

3

Finance

les SI pour
Faire évoluer
traduction
la
réaliser
opérationnelle de la scission
du Service Fait et intégrer dans
les actes
SI
le
administratifs
financiers
la gestion des
relatifs à
des
marchés/commandes,
engagements budgétaires et
au traitement des factures de
formations DE.

et

4

DES GAINS POUR TOUTES LES PARTIES PRENANTES

L’optimisation de la chaîne de la dépense via la modernisation du SI doit permettre d’atteindre une organisation cible , une
optimisation des processus, des gains de productivité et une amélioration du pilotage financier

ORGANISMES DE FORMATION

s
n
o
i
t
a
r
o

i
l

é
m
A

s
n
a
G

i

 Gestion intégrée des demandes de service fait, avances, avoirs, factures complémentaires,

remboursements de trop versés, modification d’IBAN

 Paiement des sous-traitants
 Paiement à échéance des factures et améliorations de l’avis de paiement
 Amélioration de la gouvernance marchés (indicateurs)
 Possibilité d’avoir un RIB étranger

Dématérialisation des traitements
Transparence dans la communication des données
Connaissance facilitée du résultat du Service Fait
Paiements facilités

LES GESTIONNAIRES EN PLATEFORME
Séparation de fonctions entre
ordonnateur/payeur

Amélioration de l’efficacité des traitements
grâce à l’intégration et la
dématérialisation et le contrôle a posteriori
Recentrage des BO sur la
conformité/qualité

5

Pour Pôle emploi

LES CONTROLEURS DE GESTION et
ACHETEURS
Recentrage sur le suivi des marchés de
formation et amélioration de la
gouvernance marchés (indicateurs pour
alimenter les COPIL régionaux)

Optimisation du pilotage budgétaire et
marchés

LES COMPTABLES
Séparation de fonctions entre
ordonnateur/payeur

Gestion intégrée des avoirs, factures
complémentaires, indemnités, pénalités
automatisation des calculs et pilotage
comptable facilité

Préparation au déploiement

Novembre

Décembre

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Avenant
Contrat

Livraison
informatique

Réunion
information 1

Réunions
information 2

14 décembre

15/16 février

11 mars

Webinaire national

Appropriations
organisées par chaque
région

6 avril

Nouveaux
traitements OCD

Conventions OCD

Phase 1 de mise en œuvre

Support utilisateur

SOMMAIRE

INTRODUCTION

1 | GRANDS PRINCIPES DE TRAITEMENT OCD

2 | TRAITEMENT DES DEMANDES DE SERVICE FAIT

3 | DE LA DEMANDE DE SERVICE FAIT AU SERVICE FAIT

4 | CREATION ET MODIFICATION DE L’IBAN (non présenté)

5 | FACTURATION ET PAIEMENT DES AFC OCD

6 | COMPLEMENTS SUR LE DEPLOIEMENT

7 | ANNEXES

OPTIMISATION DE LA CHAINE DE LA DEPENSE
DES ACTIONS DE FORMATION CONVENTIONNEES

WEBINAIRE
Organismes de formation des Marchés AFC 2019

11 Mars 2021

1 | GRANDS PRINCIPES DE
TRAITEMENT OCD