SECRÉTAIRE MÉDICAL .E Formation certifiée de niveau 4 N …

 

 

SECRÉTAIRE MÉDICAL.E
Formation certifiée de niveau 4
N° de fiche RNCP 35252

PARCOURS EN 6 MOIS

Cette formation est validée par une certification professionnelle de niveau 4 enregistrée au Ré-
pertoire National des Certifications Professionnelles ; sa durée (six ou huit mois) varie selon l’expé-
rience professionnelle.

Le parcours en 6 mois a été conseillé, lors de l’entretien de positionnement, à des personnes pos-
sédant des compétences et des expériences dans le domaine concerné. Par exemple, une expé-
rience professionnelle significative en secrétariat justifie ce choix de parcours.

Objectifs généraux

• Assurer les fonctions de secrétaire médical.e
• Se positionner sur le marché du travail
• S’insérer dans le milieu professionnel

Objectifs pédagogiques

Au terme de sa formation, le ou la stagiaire doit être capable de :

o Assurer toutes les fonctions liées au secrétariat “classique” : accueil, prise de notes en réu-
nion, frappe rapide, utilisation du dictaphone et dictée numérique, gestion du carnet de

o Utiliser l’outil informatique en maîtrisant les logiciels les plus répandus (Word, Excel, Po-
werPoint), la navigation sur Internet (Google, Outlook) et les logiciels médicaux spécifiques

o Comprendre le langage scientifique, la terminologie médicale utilisée par le personnel soi-
gnant et, en particulier par les médecins dans leurs courriers et les comptes rendus de con-

rendez-vous.

les plus utilisés.

sultation.

o Savoir renseigner les patients au sujet des procédures administratives imposées par les

organismes de sécurité sociale, par les mutuelles ou par les employeurs.

o S’intégrer rapidement dans n’importe quel service hospitalier ou cabinet médical ou para-
médical en s’appuyant notamment sur l’expérience acquise à l’occasion des stages inclus

dans la formation.

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MAJ le 25/06/2021 Public cible

Personnes en reconversion professionnelle.

Bacheliers et étudiants souhaitant se former et s’insérer rapidement dans le monde du travail.

Prérequis

• Capacité d’élocution et de présentation.
• Connaissance du métier et de ses attentes.
• Maîtrise des règles de base de la langue française.
• Être à l’aise avec l’outil informatique.

Satisfaire les tests de prérequis organisés lors des sélections et des positionnements (QCM, écrits
sous forme de dictée)

Programme

Programme par Blocs de compétences :

Bloc 1 – Accueil et assistance aux patients

Liste des compétences

• Accueillir puis évaluer avec discernement le besoin d’un patient et le degré d’urgence de sa de-

mande à partir d’un échange oral direct ou téléphonique ; lui proposer un rendez-vous ou un par-
cours adapté à son état ;

• Gérer l’ensemble des procédures liées à la prise de rendez-vous et à l’admission dans le service en

utilisant les logiciels spécifiques adaptés, dans le respect des règles liées à l’identitovigilance et à la
confidentialité des données ;

• Assurer l’accueil, les déplacements, l’attente des patients ; réagir avec discernement dans une si-

tuation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l’urgence médicale ;

• Conseiller les patients, quelque-soit leur situation particulière, sur leur parcours médical et les dé-

marches administratives qui s’y rattachent.

Modalités d’évaluation

Mises en situation professionnelle / cas pratiques :

• Accueil et orientation d’un patient vers un soignant ou un service à partir des renseignements qu’il a

fournis au téléphone ou lors de son passage dans le service ;

• Enregistrement administratif d’un nouveau patient puis admission dans le service pour un parcours

de soins ;

• Face à une situation conflictuelle ou relevant de l’urgence en salle d’attente, décrire le comporte-

ment à avoir et les actions à mettre en œuvre ;

Cas pratique de la prise en charge financière et administrative d’un patient souffrant d’une pathologie spé-
cifique (ALD, maternité, psychiatrie…).

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Bloc 2 – Coordination des activités d’un service médical

Liste de compétences

• Concevoir un planning opérationnel pour un service médical en respectant les contraintes de ce

service et le calendrier du parcours de soin des patients ;

• Réguler l’activité du service en s’assurant de la bonne coordination des soins programmés et diffu-

sant aux personnels soignants une information contrôlée ;

• Assister l’équipe dans l’organisation d’un évènement, dans la mise au point du calendrier, de la

logistique et dans la communication autour de cet évènement ;

• Assurer la gestion comptable d’un cabinet médical en utilisant le logiciel dédié et en utilisant la

procédure de télétransmission ;

• Gérer l’ensemble des procédures comptables liées à la facturation des actes réalisés dans un ser-
vice hospitalier en respectant les règles imposées par le programme de médicalisation des sys-
tèmes d’information (PMSI).

Modalités d’évaluation

Mises en situation professionnelle / cas pratiques :

• Création ou amélioration, à partir des disponibilités des locaux et des soignants, d’un planning

d’activités pour un service médical, cela en utilisant Outlook ou le logiciel spécifique en usage dans
le service ;

• Organisation d’une réunion dans le service, mise en place du calendrier, et de la logistique ; con-

ception de la plaquette de présentation et/ou du compte rendu final, à partir de notes en utilisant
Powerpoint ;

• Réalisation d’encaissements sous forme d’espèces, de chèques, de virements par CB, enregistre-

ment de ces mouvements avec le logiciel dédié, puis télétransmission à partir de la carte vitale du
patient ;

Rédaction d’un résumé d’unité médicale (RUM), à partir de données fournies par un médecin, en codant
les actes réalisés pendant le séjour du patient.

Bloc 3 – Production et communication des documents médicaux

Liste de compétences

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant afin de permettre la communication de l’équipe

soignante du service avec les patients et leurs soignants, cela en respectant les contraintes de ra-
pidité et les règles de confidentialité des données ;

• Produire les documents relatant les actes médicaux réalisés dans le service, en utilisant les tech-

niques de transcription appropriées – dictée numérique ou dictaphone – et en respectant la termi-
nologie médicale adaptée ;

• Gérer l’ensemble des procédures liées aux dossiers médicaux des patients, en utilisant les logiciels

spécifiques adaptés et dans le respect de la protection des données, afin d’en assurer l’actualisa-
tion, le classement, la traçabilité et éventuellement la diffusion ;

• Assurer la veille réglementaire pour le service afin de mettre à disposition des membres de l’équipe

médicale des informations officielles et actualisées.

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Mises en situation professionnelle / cas pratiques :

• Frappe, mise en forme d’un courrier simple, d’une lettre de liaisons, et d’un certificat ou une ordon-

nance à partir de consignes “audio” ; puis diffusion au patient et aux soignants concernés ;
• Transcription d’un compte rendu de consultation et/ou d’intervention chirurgicale à partir d’un

enregistrement numérique ;

• Création pour un nouveau patient d’un dossier médical numérique avec la procédure DPI, enregis-

trement de différentes pièces médicales dans ce dossier ;

Correction de documents fautifs en termes de confidentialité des données, d’hygiène, de sécurité ou de
normes environnementales.

Description des modalités d’acquisition de la certification par capitalisation des blocs de com-

pétences et/ou par équivalence :

Un bloc peut être validé séparément. Un bloc validé est conservé définitivement ; toutefois, au fil

du temps, les activités imposées par l’exercice du métier changent, la certification évolue et une

session d’actualisation peut alors être proposée au titulaire du (ou des) bloc(s).

La certification est validée lorsque les trois blocs le sont.

Découpage par matières

Communication, production de documents

• Module bureautique / 120 h

• Module langue française / 60 h

• Module anglais / 30 h

Compétences spécifiques médicales

• Module physiopathologie et terminologie médicale / 75 h

Gestion et organisation du travail

• Module administratif / 30 h

• Module comptabilité / 30 h

• Module organisation / 30 h

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Formation individuelle / travail en autonomie

• Séances d’entraînement / 30 h

• Formation individualisée / 30 h

Entraînements à l’examen final

• Examen final / 15 h

• Rédaction du mémoire en labo / 28 h

• Entretien avec le jury + remise diplôme / 2 h

Stage

(cours, rapport de stage…)

Une demi-journée est libérée pour la recherche de stage / travail personnel

Modalités d’évaluation :

Les épreuves imposées pendant l’examen décrit ci-dessous ont pour objectif d’évaluer l’ensemble
des compétences attestées par la certification.

1. Le déroulement de l’examen sur trois journées

L’examen se compose de sept épreuves écrites réparties sur trois journées consécutives et d’un
oral de 20 minutes placé la semaine suivante. Les sept épreuves écrites durent au total 15 heures
et portent sur les sept modules : Informatique, Spécialités médicales, Administratif, Organisation,
Comptabilité, Français, Anglais.
Chaque épreuve se décompose en un, deux ou trois exercices imposés (voir paragraphe suivant).
L’oral porte sur la période de stage en milieu professionnel. Le planning des trois journées consa-
crées aux écrits correspond à la maquette suivante :

JOUR 1
JOUR 2
JOUR 3

MATIN
Informatique : 3h
Spécialités médicales : 3h
Anglais : 1h30 – Organisation : 1h30

APRÈS-MIDI
Administratif : 2h
Français : 2h
Comptabilité : 2h

2. Évaluation et validation

Huit notes constituent l’évaluation : les sept premières notes sont attribuées par les responsables
de modules à partir des épreuves passées durant les trois jours d’examen écrit ; la huitième note
concerne la période professionnelle, elle est attribuée par le(la) responsable de formation à l’issue
de l’oral final qui prend en compte :

 L’évaluation bilan rédigée par le tuteur à l’issue de la période en milieu professionnel
 L’évaluation du rapport écrit (20 pages hors annexes), retraçant les activités durant cette

 L’évaluation de la prestation lors de l’oral de 20 minutes portant sur le rapport écrit et la

période

pratique du métier.

3. Conditions de validation

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Formation individuelle / travail en autonomie

• Séances d’entraînement / 30 h

• Formation individualisée / 30 h

Entraînements à l’examen final

• Examen final / 15 h

• Rédaction du mémoire en labo / 28 h

• Entretien avec le jury + remise diplôme / 2 h

Stage

(cours, rapport de stage…)

Modalités d’évaluation :

Une demi-journée est libérée pour la recherche de stage / travail personnel

Les épreuves imposées pendant l’examen décrit ci-dessous ont pour objectif d’évaluer l’ensemble

des compétences attestées par la certification.

1. Le déroulement de l’examen sur trois journées

L’examen se compose de sept épreuves écrites réparties sur trois journées consécutives et d’un

oral de 20 minutes placé la semaine suivante. Les sept épreuves écrites durent au total 15 heures

et portent sur les sept modules : Informatique, Spécialités médicales, Administratif, Organisation,

Comptabilité, Français, Anglais.

Chaque épreuve se décompose en un, deux ou trois exercices imposés (voir paragraphe suivant).

L’oral porte sur la période de stage en milieu professionnel. Le planning des trois journées consa-

crées aux écrits correspond à la maquette suivante :

JOUR 1

JOUR 2

JOUR 3

MATIN

Informatique : 3h

Spécialités médicales : 3h

Anglais : 1h30 – Organisation : 1h30

APRÈS-MIDI

Administratif : 2h

Français : 2h

Comptabilité : 2h

2. Évaluation et validation

Huit notes constituent l’évaluation : les sept premières notes sont attribuées par les responsables

de modules à partir des épreuves passées durant les trois jours d’examen écrit ; la huitième note

concerne la période professionnelle, elle est attribuée par le(la) responsable de formation à l’issue

de l’oral final qui prend en compte :

 L’évaluation bilan rédigée par le tuteur à l’issue de la période en milieu professionnel
 L’évaluation du rapport écrit (20 pages hors annexes), retraçant les activités durant cette

 L’évaluation de la prestation lors de l’oral de 20 minutes portant sur le rapport écrit et la

période

pratique du métier.

3. Conditions de validation

Un bloc est validé si la moyenne du bloc est supérieure ou égale à 10/20.
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La certification est validée si les deux conditions suivantes sont remplies : tous les blocs qui la com-
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posent sont validés et tous les minimas sont atteints.
Trois minimas sont imposés pour la validation de chaque bloc :

 Vitesse de frappe supérieure ou égale à 25 mots/minute sur TAP’TOUCH ou TYPINGCLUB
 Minimum orthographe atteint ou score Voltaire supérieur ou égal à 500/1000
 Note en terminologie supérieure ou égale à 8/20 sur le test de 80 mots en 60 minutes

4. Validation partielle et rattrapage

En cas d’échec à un ou plusieurs blocs, le(la) candidat(e) peut se réinscrire à l’examen, et cela au-
tant de fois qu’il(elle) le souhaite. Chaque bloc validé est conservé définitivement. Toutefois lorsque
les activités imposées par l’exercice du métier changent, la certification évolue et une session d’ac-
tualisation peut alors être proposée au titulaire du (ou des) bloc(s).

Déroulement de la formation

2 sessions de formation possibles dans l’année :

• de mi-octobre 2021 à mi-avril 2022
• de fin février 2022 à fin août 2022

15 semaines consécutives de cours en centre de formation suivies de 6 semaines consécutives de

stage pratique en entreprise.

480 heures en centre de formation

Stage 6 semaines
Environ 210 heures

= 690 h au total

Méthodes pédagogiques :

Selon les matières enseignées et les compétences visées, le méthodes et moyens pédagogiques
peuvent varier.

• Méthode expositive (dire) : transmission de connaissances structurées sous forme d’ex-

posés.

• Méthode interactive (faire dire) : positionnement de l’apprenant dans une pédagogie par-

ticipative (en petit groupe ou individuellement). Il construit son savoir par succession de
questions et réponses.

• Méthode pro-active (faire faire) : à travers de études de cas, l’apprenant (en groupe ou
sous-groupe) est amené à rechercher les éléments de savoir nécessaires à la résolution
de sa problématique (méthode du brainstorming, de la classe inversée).

• Méthode démonstrative (faire puis faire faire) : présentation des gestes et processus né-

cessaires à la réalisation d’opérations techniques puis accompagnement à l’exécution de
ces gestes par l’apprenant.

Chaque apprenant dispose d’un Espace Numérique de Travail (ENT) via un compte Microsoft Of-
fice 365 et une adresse email IRSS personnelle.

Formateurs :

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Un bloc est validé si la moyenne du bloc est supérieure ou égale à 10/20.

La certification est validée si les deux conditions suivantes sont remplies : tous les blocs qui la com-

posent sont validés et tous les minimas sont atteints.

Trois minimas sont imposés pour la validation de chaque bloc :

 Vitesse de frappe supérieure ou égale à 25 mots/minute sur TAP’TOUCH ou TYPINGCLUB

 Minimum orthographe atteint ou score Voltaire supérieur ou égal à 500/1000

 Note en terminologie supérieure ou égale à 8/20 sur le test de 80 mots en 60 minutes

4. Validation partielle et rattrapage

En cas d’échec à un ou plusieurs blocs, le(la) candidat(e) peut se réinscrire à l’examen, et cela au-

tant de fois qu’il(elle) le souhaite. Chaque bloc validé est conservé définitivement. Toutefois lorsque

les activités imposées par l’exercice du métier changent, la certification évolue et une session d’ac-

tualisation peut alors être proposée au titulaire du (ou des) bloc(s).

Déroulement de la formation

2 sessions de formation possibles dans l’année :

• de mi-octobre 2021 à mi-avril 2022

• de fin février 2022 à fin août 2022

15 semaines consécutives de cours en centre de formation suivies de 6 semaines consécutives de

stage pratique en entreprise.

480 heures en centre de formation

Stage 6 semaines

Environ 210 heures

= 690 h au total

Méthodes pédagogiques :

peuvent varier.

posés.

Selon les matières enseignées et les compétences visées, le méthodes et moyens pédagogiques

• Méthode expositive (dire) : transmission de connaissances structurées sous forme d’ex-

• Méthode interactive (faire dire) : positionnement de l’apprenant dans une pédagogie par-

ticipative (en petit groupe ou individuellement). Il construit son savoir par succession de

questions et réponses.

• Méthode pro-active (faire faire) : à travers de études de cas, l’apprenant (en groupe ou

sous-groupe) est amené à rechercher les éléments de savoir nécessaires à la résolution

de sa problématique (méthode du brainstorming, de la classe inversée).

• Méthode démonstrative (faire puis faire faire) : présentation des gestes et processus né-

cessaires à la réalisation d’opérations techniques puis accompagnement à l’exécution de
ces gestes par l’apprenant.

Chaque apprenant dispose d’un Espace Numérique de Travail (ENT) via un compte Microsoft Of-
fice 365 et une adresse email IRSS personnelle.

Formateurs :

Les formateurs sont, selon les blocs de compétences visés :

– Des professionnels
– Des enseignants ou formateurs spécialistes de leur discipline
– Des intervenants spécialisés

MAJ le 25/06/2021

Effectif :

20 à 25 apprenants par classe

Lieux de formation :

Angers, Brest, Caen, Nantes, Poitiers, Rennes, Tours

Les adresses spécifiques de chaque site sont consultables sur www.irss.fr

Tarifs 2021- 2022 :

• 3200 euros en financement individuel personnel
• 4150 euros en financement aidé

Modalités et délais d’accès :

Remplir la candidature en ligne en joignant les éléments demandés.
• Si le dossier de candidature est retenu, nous contactons la personne pour un entretien de
motivation et à des tests de français et de culture générale en informatique et en sciences
médicales.

• L’entretien et les tests d’entrée permettent de vérifier que le candidat remplit bien les exi-

gences de la formation, tant sur le plan scolaire que sur le plan de la motivation.

• Si le candidat est admis, ces tests servent à personnaliser son parcours de formation pour

mettre l’accent sur les points méritant d’être approfondis.

• Si l’entretien est positif, nous adressons un contrat de formation.

L’entrée en formation se réalise mi-octobre 2021

Indicateurs de résultats 2019-2020 :

• Taux de réussite à l’examen : 97 %
• Taux d’insertion professionnelle à 6 mois : 85 %
• Taux de poursuite d’étude : 1%
• Taux d’abandon en cours de formation : 14%

Equivalences et passerelles :

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MAJ le 25/06/2021 Les formateurs sont, selon les blocs de compétences visés :

– Des professionnels

– Des enseignants ou formateurs spécialistes de leur discipline

– Des intervenants spécialisés

Effectif :

20 à 25 apprenants par classe

Lieux de formation :

Angers, Brest, Caen, Nantes, Poitiers, Rennes, Tours

Les adresses spécifiques de chaque site sont consultables sur www.irss.fr

Tarifs 2021- 2022 :

• 3200 euros en financement individuel personnel

• 4150 euros en financement aidé

Modalités et délais d’accès :

Remplir la candidature en ligne en joignant les éléments demandés.

• Si le dossier de candidature est retenu, nous contactons la personne pour un entretien de

motivation et à des tests de français et de culture générale en informatique et en sciences

médicales.

• L’entretien et les tests d’entrée permettent de vérifier que le candidat remplit bien les exi-

gences de la formation, tant sur le plan scolaire que sur le plan de la motivation.

• Si le candidat est admis, ces tests servent à personnaliser son parcours de formation pour

mettre l’accent sur les points méritant d’être approfondis.

• Si l’entretien est positif, nous adressons un contrat de formation.

L’entrée en formation se réalise mi-octobre 2021

Indicateurs de résultats 2019-2020 :

• Taux de réussite à l’examen : 97 %
• Taux d’insertion professionnelle à 6 mois : 85 %
• Taux de poursuite d’étude : 1%
• Taux d’abandon en cours de formation : 14%

Equivalences et passerelles :

Niveau de qualification de la certification : Niveau 4

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Poursuite de parcours et débouchés

Après l’obtention du titre certifié, l’apprenant peut intégrer :

• un centre hospitalier
• un cabinet de médecins
• un laboratoire d’analyse
• un centre de radiologie
• ou toute autre structure médicale en qualité de secrétaire médicale ou

Secrétaire médico-sociale.

Poursuite d’étude possible :

• Préparation au concours assistant médico-administratif de la fonction publique hospita-

lière Secrétaire médical(e)

• Formation Assistant(e) Dentaire
• Formation Auxiliaire spécialisé vétérinaire (ASV)

Si vous êtes en situation de handicap, nous vous invitons à nous contacter par téléphone au 02 41

62 19 97 ou par mail à l’adresse handicap@irss.fr afin de pouvoir échanger sur votre situation et

vous proposer un parcours adapté.

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