Secrétaire assistant – AFPAR

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traite

l’organisation des

informations, effectue

fonctions commerciales ou

TITRE PROFESSIONNEL DU MINISTERE CHARGE DE L’EMPLOI

Secrétaire assistant

Le titre professionnel Secrétaire assistant1 niveau IV (code NSF : 324t) se compose de deux activités types, chaque activité type comportant les
compétences nécessaires à sa réalisation. A chaque activité type correspond un certificat de compétences professionnelles (CCP).

L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande
polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le
fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant
au cœur de l’activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et
logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la
coordination et
le suivi
administratif des
les dossiers
administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la
gestion de certains dossiers spécifiques.
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires
externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la
communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de
l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait
essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des
dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels
que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une
orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche
d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et
l’archivage physiques et numériques.
Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels
multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas
ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes
clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure
l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes
d’information et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et
analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de
l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des
tableaux statistiques et des graphiques significatifs.

Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du
personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités
d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses
conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information
d’ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en
charge de manière agile les travaux des collègues des différents
secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service,
nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son
environnement.
Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut
être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples
d’un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction
avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et
le domaine d’activité de l’entreprise. L’organisation des tâches qui lui
incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions
fréquentes de l’activité en cours et nécessite une appréciation et une
gestion des urgences et priorités.
L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation
d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution
technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation
des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si
l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux
des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

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CCP – Assister une équipe dans la communication des

CCP – Traiter les opérations administratives liées à la gestion

informations et l’organisation des activités

 Produire des documents professionnels courants.
 Communiquer des informations par écrit.
 Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
 Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement.
 Planifier et organiser les activités de l’équipe.

commerciale et aux ressources humaines

 Assurer l’administration des achats et des ventes.
 Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les

réclamations courantes.

 Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale.
 Assurer le suivi administratif courant du personnel.

___________________________________________________________________________________________________________________________________

Code TP – 00374 référence du titre : Secrétaire assistant1

Information source : référentiel du titre SA

1ce titre a été créé par arrêté de spécialité du 3 juillet 2003 (JO modificatif du 05 décembre 2017)
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Emploi métier de rattachement suivant la nomenclature du ROME : M1607 – Secrétariat

MODALITES D’OBTENTION DU TITRE PROFESSIONNEL2

1 – Pour un candidat issu d’un parcours continu de formation
A l’issue d’un parcours continu de formation correspondant au titre visé, le candidat est évalué par un jury composé de professionnels, sur
la base des éléments suivants :

o

o

o
o

une mise en situation professionnelle ou une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, complétée par un
entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production(s) si prévus au RC ;
les résultats des évaluations passées en cours de formation ;
un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d’annexes
si prévues au RC ;
un entretien final avec le jury.

2 – Pour un candidat à la VAE
Le candidat constitue un dossier de demande de validation des acquis de son expérience professionnelle justifiant, en tant que salarié ou
bénévole, d’une expérience professionnelle d’un an en rapport avec le titre visé.
Il reçoit, de l’unité départementale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de
l’Emploi (DIRECCTE), une notification de recevabilité lui permettant de s’inscrire à une session titre.
Lors de cette session, le candidat est évalué par un jury de professionnels, sur la base des éléments suivants :

o

o

o

une mise en situation professionnelle ou une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, complétée par un
entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production(s) si prévus au RC ;
un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d’annexes
si prévues au RC ;
un entretien final avec le jury.

Pour ces deux catégories de candidats (§ 1 et 2 ci-dessus), le jury, au vu des éléments spécifiques à chaque parcours, décide ou
non de l’attribution du titre. En cas de non obtention du titre, le jury peut attribuer un ou plusieurs certificat(s) de compétences
professionnelles (CCP) composant le titre. Le candidat peut se présenter aux CCP manquants dans la limite de la durée de validité du titre.
Afin d’attribuer le titre, un entretien final se déroule en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification.
En cas de révision du titre, l’arrêté de spécialité fixe les correspondances entre les CCP de l’ancien titre et ceux du titre révisé. Le candidat
se présente aux CCP manquants du nouveau titre.
En cas de clôture du titre, le candidat ayant antérieurement obtenu des CCP dispose d’un an à compter de la date de la fin de validité du
titre pour obtenir le titre initialement visé.

3 – Pour un candidat issu d’un parcours discontinu de formation ou ayant réussi partiellement le titre (formation ou VAE)
Le candidat issu d’un parcours composé de différentes périodes de formation ou ayant réussi partiellement le titre peut obtenir le titre par
capitalisation des CCP constitutifs du titre.
Pour l’obtention de chaque CCP, le candidat est évalué par un jury composé de professionnels. L’évaluation est réalisée sur la base des
éléments suivants :
o

une mise en situation professionnelle ou une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, complétée par un
entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production(s) si prévus au RC ;
les résultats des évaluations passées en cours de formation pour les seuls candidats issus d’un parcours de formation ;
un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d’annexes
si prévues au RC.

o
o

Afin d’attribuer le titre, un entretien final se déroule en fin de session du dernier CCP, et au vu du livret de certification.

MODALITES D’OBTENTION D’UN CERTIFICAT COMPLEMENTAIRE DE SPECIALISATION (CCS) 2

Un candidat peut préparer un CCS s’il est déjà titulaire du titre professionnel auquel le CCS est associé.
Il peut se présenter soit à la suite d’un parcours de formation, soit directement s’il justifie de 1 an d’expérience dans le métier visé.
Pour l’obtention du CCS, le candidat est évalué par un jury composé de professionnels sur la base des éléments suivants :

o

o
o

o

une mise en situation professionnelle ou une présentation d’un projet réalisé en amont de la session, complétée par un
entretien technique, un questionnaire professionnel, un questionnement à partir de production(s) si prévus au RC ;
les résultats des évaluations passées en cours de formation pour les seuls candidats issus d’un parcours de formation ;
un dossier professionnel dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle, complété d’annexes
si prévues au RC ;
un entretien final avec le jury.

PARCHEMIN ET LIVRET DE CERTIFICATION

Un parchemin est attribué au candidat ayant obtenu le titre complet ou le CCS.
Un livret de certification est remis au candidat en réussite partielle.
Ces deux documents sont délivrés par le représentant territorial compétent du ministère chargé de l’emploi.

2 Le système de certification du ministère chargé de l’emploi est régi par les textes suivants :
– Code de l’éducation notamment les articles L. 335-5, L 335-6, R 335-7, R. 335-13 et R. 338-1 et suivants
– Arrêté du 22 décembre 2015 relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministère chargé de l’emploi
– Arrêté du 21 juillet 2016 (JO du 28 juillet 2016 modifié par l’arrêté du 15 septembre 2016) portant règlement général des sessions d’examen pour
l’obtention du titre professionnel du ministère chargé de l’emploi