Savoir garder le cap – MARKESS

Savoir garder le cap

www.people-doc.fr • contact@people-doc.fr 53, rue d’Hauteville • 75010 Paris • France 2017, année de la digitalisation RH ? Les conditions y sont en tout cas

#1 – Digitaliser les bulletins de paie ………………………………… 4

The Digital Road – Edition 2017
Épisode #1 – Savoir garder le cap

Convictions

propices ! La Loi Travail, entrée en vigueur au 1er janvier 2017, œuvre

dans ce sens, à la fois en donnant la possibilité aux entreprises de

générer, par défaut, les bulletins de paie au format électronique et en

instaurant le CPA (Compte Personnel d’Activité) – espace numérique

gratuit, géré par la Caisse de dépôts et consignations et regroupant

l’ensemble des données professionnelles d’un salarié.

Les décideurs RH prennent quant à eux fortement conscience du

caractère stratégique du digital : en 2016, 54% d’entre eux le voient

comme prioritaire pour leur fonction en 2016 (ils n’étaient que 34% en

2015) et 44% comme important (contre 54% en 2015). Le digital est en

effet pour la fonction RH un moyen d’automatiser ses processus et

ainsi de répondre aux enjeux de productivité et de performance. C’est

aussi une formidable opportunité pour les RH d’offrir aux salariés des

services à valeur ajoutée, avec à la clé l’amélioration de l’expérience

des salariés et de leur engagement vis-à-vis de l’entreprise. Avec le

digital, la notion de « HR Service Delivery » prend tout son sens et la

DRH s’inscrit clairement dans une dynamique d’innovation et de

gestion optimale de la relation salariés.

Au sommaire de ce premier épisode

#2 – Automatiser la gestion des dossiers salariés …………….. 6

Méthodologie ………………………………………………………………… 8

Biographie de l’analyste ……………………………………………….. 10

À propos de MARKESS ………………………………………………….. 11

À propos de PeopleDoc ………………………………………………… 12

© 2017 Markess. Tous droits réservés. #1 – Digitaliser les bulletins de paie

Simplification du bulletin de paie, prélèvement à la source… la paie est

au cœur de l’actualité RH. A côté de ces chantiers relativement lourds

à gérer ou encore incertains, la digitalisation des bulletins de paie

s’avère beaucoup plus simple à mener et prometteuse de bénéfices

tant pour l’entreprise que pour ses salariés. Pourtant en 2015, seuls

15% des 300 millions de bulletins de paie édités en France l’étaient au

format électronique alors que les taux de dématérialisation des

voisins européens oscillaient entre 50% et 95% ! 79% des décideurs

RH interrogés par MARKESS cette même année avançaient néanmoins

le besoin de dématérialiser leur processus de paie et les documents

associés.

Un paradoxe auquel la Loi Travail pourrait mettre fin puisque depuis le

1er janvier 2017, elle autorise les entreprises à remettre, par défaut,

les bulletins de paie au format électronique, sauf opposition expresse

du salarié. Cette remise par voie électronique doit être effectuée dans

des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la

confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité dans le cadre

du service associé au CPA (Compte Personnel d’Activité). Aussi

l’entreprise qui dématérialise ses bulletins de paie ou l’opérateur qui

agit pour son compte doit :

Mettre à disposition de chaque salarié un coffre-fort électronique dans

lequel seront conservés, de façon sécurisée, les bulletins de paie émis

sous forme électronique.

Permettre la consultation de ces bulletins de paie depuis le CPA, ce qui

services en ligne .

La progression des taux d’équipement en coffre-fort électronique

ces dernières années

témoigne de

l’intérêt porté à

la

dématérialisation des bulletins de paie

: 13% des décideurs

interrogés mentionnaient que leur DRH avait investi dans de telles

solutions en 2015, 25% en 2016. Et d’ici 2018, ce taux devrait

atteindre 58%

! Au-delà de l’opportunité offerte par

le cadre

légal, la dématérialisation des bulletins de paie est également une

façon innovante et moderne de répondre aux attentes, voire aux

exigences, des salariés en matière de services offerts par leur

entreprise.

suppose la connexion du coffre-fort à cette nouvelle plateforme de

1. Rapport Sciberras sur la simplification du bulletin de paie, juillet 2015

2. Cf. notamment articles L3243-2 et L3243-9 du Code du Travail

3. Au 1er mars 2017, seul un nombre restreint d’opérateurs de dématérialisation

des bulletins de paie sont reconnus par le CPA.

© 2017 Markess. Tous droits réservés. #2 – Automatiser la gestion des dossiers
salariés

La digitalisation des processus permet d’automatiser la gestion des

demandes faites aux RH, en tenant compte cependant de deux

éléments :

La multicanalité des flux : 56% des décideurs RH estiment que leurs

processus sont en 2016 majoritairement basés sur des documents

Le bulletin de paie est loin d’être le seul document RH « digitalisable ».

numériques. Pour les autres, le papier reste encore bien présent dans

La vie du salarié dans l’entreprise est ponctuée de nombreux

les processus, ce qui entraîne une gestion hybride des flux.

documents qui constituent le dossier salarié et, qui au-delà de leur

L’imprévisibilité liée à certains facteurs humains qui rend difficile,

digitalisation, doivent être gérer dans le temps. Cette gestion ne doit

voire impossible, de tout automatiser. Aussi diverses situations

plus se faire avec une vision individuelle de chaque document mais en

demandent donc encore une intervention manuelle des RH, par

les replaçant dans l’optique de la relation avec le salarié. L’objectif est

exemple pour générer des contrats de travail,

impliquant une

de sortir d’une gestion « document-centric » pour une logique «

responsabilité

juridique.

Il faut donc pouvoir gérer de façon

employee-centric » et ainsi d’obtenir une vision d’ensemble et

automatisée la partie prévisible du travail RH et laisser l’imprévisible à

partagée de tous les documents et informations relatifs à un salarié

l’intelligence RH humaine !

tout au long de son parcours dans l’entreprise. 64% des décideurs RH

évoquent en effet des besoins de gestion des dossiers salariés (notion

de « Employee File Management »), dans lesquels sont envoyés tous

les documents générés, depuis

l’intégration du salarié dans

l’entreprise jusqu’à son départ.

Gérer des dossiers RH de façon digitale fait appel à diverses solutions

technologiques, de la numérisation des documents au format papier

au développement des interactions des différents intervenants autour

de documents et de processus grâce à des workflows. Par exemple,

l’onboarding d’un nouveau salarié est une phase qui implique la

production et la circulation de nombreux documents entre le nouveau

salarié, sa direction de rattachement, les RH, l’informatique, les

moyens généraux… Certaines solutions permettent la création d’une

relation avec le salarié, au-delà de la simple transaction. A titre

d’exemple, archiver ou même signer électroniquement les documents

(contrats, avenants, entretiens annuels…) contribue à la mise en place

d’un processus 100% numérique.

© 2017 Markess. Tous droits réservés. Méthodologie

MARKESS a développé un programme de recherche continue qui

s’appuie sur des bases de données internes et qui est renseigné par

des entretiens réguliers tant auprès de directions métiers que de DSI.

Les données mentionnées dans ce livre blanc réalisé pour PeopleDoc

sont le fruit de plus de 170 entretiens de décideurs RH et SIRH

travaillant dans des organisations basées en France. Réalisés au cours

de l’année 2016 par les analystes de MARKESS, ces entretiens portent

sur des thématiques relatives à l’introduction du digital dans la fonction

Ressources Humaines et à la gestion des talents.

Digitaliser les processus administratifs RH est donc une véritable

opportunité d’optimiser la productivité RH tout en améliorant la relation

salariés et l’engagement vis-à-vis de l’entreprise.

Titre | 9

© 2017 Markess. Tous droits réservés.