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Guide pratique formation interne
Réussir vos actions de formation en 7 étapes
Juillet 2014

Juillet 2014

Guide pratique formation interne

SOMMAIRE

Avant-propos ……………………………………………………………………………………………………………………………….. 4

Qu’est-ce que la formation interne ? ………………………………………………………………………………………………. 4

1. Ne pas confondre formation interne et tutorat ……………………………………………………………………… 4

2. Ne pas confondre formation interne et formation externe… …………………………………………………… 4

3. Pourquoi faire de la formation interne ? ………………………………………………………………………………. 5

Comment utiliser ce guide PRATIQUE de la formation interne ? …………………………………………………………. 6

Etape 1- Identifier et formaliser les besoins de formation interne ………………………………………………………. 8

L’essentiel ……………………………………………………………………………………………………………………………………. 8

1.

2.

Identifier des besoins de formation ……………………………………………………………………………………… 8

Traduire vos besoins en action de formation …………………………………………………………………………. 8

3. Mettre par écrit les objectifs de la formation ………………………………………………………………………… 9

4.

S’entretenir avec les futurs stagiaires …………………………………………………………………………………… 9

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………… 9

1.

Elargir l’objectif de l’entretien avec le futur stagiaire ……………………………………………………………… 9

2. Construire soi-même les objectifs de formation …………………………………………………………………… 10

Identifier finement les besoins de formation, anticiper les besoins de formation et programmer la
3.
formation interne ……………………………………………………………………………………………………………………. 10

Etape 2-Formaliser les conditions de réalisation de la formation interne, choisir le formateur et le
préparer à son rôle ……………………………………………………………………………………………………………………… 13

L’essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 13

1. Préciser les conditions de réalisation de la formation …………………………………………………………… 13

2. Choisir le formateur ………………………………………………………………………………………………………….. 13

3. Préparer le formateur à son rôle ………………………………………………………………………………………… 14

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 14

1. Bien différencier formation de tuteur et formation de formateur occasionnel ………………………… 14

2.

Le cas échéant, préparer le changement d’organisation ……………………………………………………….. 14

Etape 3-Construire un module de formation interne ………………………………………………………………………. 15

L’Essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 15

1. Bâtir un scénario pédagogique …………………………………………………………………………………………… 15

2.

Elaborer des objectifs pédagogiques à partir des objectifs de formation ………………………………… 16

3. Répertorier les contenus et formuler les messages ………………………………………………………………. 16

4. Choisir des méthodes pédagogiques …………………………………………………………………………………… 17

5.

Identifier les ressources et les supports de la formation ……………………………………………………….. 17

6. Compléter le programme de formation ………………………………………………………………………………. 18

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Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 18

1. Créer un parcours de formation …………………………………………………………………………………………. 18

Etape 4-Valoriser et financer une action de formation interne …………………………………………………………. 19

L’essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 20

1. Quelques règles pour valoriser financièrement une action de formation interne …………………….. 20

2. Budgéter le coût de la formation ……………………………………………………………………………………….. 21

3.

Sélectionner le dispositif de formation adapté …………………………………………………………………….. 21

4. Préparer la valorisation financière de la formation interne ……………………………………………………. 21

5. Valoriser en interne la formation interne ……………………………………………………………………………. 22

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 22

1. Valoriser les qualifications acquises ……………………………………………………………………………………. 22

2. Créer un organisme de formation interne ? ………………………………………………………………………… 22

Etape 5-Déployer une action de formation interne …………………………………………………………………………. 22

L’essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 23

1. Organiser la mise en œuvre effective de l’action de formation ……………………………………………… 23

2.

Impliquer l’encadrement …………………………………………………………………………………………………… 23

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 23

1. Un tableau de pilotage des actions de formation …………………………………………………………………. 23

Etape 6-Animer un module de formation interne …………………………………………………………………………… 24

L’essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 24

1. Principes de la formation pour adultes ……………………………………………………………………………….. 24

2.

Entrez dans la peau d’un formateur ……………………………………………………………………………………. 24

3. Accompagnez le déroulement de la formation …………………………………………………………………….. 25

4. Organisez l’évaluation des acquisitions des stagiaires …………………………………………………………… 25

5.

Incluez les étapes de l’animation dans votre conducteur pédagogique …………………………………… 26

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 26

1. Gérer le groupe et les individualités …………………………………………………………………………………… 26

Etape 7-Evaluer une action de formation interne ……………………………………………………………………………. 27

L’essentiel ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 27

2.

3.

4.

L’évaluation « à chaud » ……………………………………………………………………………………………………. 28

L’évaluation « à froid » ……………………………………………………………………………………………………… 29

L’analyse des évaluations « à chaud » et « à froid » ……………………………………………………………… 29

Pour aller plus loin ………………………………………………………………………………………………………………………. 29

1.

Evaluer les compétences nouvellement acquises par le stagiaire …………………………………………… 29

Annexes- Outils de la formation interne ………………………………………………………………………………………… 30

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AVANT-PROPOS

De nombreuses entreprises de la branche BJOC réalisent de la formation dite « interne ». Conçue et
réalisée par l’entreprise pour ses salariés avec ses propres moyens (formateurs, matériels…), la formation
interne présente de nombreux avantages. Adapté aux spécificités et aux contraintes de l’entreprise, ce
mode de formation tient compte de son contexte, de son activité, des besoins des salariés dans leur
situation de travail…

Permettre aux entreprises de structurer la formation interne pour mieux la mettre en œuvre : tel est
l’objet de ce guide pratique conçu par la branche BJOC avec le concours d’AGEFOS PME et de la DGEFP. Il
décrit les étapes à suivre, de l’identification des besoins de formation à l’animation d’un module de
formation en passant par le suivi et l’évaluation des actions de formation. Ce guide vous propose
également des fiches et outils méthodologiques numérotés.

La branche BJOC et les conseillers d’AGEFOS PME sont à votre disposition pour vous accompagner dans la
mise en œuvre et la valorisation de vos actions de formation interne.

QU’EST-CE QUE LA FORMATION INTERNE ?

Dans le vaste champ de la formation professionnelle, nous définissons la formation interne par ses
frontières avec le tutorat d’une part, avec la formation externe d’autre part.

1. Ne pas confondre formation interne et tutorat

Le tutorat comme la formation interne favorisent l’intégration de nouveaux embauchés au sein de
l’entreprise. Il s’agit de bien différencier la mission de formateur avec celle de tuteur.

Les actions de formation mises en place par des experts métiers internes ont pour but d’assurer une
transmission de leurs savoirs.

Le tuteur, lui, facilite l’acquisition d’un savoir-faire basé sur des savoirs acquis par ailleurs (notamment en
formation externe, par exemple en CFA) via l’accompagnement individuel d’un salarié à l’intégration au
poste de travail, par exemple en lui donnant des consignes précises et détaillées, en établissant une
progression dans la dévolution des tâches, en orientant vers les ressources disponibles.

2. Ne pas confondre formation interne et formation externe…

Les stagiaires

FORMATION EXTERNE

FORMATION INTERNE

Formation
interentreprises

Formation intra-
entreprise

Formation qui regroupe
des salariés
issus de
différentes entreprises

Formation qui regroupe des salariés d’une même
entreprise

Le formateur

Formation dispensée par un prestataire ou un Formation conçue par

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organisme de formation déclaré (Numéro de
Déclaration d’Existence) avec convention de
formation entre le prestataire de formation et les
entreprises

Les points forts de
la formation

Apports
extérieurs :
échange d’expériences
entre
différents
venus
stagiaires
d’horizons et de cultures
d’entreprises différents

les

Réponse à des attentes
communes et cohésion
d’équipe : ce type de
formation est souvent
l’occasion
les
salariés de l’entreprise
qui participent au stage
de mieux se connaître.

pour

l’entreprise avec
ses
propres ressources pour
ses seuls salariés, en
les critères
respectant
d’imputabilité
légaux
d’une
de
action
formation, et dispensée
par un formateur salarié
de l’entreprise.

Formation sur-mesure,
souplesse
d’organisation,
levier
la
important
gestion des ressources
humaines, contribution
à un climat social serein,
optimisation financière

dans

3. Pourquoi faire de la formation interne ?

L’entreprise peut trouver plusieurs avantages à organiser de la formation interne.

— Une formation sur-mesure :

•

•

•

Le contenu de la formation est adapté aux spécificités de l’entreprise : formation aux
connaissances spécifiques aux métiers, aux techniques propres à l’entreprise (procédés de
fabrication, machines et matériel), à ses exigences de qualité, à ses produits et à ses valeurs
(historique de l’entreprise, organisation interne), prise en compte de l’environnement de
l’entreprise…
L’entreprise peut facilement organiser l’alternance entre formation en salle et formation pratique
au poste de travail.

— Une souplesse d’organisation :

L’entreprise peut organiser la formation interne de façon réactive à la disponibilité des machines,
du matériel et des formateurs internes en fonction de la saisonnalité des commandes.

— Un levier important dans la gestion des ressources humaines :

L’action de formation interne valorise les experts et la transmission des savoirs de l’expérience.

•
• Elle pallie la difficulté à recruter sur des postes nécessitant une expertise particulière.
• C’est un levier pour l’intégration et la fidélisation d’un collaborateur : la transmission de savoir-
faire et pratiques professionnelles permet une meilleure adaptation au poste et une évolution
professionnelle.

— Une contribution à un climat social serein :

•

La formation interne permet aux salariés d’une même entreprise de partager des enjeux
communs et de mieux se connaître,

• Au-delà du contenu de la formation, les stagiaires partagent la culture de l’entreprise.
La direction de l’entreprise peut valoriser l’investissement réalisé en formation.
•

— Une optimisation financière :

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• Le coût d’une action de formation interne est généralement inférieur à celui d’une formation
externe : pas ou peu de déplacements, coût pédagogique limité au salaire du formateur et aux
matériaux utilisés…

• En formalisant la formation interne, l’entreprise peut en assurer la prise en charge financière sur

son budget de formation.

COMMENT UTILISER CE GUIDE PRATIQUE DE LA FORMATION
INTERNE ?

Réussir une action de formation interne suppose de la préparer, l’organiser, la suivre et l’évaluer.

Le schéma ci-dessous montre les étapes successives de la mise en œuvre d’une action de formation
interne. Chaque étape de la formation interne est ensuite détaillée en deux parties : le premier chapitre
« L’essentiel » est destiné à toute entreprise ; le second chapitre « Pour aller plus loin » concerne les
entreprises qui veulent structurer plus avant leur démarche de formation interne. Chaque étape vous
signale les outils qui facilitent la mise en œuvre de l’étape.

Vous n’avez jamais réalisé de formation interne ?

— Commencez par le début et suivez les étapes, une par une, en vous focalisant sur « L’essentiel ».

Vos salariés expérimentés forment des salariés moins expérimentés au poste quand le besoin s’en fait
sentir, mais ces formations ne sont ni structurées, ni évaluées et vous voulez les rendre plus efficaces ?

— Repérez dans le schéma ci-dessous quelle étape de la mise en œuvre de la formation interne vous

voulez améliorer ou structurer et rendez-vous à l’étape correspondante.

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1-Identifier et formaliser
les besoins de formation
interne

7-Evaluer une action de
formation interne

2-Formaliser les
conditions de réalisation
de la formation, choisir le
formateur et le préparer
à son rôle

6-Animer un module de
formation interne

3-Construire un module
de formation interne

5-Déployer une action de
formation interne

4-Valoriser et financer
une action de formation
interne

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ETAPE 1- IDENTIFIER ET FORMALISER LES BESOINS DE FORMATION
INTERNE

La formation interne est un puissant levier de mobilisation collective d’acteurs, mais elle demande un
minimum de préparation ! La partie « L’essentiel » vous explique comment identifier des besoins de
formation, puis mettre par écrit les objectifs de la formation à partir des activités à réaliser au poste de
travail. Il vous propose aussi de mener un entretien avec les futurs stagiaires pour vous assurer de leur
adhésion au projet de formation interne.

Au-delà d’une action ponctuelle de formation interne, la partie « Pour aller plus loin » vous propose un
outil pour rédiger vous-même les objectifs de formation et un outil pour anticiper les besoins de
formation et programmer la formation interne.

— Le responsable de l’entreprise ou de l’atelier ou des ressources humaines (RRH) ou le responsable

— Une personne qui maîtrise la compétence que vous voulez faire acquérir à un ou plusieurs salariés,

Acteurs impliqués

hiérarchique des futurs stagiaires,

par exemple l’expert métier pressenti,

— Les futurs stagiaires.

L’ESSENTIEL

1. Identifier des besoins de formation

Pour identifier vos besoins de formation, voici quelques questions à vous poser :

— Quels sont les projets de l’entreprise (développement, diversification, réorientation de l’activité,

changement d’organisation, nouveaux matériels ou évolution des technologies…) ?

— Quels dysfonctionnements, manques, besoins j’observe dans mon entreprise ? Par exemple, un
salarié va partir en retraite et il est le seul à détenir certains savoir-faire ; je pressens que je n’aurai
pas les moyens de répondre à mon client dans le délai imparti ou avec le niveau de qualité exigé.
— Pour réaliser ces projets ou résoudre ces dysfonctionnements, est-il nécessaire ou utile de développer

les compétences de mes collaborateurs ? Si oui lesquelles ?

2. Traduire vos besoins en action de formation

Vous avez détecté un besoin de formation et vous avez décidé d’y répondre en mettant en place une
formation interne, c’est-à-dire qu’un de vos salariés va former un ou plusieurs autres salariés. Comme
toute action réussie et efficace, la formation interne se prépare…

Pour préciser l’action de formation, vous allez définir un programme de formation. L’outil FI1-
Programme de formation vous y aide. Nous vous proposons de le compléter en trois étapes :

— Mettre par écrit les objectifs de la formation (ci-dessous)
— Définir le public visé, le lieu, la durée et le rythme de la formation, le formateur pressenti (étape 2)
— Définir les contenus de formation, les moyens et méthodes pédagogiques, les modalités d’évaluation

des acquis de la formation, la sanction de la formation (attestation, certificat…) (étape 3).

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