Guide d’utilisation et de saisie EDOF – Mon Compte Formation

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Guide d’utilisation et de saisie EDOF
(Espace Des Organismes de Formation)

07/07/2020

Sommaire

1. Obligations légales liées au CPF …………………………………………………………………… 3

Rappel des obligations de l’Organisme de Formation pour prétendre à un
1.1.
financement dans le cadre du CPF ……………………………………………………………………….. 3

1.2.

Activation de la démarche EDOF ……………………………………………………………….. 5

1.3.

Saisie du catalogue de formation ……………………………………………………………… 6

1.3.1. Mise en forme et rédaction de l’offre …………………………………………………………. 6

1.3.2. Approche globale de la certification ………………………………………………………….. 7

1.3.3. Spécificités de saisie d’une offre « de droit » ………………………………………………. 7

1.3.4. Respect de la propriété intellectuelle ………………………………………………………… 7

1.4. Utilisation de la charte graphique Mon compte formation pour la promotion
d’une offre …………………………………………………………………………………………………………. 8

1.5.

Déclaration et validation du service fait …………………………………………………… 10

2. Guide de saisie d’une Offre de formation ……………………………………………………… 11

2.1.

Informations générales…………………………………………………………………………… 11

2.1.1. Style de rédaction d’une offre …………………………………………………………………. 11

2.1.2. Rédaction de l’offre : les différentes zones de texte libre …………………………… 12

2.2.

Aperçu des fiches formation dans les différentes interfaces ………………………. 18

2.3. Mémo – Conseils avant publication ………………………………………………………….. 21

2.4.

Autres points de vigilance ………………………………………………………………………. 22

2.4.1. Utilisation du SIRET ……………………………………………………………………………….. 22

2.4.2. Sous-traitance administrative …………………………………………………………………. 22

2.4.3. Eligibilité d’une formation au CPF …………………………………………………………… 22

2.4.4. Certification …………………………………………………………………………………………… 23

2.4.5. Duplication d’offres sur la plateforme ……………………………………………………… 24

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Ce guide est un socle commun aux Organismes de formation référencés sur l’Espace
professionnel (« EDOF ») et qui proposent à la vente une ou plusieurs Actions de formation
sur la Plateforme moncompteformation.gouv.fr.

Il vient préciser la mise en œuvre opérationnelle des Conditions Générales et Particulières
d’utilisation de la plateforme acceptées par l’Organisme de formation. Il s’articule autour
d’un rappel des obligations légales et réglementaires de l’Organisme de formation et de la
diffusion de règles d’utilisation et de saisie relatives à la gestion de leur offre de formation.

Il a pour objectif de sécuriser et d’encadrer les Organismes de formation dans les différentes
étapes de saisie. Le respect des principes et règles établis ci-dessous doit permettre
d’améliorer l’outil de service public mis à leur disposition afin de garantir un service de
qualité pour les usagers de Mon Compte Formation et d’éviter tout dysfonctionnement
susceptible de créer des litiges.

Les principes énoncés dans le présent guide s’appliquent à chaque Organisme de formation
intervenant dans le cadre des formations éligibles au CPF. Tout manquement peut avoir des
conséquences dommageables sur l’activité, les bénéficiaires, l’image et la crédibilité des
Organismes de formation et de la Caisse des Dépôts.

Ce guide est mis à disposition sur le portail d’Information des Organismes de formation
(PIOF). Il sera également accessible à partir de l’Espace privé des Organismes de formation
(EDOF).

Ce guide sera mis à jour en fonction des évolutions de la plateforme et des modifications
des Conditions Générales et des Conditions Particulières d’utilisation.

Pour une utilisation optimale d’EDOF, nous vous conseillons les dernières versions des navigateurs suivants :

Google Chrome

Mozilla Firefox

Safari

Microsoft Edge

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1. Obligations légales liées au CPF

1.1. Rappel des obligations de l’Organisme de formation pour prétendre à

un financement dans le cadre du CPF

o Être à jour des obligations légales et réglementaires (articles L6351-1 à L6351-8 et R.

6351-1 et suivants du Code du travail).

o Être certifié Qualiopi à compter du 1er janvier 2022 (article L6316-1 du Code du
travail). D’ici à cette date, l’Organisme de formation doit attester de sa qualité soit
par la possession d’une certification ou d’un label reconnu par le CNEFOP, soit par
le référencement Datadock du GIE D2OF.

o Référencer une offre éligible au CPF (article L6323-6 du Code du travail et article
D6323-6 et suivants du code du travail) en tenant compte des règles spécifiques à
chaque type de formation, qui sont décrites dans le Portail d’information des
Organismes de formation « PIOF ».

o Être habilité par le Certificateur pour proposer une action de formation à la vente sur
Mon Compte Formation (la convention de partenariat peut être demandée à tout
moment par les services de contrôle de la Caisse des Dépôts).

Conformément à l’article 3.2 des CG, la Caisse des dépôts se réserve la possibilité, après
notification et à titre conservatoire, de ne pas publier ou de retirer les Offres de formation
affichées, et le cas échéant de déréférencer l’Organisme de formation, lorsqu’il n’est plus à
jour de ses obligations légales, n’est pas/plus habilité à former et/ou à certifier.

o Proscrire toute publication d’une offre de formation pour le compte d’un Organisme
non référencé, c’est à dire qui ne respecte pas les règles précédentes (cf. Articles 3.1
et 4. des Conditions Générales) ou, qui a pu faire l’objet de mesures de sanctions de
la Caisse des Dépôts (cf. Article 3.2 des Conditions Générales précisées ci-dessus).

o Être garant du respect, par ses partenaires, des obligations

légales et
réglementaires, des prérogatives issues des Conditions Générales d’Utilisation de la

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Plateforme ainsi que du respect du guide de saisie, en cas de sous-traitance ou de
co-traitance :

– pour dispenser une formation ;
– pour traiter la partie administrative d’une offre (de la saisie sur EDOF à la

gestion d’un dossier de formation).

(Des informations complémentaires sur les cas de sous-traitance seront fournis lors
de la prochaine mise à jour de ce guide)

L’article 3 des Conditions Particulières des Organismes de formation rappelle que
l’Organisme de formation donneur d’ordre reste intégralement responsable de la prestation
délivrée par son sous-traitant.

o S’interdire toute connexion en lieu et place d’un Titulaire sur son espace personnel
Mon compte formation, quelle qu’en soit la raison (création d’un compte, demande
d’inscription, validation d’une proposition de commande, etc.). L’Organisme de
formation n’a pas l’autorisation d’accéder aux identifiants d’un Titulaire pour
utiliser son compte, même si la demande émane du Titulaire ; dans ce cas,
l’Organisme de formation l’invite à contacter l’assistance de la CDC, qui pourra
l’accompagner et le conseiller dans ses démarches.

L’article 11 des CG rappelle le comportement général des utilisateurs sur la Plateforme.
L’article 2.1 des Conditions Particulières applicables aux Titulaires les sensibilise par ailleurs
à la confidentialité de leurs identifiants et à la sécurité de leur accès à la plateforme. Ils
peuvent informer sans délai la CDC en cas d’utilisation frauduleuse de leur mot de passe par
un tiers.
En cas de manquement à l’une de ses obligations, la CDC se réserve le droit de suspendre à
titre conservatoire l’accès au service de l’Organisme de formation, conformément aux
dispositions prévues à l’article 11.2 des CG, et à appliquer les autres sanctions visées dans les
Conditions Particulières des Organismes de formation.
L’Organisme de formation concerné s’expose, en outre, à des poursuites judiciaires en cas de
manquements à ses obligations légales.

o Rendre accessibles aux Titulaires à tout moment et en tout état de cause avant toute
inscription, les informations précontractuelles relatives à l’action de formation,
telles que décrites à l’article 7.1 des CG.

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o Garantir l’exactitude de toute information publiée sur Mon compte formation qui

concerne à la fois l’Organisme de formation et son catalogue de formation.

L’article 7.2 des CG rappelle que toute information fournie par l’Organisme de formation au
sein de son catalogue, de nature à induire en erreur les Stagiaires, peut être qualifiée de
publicité trompeuse.
La CDC se réserve le droit d’engager des poursuites à l’encontre de tout Organisme de
formation pour publicité trompeuse et de suspendre le référencement dudit Organisme, dans
les conditions définies à l’article 4 des Conditions Particulières des Organismes de formation.

1.2. Activation de la démarche EDOF

sa

activer

« démarche

o Pour accéder à l’espace professionnel EDOF, l’Organisme de formation doit au
préalable
portail
mesdemarches.emploi.gouv.fr. Il doit pour cela utiliser le code d’activation qui a été
envoyé au siège social de l’Organisme de formation, par sa DIRECCTE de
rattachement.
Ce courrier a été adressé à l’attention du responsable de l’Organisme de formation.

EDOF »

depuis

le

o Un nouveau code d’activation est automatiquement envoyé à l’Organisme de

formation, dans les cas suivants :
– modification de son SIREN ;
– changement de son numéro de Déclaration d’Activité (par exemple, en cas de

déménagement inter-régional) ;

– mise à jour de l’adresse électronique préalablement renseignée dans le
portail mesdemarches.emploi.gouv.fr au moment de la déclaration d’activité,
et qui est celle permettant d’échanger avec l’administration.

La DIRECCTE envoie ce nouveau code par courrier au siège social de l’Organisme de
formation, à l’attention du responsable de l’Organisme de formation.

o En cas de non-réception ou de perte de son code d’activation, l’Organisme de
formation contacte l’assistance téléphonique de la CDC (dont les coordonnées sont
disponibles sur le Portail d’Information des Organismes de Formation / PIOF ou en
cliquant ici ), afin que le code lui soit retransmis.
Ce code est envoyé par courrier au siège social de l’Organisme de formation, à
l’attention du responsable de l’Organisme de formation.

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1.3. Saisie du catalogue de formation

L’Organisme de formation contribue, par ses bonnes pratiques lors de la saisie de son
catalogue de formation, à la neutralité de la Plateforme et à respecter les conditions de
concurrence équitables entre les différents Organismes de formation référencés.

1.3.1. Mise en forme et rédaction de l’offre

o Rédiger l’offre de formation en français, y compris lorsqu’il s’agit d’une formation
dispensée en langue étrangère. La langue utilisée par le formateur peut être précisée
dans le champ « langue d’enseignement ».

o Construire le catalogue selon les règles d’écriture du « Guide de saisie » (Partie 2. de
ce guide) qui fournit des exemples concrets de ce qui est recommandé et ce qui est
à éviter.

L’Organisme de formation s’engage à respecter ces règles et les dispositions prévues aux
articles 7.1 et 7.2 des Conditions Générales.
En cas de non-respect, il s’expose aux sanctions prévues à l’article 4 des Conditions
Particulières des Organismes de formation.

o Marketer l’offre de formation à travers l’utilisation de liens hypertextes qui peuvent

diriger les Titulaires vers :

– la page Mon compte formation d’une autre action de formation, qui est
complémentaire à celle ciblée par le Titulaire ;
– la page dédiée à l’action de formation certifiante visée par le Titulaire, sur
le site web de l’Organisme de formation.

Conformément à l’article 9.3 des Conditions Générales, la CDC ne saurait être responsable,
contrôler ou garantir l’actualité et l’exactitude des informations diffusées sur les sites conçus
et gérés sous la responsabilité de tiers.
Elle décline toute responsabilité s’agissant de l’utilisation des dits sites et ne pourra être
tenue pour responsable des dommages causés par l’accès à un site conçu et géré sous la
responsabilité de tiers.
L’Organisme de formation s’engage à respecter ces règles d’utilisation ainsi que les
dispositions prévues aux articles 7.1 et 7.2 des CG. A défaut, il s’expose aux sanctions prévues
à l’article 4 des Conditions Particulières des Organismes de formation.

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1.3.2. Approche globale de la certification

o Contribuer à la vigilance portée sur l’indexation des certifications proposées, en

signalant directement au certificateur tout constat d’anomalie.

o Accrocher la formation à la bonne certification. Seules les formations menant à la

certification, associées au bon code RNCP ou RS, sont éligibles au CPF.

o Vérifier sur le site https://www.francecompetences.fr/ que la certification RNCP ou RS

proposée est bien active avant d’y rattacher une action de formation.

1.3.3. Spécificités de saisie d’une offre « de droit »

o Respecter les critères pour les actions dites « de droit », consultables sur PIOF dans
les documents « Règles d’éligibilité et Attestations » ou dans les fiches spécifiques
liées aux offres énoncées ci-dessous, disponibles en cliquant ici :

– Permis de Conduire
– Bilan de Compétences
–
– Accompagnement à la Création / Reprise d’entreprise

VAE

1.3.4. Respect de la propriété intellectuelle

o Garantir que les contenus que l’Organisme de formation publie sur la Plateforme ne
portent pas atteinte à des droits de propriété intellectuelle ou tout autre droit de
propriété de tiers et qu’il n’existe pas de litige en cours, de risque de litige,
d’arbitrage ou autre action similaire devant une juridiction, relatif à une action en
contrefaçon ou une action en violation de tout droit de propriété intellectuelle ou
autres droits qui, prononcé contre l’Organisme de formation, interférerait avec sa
capacité à honorer la présente licence.

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o Adapter la rédaction de son offre à sa propre proposition et par conséquent,
proscrire tout copier-coller d’une fiche formation publiée par un autre Organisme de
formation, même si le contenu peut correspondre à sa propre offre.

Conformément à l’article 13.1.1 des Conditions Générales, il est interdit pour un Organisme
de formation d’utiliser ou d’exploiter tout contenu de la Plateforme appartenant un autre
Organisme de formation.
Ledit Organisme s’expose à des sanctions telles que prévues à l’article 4 des Conditions
Particulières des Organismes de formation.

1.4. Utilisation de la charte graphique Mon compte formation pour la

promotion d’une offre

o Utiliser la marque et le logo « Mon compte formation » de manière strictement
limitée au cartouche graphique mis à disposition des Organismes de Formation par
la CDC. Celui-ci peut être utilisé sur tout support numérique ou papier mais ne peut
être exploité qu’à des fins exclusives de promotion des seules actions de formation
éligibles au CPF enregistrées dans “Mon compte formation”, et accessibles via la
Plateforme.

o Se référer au guide d’utilisation de l’identité visuelle « Mon compte formation »
destiné aux Organismes de formation, disponible sur PIOF ou en cliquant ici. Le
cartouche “offre éligible à Mon compte formation” doit être utilisé pour mettre en
avant une action spécifique éligible et non pas un Organisme de formation. Les
différents cas d’utilisation du cartouche sont détaillés dans le guide et les
cartouches sont téléchargeables sur la même page de PIOF.

Conformément à l’article 13.1.2 des Conditions Générales, en aucun cas l’Organisme de
formation n’est autorisé à utiliser le cartouche pour d’autres formations que celles
accessibles via la Plateforme ou pour assurer la promotion de ses propres activités, en dehors
de la Plateforme.
De même, en aucun cas l’Organisme de formation n’est autorisé à utiliser la marque « Mon
compte formation » et le logo afférent. Tout non-respect de cet engagement expose
l’Organisme de formation à des sanctions pouvant aller jusqu’à son déréférencement.

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