FORMATION EN REDACTION ADMINISTRATIVE

 

 

Vente interdite

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union – Discipline – Travail

—————-

FORMATION
EN REDACTION ADMINISTRATIVE

Des auditeurs du Ministère de la Fonction Publique au titre de l’année 2020

Direction de la Formation Continue (DFC)
de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA)
SEPTEMBRE 2020

SOMMAIRE

FORMATION EN REDACTION ADMINISTRATIVE

Auditeurs du Ministère de la Fonction Publique au titre de l’année 2020
Direction de la Formation Continue (DFC) de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA)

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1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

TABLE DES MATIERES

SOMMAIRE ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Erreur ! Signet non défini.

TABLE DES MATIERES …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3

MODULE 1 : CONSIDERATIONS GENERALES ………………………………………………………………………………………………………………………… 5

L’HISTORIQUE DU STYLE ADMINISTRATIF ……………………………………………………………………….. 5

LES FONDEMENTS DU STYLE ADMINISTRATIF …………………………………………………………………. 7

a. La mission d’intérêt général ………………………………………………………………………… 7

b. La responsabilité de l’administration …………………………………………………………… 8

LE FONCTIONNAIRE ET LE STYLE ADMINISTRATIF …………………………………………………………….. 9

LA DIFINITION DE LA REDACTION ADMINISTEATIVE ……………………………………………………….. 10

MODULE 2 : TRAITS CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF ……………………………………………………………………………. 11

LA DIGNITE ……………………………………………………………………………………………………………….. 11

LE RESPECT DE LA HIERARCHIE ……………………………………………………………………………………. 11

LE SENS DES RESPONSABILITES ……………………………………………………………………………………. 15

L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE ……………………………………………………………………………….. 17

LA COURTOISIE ET LA POLITESSE …………………………………………………………………………………. 18

LA PRUDENCE ……………………………………………………………………………………………………………. 20

LA PRECISION ET L’EXACTITUDE …………………………………………………………………………………… 21

LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE …………………………………………………………………… 22

L’HOMOGENEITE ……………………………………………………………………………………………………….. 23

MODULE 3 : REGLES GENERALES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE …………………………………………… Erreur ! Signet non défini.

1.

LES ETAPES PREPARATOIRES A LA REDACTION ADMINISTRATIVE …………………………………….. 24

2. QUELQUES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF …………………………. 25

a. Les formules d’introduction ………………………………………………………………………. 26

b. Les formules de conclusion ……………………………………………………………………….. 26

MODULE 4 : DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ………………………………………………………………………………………………………………….. 28

1.

LA LETTRE ADMINISTRATIVE ……………………………………………………………………………………….. 28

a. La définition de la lettre ……………………………………………………………………………. 28

b. L’importance de la lettre ………………………………………………………………………….. 28

c. Les différents types de lettre administrative ………………………………………………. 29

d. Les mentions de la lettre administrative …………………………………………………….. 29

e. Le corps de la lettre administrative …………………………………………………………… 42

2.

LES DOCUMENTS DE LIAISON ……………………………………………………………………………………… 52

a. Le bordereau d’envoi et le soit-transmis ……………………………………………………. 54

b. La note administrative ………………………………………………………………………………. 53
3

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c. Le télégramme officiel ……………………………………………………………………………… 56

3.

LES DOCUMENTS D’INFORMATION ……………………………………………………………………………… 56

a. Les documents d’information interne (les documents à titre de compte rendu) ….. 56

b. Les documents d’information externe ………………………………………………………. 65

4.

LES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION ……………………………………………………. 68

a. La note de service ……………………………………………………………………………………. 68

b. La circulaire ……………………………………………………………………………………………… 69

c. L’ordre ……………………………………………………………………………………………………… 71

d. L’instruction ………………………………………………………………………………………………. 71

CONCLUSION ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 72

BIBLIOGRAPHIE …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 73

1. OUVRAGES TECHNIQUES ……………………………………………………………………………………………. 73

2.

FASCICULES ET SUPPORTS DE COURS …………………………………………………………………………… 76

3. DICTIONNAIRES …………………………………………………………………………………………………………. 73

EXERCICES D’APPLICATION ……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 74

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MODULE 1 :

CONSIDERATIONS GENERALES

1. L’HISTORIQUE DU STYLE ADMINISTRATIF

l’émission de messages compréhensibles

interprétations erronées ou encore des sous-entendus ou

Pour éviter des
malentendus, l’Administration fait usage d’un style de langage qui lui est propre.

Ce style datant du 18ème siècle fait usage d’une communication qui se fait à travers
des écrits dont la fonction principale reste :
–
– et la traçabilité des preuves dans les archives de l’Administration.

En plus, ces écrits revêtent des caractéristiques essentielles d’où la nécessité d’un
style administratif.
Il se démarque, en effet, des autres styles :
– par le registre de langue dans lequel il s’inscrit
– et sa codification linguistique.
Mais d’où le style administratif tire-t-il sa source ?

Le progrès scientifique et technique, comme le développement qui en résulte,
imposent dans tous les pays une multiplication des interventions de l’Etat, donc de
l’Administration, dans tous les secteurs de la vie nationale en même temps qu’un
accroissement considérable des rapports entre Administration et administrés.

Ces rapports se manifestent par des échanges de documents écrits qui prennent
des appellations diverses selon les cas (lettres, bordereau, compte rendu, procès-
verbal, rapport, etc.). Ils permettent soit des liaisons, soit des transferts d’information
ainsi que la conservation d’éléments des multiples procédures.

L’Administration ne parle pas n’importe comment, c’est-à-dire comme tout le
monde.

Ses communications sont empreintes de certaines valeurs qui l’incarnent dans son
but de rechercher la satisfaction de l’intérêt général.

Ainsi, nous nous posons la question de savoir l’origine du style administratif. En
d’autres termes quelles sont les motivations qui ont amené l’Administration à adopter
un style propre à elle ?

L’histoire de ce style administratif remonte à un passé lointain notamment avec la
naissance de l’Administration des cités dans la Grèce antique et dans les cités
romaines.

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les

les règles applicables entre supérieurs et subordonnés et vice versa,
le processus et la circulation du courrier officiel,
les principes concernant la signature,

A titre d’exemple, pendant le règne de Charlemagne, les MISSI DOMINICI, qui
apparaissent comme les ancêtres des inspecteurs des affaires administratives,
employaient un style particulier dans le cadre de leurs missions.

Les premières consignes relatives à la rédaction administrative trouvent leur source
dans l’article 111 de l’ordonnance de « VILLERS-COTTERÊTS » signée en 1539, par
François 1er qui impose l’usage du français dans les actes officiels et de justice.

Par la suite, de nombreux textes ont été pris qui ont contribué à apporter à la
rédaction administrative les transformations et des particularités qui la distinguent
des autres types de langage.

Dans cette optique, il convient de signaler le prodigieux effort de réforme entrepris
par l’Assemblée Nationale Constituante française du 09 juillet 1789 au 30 septembre
1791 avec notamment la production d’environ de 2.500 lois et décrets qui ont
l’intention des agents de
règles administratives à
contribué à codifier
l’Administration, en prévoyant, par exemple :
–
–
–
– et le ton à utiliser dans la correspondance administrative.

Tous ces textes de lois et de règlement en constante évolution ont permis de
constituer un style particulier en usage dans l’Administration et qui offrent aux
rédacteurs un canevas précis qui leur permet de s’exprimer au nom de l’Etat et de
ses démembrements.

La multiplicité des activités de l’Administration a fait naître une pluralité de
documents de correspondance administrative. Chaque type de document
présente certes quelques caractéristiques qui lui sont propres.

Toutefois, leur rédaction laisse apparaître un certain nombre de règles et de
principes communs qui consolide harmonieusement le style administratif.

Le style administratif est hérité des exigences de noblesse et de finesse du langage
de la préciosité monarchique à laquelle l’Administration s’est substituée au fil des
ans.

Il n’est pas certain que le style administratif (SA) ait des origines précises. Peut-être y
avait – il un style à une époque correspondant à l’âge des cavernes. Il est certain
que l’allusion devrait porter sur le style littéraire pour narrer ces évènements
préhistoriques.

Sous Charlemagne, les missi-dominici ont été en quelque sorte les ancêtres itinérants
de l’Administration royale. Ils employèrent peut-être un style particulier pendant leurs
missions. Mais les Etats modernes, en s’organisant pour asseoir leur autorité et
frontière ont été amenés à mettre en place une Administration.

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Respectivement sous le Roi Philippe V, il y a eu l’organisation de la 1ère Chambre des
Comptes. François 1er a créé les registres d’Etat Civil.

Il faut dire que l’évolution des tâches a amené l’Administration à prendre des
directives et à donner des ordres dans un style dont le contenu est différent du
langage ordinaire.

Les animateurs de ces charges publiques ont établi au cours siècles des bases de ce
qu’on appelle le SA qui doit incarner l’Etat et personnifier l’Administration. Ainsi, le SA
s’est transformé progressivement en s’adaptant aux exigences des différentes
époques de l’histoire avant d’être dans sa conception actuelle.

2. LES FONDEMENTS DU STYLE ADMINISTRATIF

Les fondements du style administratif sont essentiellement constitués par trois faits
de caractères, à savoir :
–
–
–

La mission d’intérêt général dont l’Administration est investie ;
La responsabilité de l’Etat qui est engagée par l’action de l’Administration ;
La notion de hiérarchie.

a. La mission d’intérêt général

L’une des principales activités de l’Administration est la satisfaction des
besoins d’intérêt général par la fourniture de prestations publiques.

Cette notion d’intérêt général apparaît ainsi comme l’un des fondements
même de l’action administrative.

Elle s’apprécie plus aisément à travers le but du service public ainsi que les
obligations qui en découlent.

–

Le but du service public

Le but du service public, ce qui le fonde et le justifie est caractérisé par
l’intérêt général qui est une notion très relative car ses exigences sont
variables dans le temps et l’espace.

Ainsi, le Conseil d’Etat, en France, dans le célèbre arrêt « Terrier » avait
trouvé un but d’intérêt général, donc un acte de service public dans le fait
des particuliers de tuer des vipères dont un Département était infesté ; ce
qui leur donnait droit à une prime (C E du 06 février 1953).

De même, la haute juridiction française, dans l’arrêt « époux Bertin » a
révélé un but d’intérêt général dans l’action de rapatrier des réfugiés de
nationalité étrangère se trouvant sur le sol français (C E du 20 avril 1956).

Considéré sous cet angle, le service public bénéficie d’un ensemble de
prérogatives de puissance publique qui lui permettent de prendre des
règles de caractère exorbitant et des décisions exécutoires, au contraire
des particuliers.

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En ce qui concerne les obligations du service public, il convient de
souligner que le mot « administration » qui vient du latin « administrare »
signifie « aider, fournir, procurer, diriger ». Il a d’abord été utilisé dans le
sens de procurer, mais s’est imposé progressivement dans le sens de
« diriger ».

C’est en 1793 qu’il a été utilisé dans son sens moderne, c’est-à-dire « aider,
servir » ; l’administration désigne le service public et son personnel. Le mot
« administré » définit par le petit Robert comme une personne soumise à
une autorité administrative apparaît en 1796.

Ainsi donc, en contrepartie des prérogatives de puissance publique qu’il
peut prendre, le service public a des obligations particulières et spéciales,
notamment celles qui le conduisent à remplir les fonctions suivantes :
– Assurer la continuité du service public, ce qui impose à l’Administration
des règles dont le but est d’éviter la rupture ou des perturbations du
service public, et ce, à travers la rédaction des notes de service,
d’arrêtés, de circulaires, d’instructions etc.

– Adapter le service public aux besoins du public ;

L’obligation du Service Public

Cette obligation conduit l’Administration à s’adapter continuellement en
édictant des règles nouvelles relatives, par exemple
– Mettre en place des permanences dans les services ;
– Assurer l’égalité des citoyens devant le service public : notion qui
oblige le service public à offrir à tous les usagers qui le sollicitent des
règlementaires sans discrimination, sans
conditions
traitement des usagers pour les uns ou pour les autres.

légales ou

– Respecter l’obligation de neutralité.

–

b. La responsabilité de l’administration

Pendant longtemps, la règle était l’irresponsabilité de la Puissance publique.
En effet, l’Administration imposait sa souveraineté et sa volonté sans possibilité
pour les usagers de réclamer un quelconque dédommagement tiré d’un
quelconque droit.

Peu à peu, à partir du IXe siècle, le principe de la responsabilité de
l’Administration est reconnu et affirmé par la jurisprudence, c’est-à-dire à
travers des décisions de justice telles que l’arrêt Blanco (1873) ou l’arrêt « Bac
d’Eloka ».

Dans un premier temps, la responsabilité admise à l’Etat était la responsabilité
pour faute lourde, c’est-à-dire « une faute manifeste ou d’une particulière
gravité » puis, progressivement, il a été admis pour faute simple.

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