FICHE DE POSTE RÉFÉRENT ADMINISTRATIF FORMATION …

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FICHE DE POSTE

RÉFÉRENT ADMINISTRATIF
FORMATION PROFESSIONNELLE

Service :

Direction de la Formation Professionnelle

Localisation du Poste : Montpellier

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme / Formation /
Expérience requis :

Expérience significative souhaitée dans la gestion administrative d’un
Centre de Formation professionnelle

MISSIONS DU POSTE

Mission Principale :

Gestion administrative du Centre de Formation professionnelle

Missions Secondaires : – Assister la gestion administrative des Ressources humaines
– Assister la gestion administrative de la Démarche Qualité
– Assister la gestion administrative de Projets de Développement

CONDITIONS D’EXERCICE

Lieux :

Horaires :

A distance / Au Centre de Formation / Mobilité si nécessaire

3h / jour du lundi au vendredi / Autonomie du planning

COMPÉTENCES / TÂCHES / ATTRIBUTIONS

Savoirs :

– Maîtrise confirmée des outils informatiques et d’Internet
– Maîtrise des réglementations de la Formation Professionnelle
– Maîtrise des réglementations de la Formation Ouverte à Distance
(FOAD)
– Maîtrise des règlementations des lieux d’accueil de formation
(Accessibilité, Sécurité, Normes ERP..)
– Maîtrise des Dispositifs de Financement et de Contrôle de la Formation
Professionnelle (La Direccte, Pôle Emploi, OPCA, Fongecif, Agefice,
FIF PL, etc.)
– Entretien permanent & veille de chacun de ces domaines de
connaissance (formations, MOOC, réunions d’information, webinaires,
conférences, abonnement à des newsletters…)

Savoir-Faire :

– Rédaction de documents administratifs règlementaires de la
formation professionnelle : contrats de formation, conventions de
formation, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation,
attestations de présence, contrat de sous-traitance d’organisme de
formation, contrat de sous-traitance de formateurs, règlement intérieur,
protocole individuel de formation en FOAD, convocations, devis,
factures, etc.
– Appui à la Rédaction de documents administratifs auprès du
Référent Pédagogique : scénario pédagogique globale, programme
détaillé de formation, fiches d’évaluation de compétences, fiches
d’évaluation de satisfaction, supports de formation, référentiels de
compétences, codes de déontologie, livret d’accueil de formation,
modalités d’accès aux lieux de formation, modalité d’hébergements près
des lieux de formation, feuille de route de formation des stagiaires, etc.
– Appui à la Rédaction de procédures auprès du Référent Démarche
Qualité : procédures de prise en charge des stagiaires, procédure de
communication interne, procédures d’évaluation de nos formations,
procédure de recrutement, d’évaluation et de professionnalisation
continue des formateurs, procédure de veille et de partage de
l’information en interne, procédure générale de l’application de la
démarche qualité, etc.
– Rédaction de bilan de réunions et entretiens : bilan des Réunions du
comité de suivi pédagogique, bilan des Réunions de comité de pilotage
national, bilan des entretiens individuels annuels, etc.
-Rédaction des bilans pédagogiques : bilan financier et pédagogique de
chaque session de formation, bilan financier et pédagogique annuel de la
Direccte, bilan financier et pédagogique annuel détaillé interne, etc.
– Envoi par mail des devis et dossiers d’information complets sur les
formations aux futurs stagiaires potentiels
– Envoi par mail des factures, attestations de fin de formations,
attestations de présence aux stagiaires suite aux formations
– Suivi administratif et relances de paiement auprès des différents
financeurs de la formation professionnelle (Pôle Emploi, OPCA,
Fongecif, FIF PL, entreprises, particuliers..)
– Suivi administratif des équipes pédagogiques et d’encadrement du
Centre de Formation : récupération des CV, mises à jour annuelle des
CV, mise à jour annuelle de l’organigramme du Centre de Formation,
mise à jour annuelle des fiches de présentation de l’équipe pédagogique et
d’encadrement,
– Double archivage efficace et sécurisé de tous les documents
administratifs
– Mise à jour quotidienne de la base de donnée clients (CRM Nelis)

Savoir-Être :

Sens du travail en équipe
Organisation / Méthode / Rigueur
Qualité relationnelle / Bienveillance
Discrétion / Confiance
Esprit d’initiative / Autonomie
Optimisme / Gestion du stress
Anticipation / Adaptation
Curiosité / Amour de l’apprentissage