Créer une session de formation – Forprev

 

 

 

 

 

 

Forprev : créer une session de formation – janvier 2019 

 

 

Créer une session de formation

Ce document décrit la création de sessions de formation dans Forprev : création de la session puis 
saisie des stagiaires. La clôture de la session n’est pas décrite ici. 

La création de sessions est possible par le CEH (correspondant d’entité habilitée). Si le CEH leur en 
donne le droit, les autres utilisateurs de Forprev peuvent aussi déclarer des sessions : formateurs, 
correspondants d’entité associée (CEA), assistantes d’établissement. 

Sessions>Recherche et déclaration de sessions

La partie haute de cet écran constitue un formulaire de recherche multi‐critères, qui vous permet de 
sélectionner des sessions déjà saisies, et donc d’accéder à votre historique. 

 

Pour créer une session, cliquez sur

. 

L’écran « Détails session » s’affiche, permettant la saisie du détail de la session :  

Renseignez les champs de la session dans l’ordre indiqué ci‐dessous, les champs s’activent les 

uns à la suite des autres, dès que le champ précédent a été renseigné. 

 

 

 

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Sélectionnez l’établissement dispensant la formation (un seul établissement si l’habilitation ne 
compte qu’une entité habilitée ; plusieurs établissements si l’on compte des entités associées) 

Sélectionnez le domaine/niveau de la session déclarée.  

  Les  domaines/niveaux  proposés  sont  ceux  pour 

l’établissement  sélectionné 
précédemment est rattaché à l’habilitation ; tous les établissements ne proposent donc pas tous les 
mêmes stages. 

lesquels 

Sélectionnez un stage parmi la liste proposée pour le domaine/niveau. 

Etablissement

Domaine/niveau

Stage

Type de session

Session mono‐séquence : session se déroulant en une fois. 
Une session se déroulant sur une journée ou sur deux journées d’affilée est dite mono-séquence.

Session multi‐séquences : session se déroulant en plusieurs séquences, avec des intersessions. 
Une session est dite multi-séquences s’il existe une interruption dans la session qui permet aux
stagiaires de retourner à leur poste de travail.

Le type de sessions (mono ou multi‐séquences) est défini dans le document de référence de 
l’habilitation. Forprev est paramétré en fonction de ces critères : si le document de référence 
précise  qu’une  formation  doit  se  dérouler  en  2  à  4  séquences,  alors  vous  serez  obligé  de 
déclarer de 2 à 4 séquences pour votre session. 

Selon  le  « Type  de  session »  sélectionné  (Multi‐séquences/Mono‐séquence),  la  mise  en 

forme de la page change. 

Nombre de séquences

Ce champ est mis à jour automatiquement : 

‐ dans le cas d’une session mono‐séquence : il est égal à 1. 

‐ dans  le  cas  d’une  session  multi‐séquences :  le  chiffre  est  renseigné  selon  le  nombre  de 

séquences que vous saisissez. 

Statut

Ce champ est non modifiable et géré directement par l’application. 
Le statut correspond à l’état de la session. 
Créée : session créée. Les modifications sur cette session sont encore possibles. 
Annulée :  session  annulée  par  l’organisme  de  formation  ou  suite  à  la  rupture  de  l’habilitation. 
L’annulation est définitive. 

 

 

 

 

 

 

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Clôturée : session achevée, pour laquelle les résultats des stagiaires ont été renseignés. Une session 
clôturée  ne  doit  plus  être  modifiée.  Cependant,  on  peut  quand  même  y  apporter  quelques 
modifications (par ex. ajout de stagiaires), dans un délai limité après la clôture.  
Suspendue : session suspendue suite à la suspension de l’habilitation. Si cette suspension est levée, 
la session repasse à l’état « Créée ». 

Champ géré par Forprev et non modifiable.  
La date de création correspond à la date de déclaration de la session dans Forprev. 

 

Date de création

Date de complétude

Champ géré par Forprev et non modifiable.  
Date  à  laquelle  les  champs  obligatoires  ont  été  renseignés.  Les  champs  obligatoires  sont : 
« Etablissement », « Domaine/niveau », « Stage », « Type de session », « Formateur », ainsi que les 
dates et adresses de la session ou de toutes les séquences. 

 

Selon  le  « Type  de  session »  sélectionné  (Multi‐séquences/Mono‐séquence),  la  mise  en 

forme de la page change. 

Créer une session mono-séquence

Lors  de  la  déclaration  d’une  session,  si  le  type  de  session  sélectionné  est  mono‐séquence  l’écran 
prend la forme suivante :  

Renseignez  les  champs obligatoires  :  «  Début  de  session »,  « Date  de  fin »,  « Adresse »,  « Code 
postal » et « Ville ». 

Les champs « Heure de début » et « Heure de fin »  et Complément ne sont pas obligatoires. 

 

 

 

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Créer une session multi-séquences

Si le type de session sélectionné est multi‐séquences, le tableau ci‐dessous s’affiche :  

Cliquez  sur 

,  renseignez  les  champs  descriptifs  de  la  séquence,  puis  cliquez 

 

sur

. 

 Bien commencer par cliquer sur 

 pour que la séquence soit prise en compte. 

Renouvelez 

l’opération  autant  de  fois  que 

la  session  compte  de  séquences.  Cliquez  sur 

 après chaque séquence créée.  

Cliquez sur 

lorsque toutes les séquences de la session sont renseignées. 

Les champs obligatoires sont : date de début, date de fin, adresse, code postal, ville. 

Heure de début, heure de fin et Informations complémentaires sont des champs facultatifs. 

N° Séquence et CARSAT sont gérés par Forprev. 

 

 

 

 

 

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Renseigner le formateur

  Seuls  les  formateurs  référencés,  rattachés  à  l’habilitation  et  à  l’établissement  peuvent  être 

sélectionnés pour animer une session. 

Pour ajouter un formateur, cliquez sur la « loupe » 

. 

 

La  fenêtre  de  sélection  d’un  formateur  s’affiche.  Il  est  possible  d’affiner  la  recherche  avec  les 
critères : « N° Forprev », « Nom », « Prénom ».  

Si  vous  disposez  de  nombreux 

formateurs, 

renseignez  ces  critères,  puis  cliquez  sur 

. 

Sélectionnez le formateur dans la liste de résultats puis cliquez sur 
 

La fenêtre se ferme, le formateur est ajouté dans le détail de la session :  

 

. 

 

 

 

 

Finalisation de la déclaration de session

Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquez sur 
Suite à l’enregistrement, de nouveaux boutons s’affichent en bas de la page du détail de la session.  
 
Ces boutons permettent d’accéder à de nouvelles actions :  

. 

 

 

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Déclarer des participants

La déclaration de participants se fait en suivant ce schéma : 

 

 

 

Pour ajouter des participants, cliquez sur 

 depuis la page « Détails session ».  

 

 

 

 

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La page « Participants » s’affiche, permettant l’ajout des participants un par un. 

 

Si  un  participant  existe  déjà,  avec  un  n°  SIRET  renseigné,  on  peut  utiliser  ce  bouton  pour  éviter  de 

 
 
Pour ajouter un participant, cliquez sur 

.  

 

saisir à nouveau le SIRET 

La page d’identité et d’inscription du stagiaire s’affiche ; on la remplit. 

Identité stagiaire DEM

Cliquez sur la loupe 

pour rechercher un individu déjà enregistré dans Forprev ou pour le créer si 

la recherche n’aboutit pas. 
 
Renseignez les critères de recherche : soit le seul critère « N° Forprev », soit l’ensemble des critères 

« Civilité », « Nom », « Prénom » et « Date de naissance ». Puis cliquez sur 

La recherche s’effectue sur l’ensemble des personnes recensées dans Forprev. 

 

. 

 

 

 

 

 

 

 

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2 cas possibles :  

Cas 1 : Aucun résultat. 

Cliquez sur 

. Le stagiaire sera alors créé dans Forprev 

Confirmez la création du stagiaire en cliquant sur 
attribué. 

Cas 2 : un résultat est trouvé. 

 

 : le stagiaire est créé et un n° Forprev lui est 

 

 

Sélectionnez la ligne de résultat puis cliquez sur 
Les informations correspondant à l’individu sélectionné s’affichent dans le détail de l’inscription :  

. 

 

 

 

 

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