CQP Assistant(e)de formation Référentiel d’activités

 

 

Référentiel CQP Assistant(e)de formation

CQP Assistant(e)de formation

Référentiel d’activités

et de compétences

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

Description de la qualification

Le/ la titulaire du CQP Assistant(e) de formation effectue le suivi administratif des

formations proposées par l’organisme de formation qui l’emploie.

Il/ elle réalise l’accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et

information du public, inscription des participants, gestion et suivi du planning, mise à jour

des dossiers des participants.

Il/elle assure la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des

documents pédagogiques, réservation de salles, mise à disposition du matériel nécessaire

aux prestations de formation.

Il / elle travaille sous la responsabilité de sa hiérarchie (par exemple : responsable de

formation, responsable administratif ou responsable de l’organisme de formation).

En fonction de la structure de l’organisme de formation, il / elle est en relation fonctionnelle

avec :

–

les différents services de l’organisme de formation (équipe pédagogique, équipe

commerciale, comptabilité),

–

–

–

–

les clients

les apprenants

les entreprises.

les organismes financeurs et prescripteurs

Les principales situations professionnelles rencontrées sont les suivantes :

– Suivi administratif des prestations de formations
– Suivi et accompagnement des apprenants
– Elaboration, suivi, mise à jour et classement des dossiers concernant les formations

et les apprenants

– Suivi logistique des prestations de formation
– Accueil, information et orientation de différents interlocuteurs (clients, organismes

financeurs et prescripteurs, entreprises)

Exemples d’appellations du métier

Assistante pédagogique, secrétaire, secrétaire de formation, secrétaire administrative,
assistante administrative, assistante commerciale.

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

Référentiel d’activités

L’ensemble des activités décrites se déroulent avant, pendant et après les prestations de
formation selon la chronologie suivante :

Activités tout au long de
la prestation de
formation :

–

Suivi administratif
des prestations de
formation
– Organisation et

logistique des
prestations de
formation
– Gestion et

–

–

coordination des
informations liées
aux prestations de
formation

Production de
documents

(courriers, mail,
rapports d’activités)
Suivi et

accompagnement
des apprenants

Activités en amont de la
prestation de formation :

– Accueil et information
des différents publics

– Production de

documents liés aux
prestations de
formations (bulletins
d’inscription, contrats,
conventions de
formations, devis de
formation)
– Réservation et

vérification de la
disponibilité des
moyens nécessaires à la
réalisation de la
formation

Activités en aval de la
prestation de formation

–

–

–

Réalisation de bilans
de formation
Vérification et édition
des documents en aval
la prestation de
de
formation
Classement
et
archivage des dossiers
liés aux formations et
aux apprenants

Les professionnels en exercice mettent en œuvre tout ou partie de ces activités, en fonction
de l’organisation et de la structure de l’organisme de formation.

1. Suivi administratif des prestations de formation

– Production des documents liés aux prestations de formation (bulletins d’inscription,
contrats, conventions de formation, convocations, feuilles de présence attestations de
formation, certificats)

– Réalisation, suivi et mise à jour des dossiers des personnes en formation
– Saisie d’informations concernant les formations et les apprenants dans des bases de
données et logiciels permettant d’assurer la gestion administrative et financière des
formations

– Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identification des anomalies
–

Information de différents interlocuteurs en cas d’anomalies et traitement des
anomalies

– Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting)
– Vérification et édition des différents documents en aval de la prestation de formation
– Classement et archivage des dossiers liés aux formations et aux apprenants

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retard

de formation

formation

Référentiel CQP Assistant(e)de formation

2. Organisation et logistique des prestations de formation

– Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la

réalisation de la prestation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)

– Vérification de la présence des apprenants et des formateurs
– Suivi du planning des formations
– Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de

– Mise en place de la logistique des jurys (par exemple : préparation des salles, du

matériel et des documents associés)

– Alerte en cas d’aléas (par exemple : absence de formateurs, indisponibilité des salles

de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l’incident

– Suivi et mise à jour de procédures liées à l’organisation administrative des prestations

3. Gestion et coordination des

informations

liées aux prestations de

– Traitement du courrier et des mails
– Recherche d’informations (données financières, réglementaires, administratives,

pédagogiques) concernant les formations et les apprenants

– Diffusion et transmission des informations aux clients, à l’équipe pédagogique, aux

services supports (reporting)

– Renseignement et mise à jour des fichiers clients

4. Production de documents

– Rédaction de courriers, de mails
– Production de comptes rendus, de rapports d’activités, de tableaux de bord
– Production de devis de formation
– Collecte d’informations et constitution de dossiers (par exemple : réponse à des

appels d’offres, certification, renouvellement d’agrément)

5. Accueil et information des différents interlocuteurs

– Accueil des différents publics (apprenants, clients, financeurs, prescripteurs,

–

entreprises) en face à face et à distance (par exemple : téléphone, mail)
Information des interlocuteurs externes (apprenants, clients, organismes financeurs,
prescripteurs, entreprises) concernant les formations (par exemple : offres de
formation, modes de financement) et des interlocuteurs internes

– Envoi de documents concernant les prestations de formations (par exemple :
programme de formation, catalogue, documents de présentation des formations)

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

6. Suivi des apprenants

– Accueil des apprenants
– Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
–
–
– Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants (par exemple : transmission

Informations des apprenants
Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants

d’information aux interlocuteurs concernés)

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

CQP Assistant(e)de formation

Référentiel de compétences

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

Les éléments de compétence est bleu sont les éléments permettant de valider le CCS-RC
(Certificat de compétence Services Relation-Client)

Compétence 1 –Traiter les informations permettant le suivi administratif des
prestations de formation

1. Identifier les acteurs clés internes et externes en lien avec les prestations de formation

et leur rôle

2. Rechercher les informations sur les prestations de formation
3. Réaliser, suivre et mettre à jour les dossiers des apprenants et les dossiers concernant

les prestations de formation

4. Saisir des informations concernant les prestations de formation et les apprenants dans

des bases de données et logiciels adaptés

5. Identifier les écarts et mettre en œuvre les mesures appropriées (par exemple :
informations des interlocuteurs appropriés, proposition de solutions, traitement des
anomalies)

6. Réaliser les bilans des formations
7. Vérifier la conformité des documents de fin de prestation de formation et les éditer
8. Classer et archiver les dossiers liés aux formations et aux apprenants selon les règles et

procédures en vigueur dans l’entreprise

Compétence 2 – Organiser son activité et la logistique des prestations de
formation

1. S’organiser afin de réaliser l’ensemble de ses activités en fonction des besoins et des
priorités de ses interlocuteurs (clients, organisme financeurs, prescripteurs, entreprises
et apprenants)

2. Effectuer les réservations des différents moyens nécessaires à la réalisation de la

prestation de formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)

3. Préparer les documents nécessaires aux prestations de formation, aux évaluations et

aux jurys

4. Vérifier le planning des formations, la disponibilité de moyens nécessaires aux

prestations de formation et la présence des apprenants et des formateurs

5. Suivre la réalisation des évaluations, recueillir les résultats des évaluations et effectuer

les relances des formateurs en cas de retard
6. S’assurer de la qualité de la prestation réalisée
7. Identifier les points d’amélioration de la réalisation de la prestation à son niveau

d’activité

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Référentiel CQP Assistant(e)de formation

Compétence 3 – Accueillir, informer et réaliser le suivi de différents interlocuteurs
(clients, apprenants, organismes financeurs, prescripteurs, entreprises)

1. Etablir un contact efficace et adapté à différents interlocuteurs
2. Conduire des échanges avec différents interlocuteurs en créant des conditions

favorables à l’entrée en contact et à l’échange (intérêt, écoute, reformulation)

3. Conduire un questionnement adapté et efficace afin de repérer le profil et le besoin de

l’interlocuteur

4. Apporter une réponse ou solution adaptée aux besoins de l’interlocuteur
5. Répondre aux objections de l’interlocuteur
6. Accompagner et suivre les apprenants lors des prestations de formations
7. Articuler plusieurs situations d’échanges simultanées avec différents interlocuteurs (par

exemple au téléphone et en face à face)

8. Conclure les échanges
9. Gérer les besoins de communication de son interlocuteur, les réclamations et les

remarques durant la réalisation de la prestation

10. Adopter, en toutes circonstances, une attitude professionnelle et une présentation en

cohérence avec l’image de l’entreprise

11. Evaluer et améliorer les conditions d’accueil, d’information et de suivi à son niveau

d’activité

Compétence 4 – Traiter les aléas et les situations difficiles

1. Identifier tout aléa lié aux prestations de formation et mettre en œuvre les mesures
adaptées (par exemple : alerte, vérification de la résolution de l’incident, traitement de
l’aléa)

2. Identifier les problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
3. Analyser les situations difficiles et l’impact pour les différents interlocuteurs et pour

l’entreprise

4. Gérer les situations de tension avec différents interlocuteurs dans son champ d’activité
5. Conclure efficacement une situation difficile

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