COMPTE RENDU – CIDT

Loading...

Taking too long?

Reload document

| Open in new tab

Ref : n° 31030104/CR/Atelier Gestion des Subventions de l’UE_EU-CFPR_Yaoundé_2014

COMPTE RENDU

Thème/Objet :

© FODER, avril 2014
Formation des partenaires du projet EU-CFPR en Gestion des subventions de
l’UE

Type d’activité :

Atelier

Organisation

FODER

Financement :

Date de
déroulement :
Lieu :

Du 31 mars au 1er avril 2014

Hôtel Tou’Ngou, Yaoundé
UE et UK AID à travers le
CIDT1 de l’Université de
Wolverhampton

Participants :

Rapporteur :

Christiane ZEBAZE
HELLOW

–

19 participants
représentants les organisations
partenaires : CED ; CIDT ;
CIEDD; FODER ; FPP
(OKANI) ; MEFP

– Rosine YOBOH

(Formatrice)

Le contenu du présent compte rendu relève de la seule responsabilité de FODER et ne peut en aucun cas
être considéré comme reflétant l’avis de l’Union Européenne ou des partenaires du projet EU-CFPR.

1 L’organisation de cet atelier a été rendu possible grâce au projet « Congo Bassin VPA Implementation –
championing forest peoples’ rights and participation» financé par l’UE et UK AID à travers le CIDT/Université de
Wolverhampton.

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -1-

I. Introduction

Du 31 mars au 1er avril 2014, FODER a organisé un atelier de formation en gestions des
subventions de l’Union Européenne (UE). C’est dans le cadre du projet « Congo Bassin VPA
Implementation – championing forest peoples’ rights and participation » (EU-CFPR) que cet
atelier a été organisé ; dans le but d’informer tous les partenaires sur les procédures de
rapportage, les obligations des bénéficiaires (CIDT et partenaires), les obligations de l’UE
(administration contractante), la comptabilité, les procédures de passation de marché et enfin
quelques bonnes pratiques à suivre dans la gestion des subventions de l’UE.

II. Déroulement de la conférence

La formation s’est déroulée suivant une approche participative et des présentations power point2,
ponctué de questions-réponses et d’exercices sur des cas pratiques. Les exercices3 ont permis de
d’échanger longuement sur les différents cas nécessitant des procédures particulières pouvant
survenir pendant la mise en œuvre du projet. Il faut noter ici que ces cas ne sont pas des cas
d’école ; la gestion des problèmes / situations devant se faire au cas par cas.

Durant deux jours d’apprentissage et de partage d’expérience sur la gestion des subventions de
l’UE, des leçons ont été tirées en fonction des sujets abordés ; et sont reprises dans le tableau ci-
après :

Sujets
abordés
Le contrat :
Accord signé
entre deux
partie (UE et
CIDT pour le
projet EU-
CFPR). Il
comprend 2
parties que
sont les
conditions
générales et
les 9 annexes.

Obligations
des
bénéficiaires /
partenaires

Leçons tirées

– Les coûts liés à la mise en œuvre du projet sont éligibles à partir de la date

de signature du contrat entre l’administration contractante (AC) et le
bénéficiaire ;

– Une demande de changement d’activité peut faire l’objet d’une modification

de contrat. Cette demande doit être faite 2 mois avant l’échéance ;
– La modification du contrat peut se faire soit par un avenant soit une

notification par écrit à l’AC (ou échange de lettre) ;

– L’avenant est demandé entre autre en cas de réaménagement budgétaire
entrainant une variation supérieure à 15% dans l’une des rubriques du
budget du projet.

– Par contre un échange de lettre est fait en cas de variation des rubriques
inférieure à 15% dans le réaménagement budgétaire. Bref pour des
changements mineurs tels qu’une modification du compte bancaire,
d’adresse, un changement de cabinet d’audit.

– Le bénéficiaire est le seul responsable vis-à-vis de l’AC de la mise en œuvre

de l’action où les partenaires participent à sa mise en œuvre ;

– Il faut informer l’AC si l’on est pour une raison ou pour une autre dans

l’incapacité de livrer les rapports à temps ;

– Les rapports narratifs et financiers intermédiaires et finaux doivent être
conformes respectivement aux annexes 5, 6 et 7. Ces modèles ne doivent

2 Toutes les présentation power point ont été imprimées à l’avance et distribuées aux participants.
3 Trois exercices sur : l’identification de problèmes dans un exemple de budget de projet, les coûts éligibles dans le
cadre d’un contrat, des cas pratiques.

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -2-

Rapports de
vérification
des dépenses

Obligation de
l’AC (UE)

Comptabilité

Procédures de
passation de
marché

Bonnes
pratiques

être modifiés sou aucuns prétextes (respecter la numérotation des questions
et mettre en annexe les documents s’y rapportant). Il faut noter que le
rapport final ne concerne que les activités mises en œuvre pendant la
dernière période du projet ;

– Les plans d’actions doivent être mis à jour et tenir compte des changements

dans la planification ;

– Les pièces justificatives doivent être conservées 7 ans après la fin du contrat.
– Ces rapports doivent être conformes au modèle de l’annexe VII : Les TdRs

et le modèle de rapport sont joints au contrat

– L’auditeur recruté DOIT être affilié à l’ordre national des comptables agréés

(ONECA). Il ne faut pas hésiter à l’envoyer consulter le PRAG (guide
pratique) sur le site d’Europeaid ;

– Le rapport financier audité doit être le même que celui envoyé à l’UE.
– L’AC exécute les paiements (préfinancement initial, tranches de paiement

additionnelles, paiement du solde) ;

– Elle contrôle et assure le suivi de la mise en œuvre de l’action.
–
– La comptabilité doit être fiable, précise, vérifiable ;
– Les forfaits sont interdits dans les budgets de l’UE ;
– Les pièces justificatives de taxi et autres frais de transport peuvent se faire

par des déclarations sur l’honneur.

– En cas de non-respect des principes généraux de ces procédures (meilleur

rapport entre la qualité et le prix, transparence et de concurrence loyale entre
titulaires, respect des règles d’origine et de nationalité) les dépenses relatives
aux opérations en cause sont inéligibles au financement du fond européen
pour le développement (FED) ;

– En cas de manquement à un principe, il faut une dérogation de l’EU

autorisant d’effectuer la dépense ;

– Le respect des procédures permet d’éviter des cas d’inéligibilité (il est donc
important de télécharger les annexes du contrat sur le site d’Europeaid) ;
– Pour les marchés dont le montant est supérieur à 10 mille Euros, il faut faire

un appel à la concurrence.

– Dans le but d’éviter ou de minimiser les retards dans les transferts de fond et

de la mise en œuvre du projet, il faut anticiper sur les délais ;

– Le rapport intermédiaire est accompagné du « budget prévisionnel et suivi »

(prévision des dépenses pour la période qui suit le rapport présenté) ;

– Il faut veiller à la concordance avec le rapport de vérification des dépenses ;
– Compléter tous les points des canevas des rapports ;
– Veiller à ce que la documentation de projet fournisse des preuves solides ;
– Mentionner clairement la date jusqu’à laquelle les documents doivent être

conservés dans les archives ; soit 7 ans après la clôture du projet ((Exemple :
« Ne pas détruire avant Décembre 2022 » pour le projet EU-CFPR ;

– Toujours garder les bordereaux d’envoie et / ou scanner les pièces

– La collaboration doit être saine entre les partenaires et la communication
régulière entre le demandeur et ses partenaires est un élément essentiel ;
– Lors d’un réaménagement budgétaire certaines lignes telles que la ligne

« imprévus » et la ligne coûts administratifs ne doivent pas être touchées :
sauf en cas de faits externes au projet tels que les catastrophes naturelles ;
– Une lettre de demande d’utilisation des imprévus doit être envoyée 30 jours

justificatives.

Partage
d’expérience

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -3-

avant la prévision de la dépense et la réponse doit être attendue avant
d’engager la dépense ;

– L’auditeur à un regard pointu sur les ressources humaines et les coûts

administratifs ;

– Ne pas hésiter à inviter la délégation de l’UE aux différents évènements

organisés dans le cadre du projet ;

– Consulter le site officiel de la direction générale du développement et de la
coopération (http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm). Le FAC
(Frequently asked question) peut nous aider à résoudre les problèmes
rencontrés dans la mise en œuvre ;

– L’évaluation ROM (result oriented monitoring) est une évaluation
pertinente, basée sur 9 critères que sont la pertinence, l’efficience,
l’efficacité, l’impact, la viabilité, les ressources humaines/équipe, la
planification, l’implication des partenaires et le financement du projet.

III. Conclusion

3 mois après le démarrage du projet EU-CFPR, cette formation permettra d’éviter à l’avenir de
reproduire des erreurs commises jusqu’ici. Les leçons apprises, les outils essentiels disponibles
sur le site d’Europeaid permettent ainsi de réduire les marges d’échec. Avant de prendre une
photo de famille, les participants ont tenu à féliciter cette initiative et à remercier la formatrice.
Toutefois, n’hésitons pas à échanger sur les difficultés que nous pourrons rencontrer tout au long
de la mise en œuvre du projet.

Un questionnaire d’évaluation de la formation a été envoyé par mail aux participants afin de
recueillir leur avis sur le déroulement de la formation et le niveau de compréhension des
différents sujets abordés.

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -4-

Annexe 1 : Liste de présence

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -5-

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -6-

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -7-

Annexe 2 : Photos illustrant les différentes phases de l’atelier

Vues d’ensemble de la salle de conférence pendant une visite guidée du site Europeaid

Mme YOBOH expliquant un exercice sur la détermination des coûts éligibles et du préfinancement
et faisant une présentation power point

Respectivement les groupes de travail C, B, A et intervention de participants posant des questions

Compte rendu : Atelier de formation en gestion des subventions de l’UE_Ydé_3101042014 -8-