Agent(e) Administratif(ve) (MR1197) – McGill

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Agent(e) Administratif(ve) (MR1197)

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Date de publication: Vendredi, septembre 6, 2019

Université McGill – Ressources humaines

POSTE NON SYNDIQUÉ

Titre du poste:

Agent(e) Administratif(ve) (ADM2A)

Sommaire du poste:

Responsabilités principales:

Opérations

Superviser les processus administratifs.

Relevant directement du directeur(trice) de l’administration de la Faculté de médecine du Campus Outaouais de l’Université McGill,
l’agent(e) administratif(ve) est affecté à ce campus. Le titulaire répond aux besoins en matière d’enseignement et d’administration en
conformité avec les buts et les objectifs du campus tout en assurant la cohérence avec la mission et la culture de l’Université. Il assure
également la liaison entre la Faculté de médecine à Montréal et le Campus Outaouais.

Gérer les activités administratives de l’unité en veillant à ce que la qualité du travail et les procédures du bureau servent de façon

appropriée à la faculté et à la communauté universitaire.

Être responsable de la gestion quotidienne et du bon fonctionnement des opérations administratives.

Simplifier et normaliser tous les aspects des opérations.

Supervision – RH

Superviser une équipe.

Surveiller le rendement au travail du personnel administratif.

Répartir le travail en fonction des priorités et des objectifs du campus.

Mener, exécuter et superviser les activités de dotation et d’embauche de personnel de bureau et d’étudiants occasionnels.

Superviser le personnel de soutien et assurer un milieu de travail efficace.

Planifier et diriger la charge de travail, et surveiller le rendement et les objectifs de l’unité.

Marche à suivre

Examiner les problèmes et fournir des conseils et des solutions.

Rencontrer régulièrement les équipes administratives de l’agent pour assurer la cohérence, l’équité et la conformité.

Repérer et participer à des initiatives d’amélioration continue pour maximiser l’efficacité de l’unité.

Conseiller et faire des recommandations au directeur de l’administration, au vice-doyen et au directeur de Campus Outaouais sur les
questions de RH (politiques, rendement, avantages sociaux, formation).

Assurer une liaison entre la direction, l’équipe administrative de l’agent et l’équipe de l’administrateur. Effectuer une analyse des

besoins et déterminer la formation appropriée pour le personnel administratif.

Soutien administratif

Aider le directeur de l’administration, le vice-doyen et le directeur à préparer les analyses de rentabilité, les politiques et les

procédures. Formuler des recommandations concernant la structure organisationnelle et les besoins en ressources (dotation, espace
et budget).

Établir l’ordre du jour de la réunion.

Assister aux réunions et en dresser les procès-verbaux.

Gérer le calendrier du directeur de l’administration, du vice-doyen et du directeur.

Planifier et examiner les communications avec tous les membres du corps professoral des établissements universitaires et
hospitaliers au nom du directeur de l’administration ou du vice-doyen et du directeur.

Être responsable de la préparation de divers rapports et analyses.

Education et experience minimum:

Grade de 1er cycle

Trois (3) ans d’expérience

Autres compétences et/ou aptitudes:

Expérience démontrée de la gestion de calendriers complexes comprenant de nombreux volets. Compétences en gestion de projets, un
atout. Aptitude à fixer les priorités de plusieurs demandes, y compris à évaluer de façon détaillée les problèmes afin de déterminer les
priorités. Aptitude à faire preuve en tout temps d’un niveau élevé d’initiative et d’indépendance, ainsi que d’un grand professionnalisme
et d’une discrétion absolue. Capacité d’établir des relations constructives et fructueuses. Souplesse certaine pour s’adapter aux
échéances serrées, aux demandes et aux changements fréquents. Minutie dans la consignation des mesures de suivi concernant les
dossiers en cours. Aptitude reconnue à rédiger les procès-verbaux des réunions. Capacité manifeste de travailler avec des applications
informatiques et avec des logiciels de la suite Microsoft Office (comme Word, Excel et PowerPoint). Excellentes compétences en
communication en anglais et en français, de vive voix et par écrit. Familiarisation avec la terminologie médicale et le milieu
universitaire. Disponible pour les déplacements occasionnels au campus de Montréal (formation, réunions, etc.).

Numéro de référence: 19-0908/MR1197

Relevant du: Directeur(trice), Administration

Échelle salariale: (Niveau 04) 51,600 $ – 64,500 $ (point milieu) – 83,900 $

Faculté/Unité: Faculté de médecine

Services éducatifs

Type de poste: Full-Time

Heures par semaine: 33.75

Comment poser sa candidature:

Informations additionnelles: Des tests seront administrés. Ce poste sera situé sur le campus de l’Outaouais.

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now.

Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.

La date limite pour la soumission de votre candidature à ce poste est fixée à 17 h le 19 septembre, 2019.

*Employés actuels : veuillez indiquer votre numéro d’identification de McGill dans votre candidature.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers l’Université McGill. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats
que la Faculté de médecine aura sélectionnés pour une entrevue.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Les candidats de McGill visés par les politiques et procédures du personnel non-académiques et non-syndiqués de l’Université doivent
soumettre leur candidature aux postes cadres et exclus réguliers dans les dix (10) jours ouvrables de leur publication pour maintenir
leur priorité à titre de candidat interne.

Afin de maintenir leur priorité à titre de candidat interne lorsqu’ils postulent à un poste vacant, les employés de McGill doivent
respecter les délais prescrits à la convention collective de l’AAPNEUM ou ceux définis par les politiques et procédures du personnel
administratif selon que le poste soit couvert par la convention collective ou les politiques et procédures du personnel administratif.
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de
sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes,
des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité
sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec
diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des
groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient
avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute
confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca ou 514-398-3711.