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CREER ET GERER

UNE SESSION DE FORMATION

Sommaire

1- Introduction

2- Créer une session de formation

3- Remplir le formulaire « nouvelle session de formation »

4- Modifier une session de formation

5- Ouvrir/fermer une session à l’inscription

6- Dupliquer une session de formation

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EDOF – Créer et gérer une session de formation – version 01 du 16/09/2019

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1- Introduction

Une offre de formation, dans EDOF, se décompose en 3 blocs :





La formation
La ou les actions de formation
La ou les sessions de formation (objet de ce guide)

Nous allons voir dans ce guide comment créer une session de formation à partir d’une action de
formation, et comment la gérer dans EDOF.

Pour tout ce qui concerne les formations ou les actions de formation, nous vous invitons à consulter
les guides afférents.

Cycle de vie d’une session de formation dans EDOF

Une session de formation passe par différents statuts dans EDOF :

Brouillon

Validée

Active

Archivée

 Brouillon : la fiche de la session est en cours de complétude par l’organisme de formation

 Validée : la fiche de la session est conforme, mais l’organisme de formation ne souhaite pas

 Active : la fiche de la session est publiable et/ou publiée dans le portail Titulaire.

à noter : ce statut n’est activé qu’une fois que la session de formation a été ouverte à

encore la rendre active.

l’inscription.

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2- Créer une session de formation

Pour créer une session de formation, il faut avoir déjà créé une formation et une action de
formation, à laquelle sera rattachée la session.

Vous pouvez consulter les guides « Créer et gérer une formation » et « Créer et gérer une action de
formation » disponibles sur le portail d’information des organismes de formation.

1

Dans votre catalogue EDOF, positionnez-vous sur l’action de formation pour laquelle vous
souhaitez créer une session de formation. Cliquez sur « Voir les sessions »

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Le pavé Session se déplie et vous accédez au bouton « Ajouter une session ».

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2

Le formulaire « Nouvelle session de formation » s’ouvre.

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3- Remplir le formulaire « Nouvelle session de formation »

Saisissez votre identifiant interne de session de formation. Il s’agit d’un code que vous utilisez
en interne, dans le cadre de votre propre nomenclature.

A noter : ce champ est obligatoire.

1

2

Une fois votre identifiant interne saisi, cliquez sur le bouton « Vérifier ». Cette opération
permet de vérifier si, pour la même formation, cet identifiant n’est pas déjà utilisé pour une
autre session de formation. Cela évite donc les doublons.

2

Si l’identifiant saisi est disponible, un message s’affiche en haut à droite de votre écran :

Dans le cas contraire, le message suivant s’affiche :

A noter : tant que l’identifiant n’est pas « vérifié », vous ne pourrez pas saisir la suite du formulaire.

Une fois l’identifiant vérifié et disponible, vous pouvez saisir les informations sur la session.

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Dates de formation

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Saisissez les dates de début et de fin de votre session de formation.

Si vous n’avez pas de dates de session, vous pouvez cocher la case « pas de dates de formation » :

Les champs de saisie de dates disparaissent alors et vous pouvez poursuivre la saisie du formulaire.

Garantie de session

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Précisez si votre session est garantie (vous avez le minimum requis de participants par
exemple) ou non.

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Contact et adresse d’inscription

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Vous sélectionnez dans les listes déroulantes le contact et l’adresse auprès de qui et où le
participant pourra s’inscrire.

Vous pouvez si besoin ajouter un nouveau contact ou une nouvelle adresse en cliquant sur les liens.
Cette action ouvre le formulaire de saisie du contact ou de l’adresse.

Listes déroulantes des
contacts / adresses
d’inscription saisis
dans la gestion des
coordonnées.

Modalités particulières

Dans ce champ optionnel, Vous pouvez indiquer les particularités de la session ; par exemple, les
cours sont programmés chaque samedi de 10h00 à 12h00.

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Enregistrer ou valider la session de formation

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Enregistrer ou valider la session de formation

Même si vous n’avez pas rempli tous les champs, vous pourrez enregistrer votre session de formation
en cliquant sur le bouton « Enregistrer les modifications ».

Si des champs obligatoires pour valider la session de formation ne sont pas remplis, le bouton
« Valider » reste inactif.

Votre session de formation sera au statut « brouillon » ; vous pourrez ensuite la retrouver dans votre
catalogue et finaliser votre saisie.

Si tous les champs obligatoires pour valider la session de formation sont remplis, le bouton
« Valider » s’active :

En cliquant sur le bouton « Valider », votre session de formation sera au statut « validée », c’est-à-
dire conforme selon vos critères de publication.

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4- Modifier une session de formation

Vous pouvez modifier une session de formation, ou la valider si vous ne l’avez pas fait lors de la
création de la fiche.

Rendez-vous sur votre catalogue (page « voir le catalogue »).

1

A partir de la fiche Formation, vous déployez les actions de formation, en cliquant sur
« Aperçu des actions de formation », puis les sessions de formation, en cliquant sur « voir les
session ».

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Sélectionnez l’opération « Modifier » dans le menu déroulant à gauche de la session que
vous souhaitez modifier ou valider.

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