Comment gérer un dossier de formation – Mon Compte Formation

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Guide Organismes :
Comment gérer un dossier de formation :
de l’entrée en formation
à la déclaration du service fait (DSF)

V2 du 20/01/2020

Sommaire

1-

2-

3-

4-

Le cycle de vie d’un dossier de formation

Déclarer l’entrée en formation

Déclarer la sortie de formation

Déclarer le service fait

page 2

page 4

page 6

page 8

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Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 1

1- Le cycle de vie d’un dossier de formation

Le dossier de formation dans votre Espace professionnel EDOF passe par plusieurs étapes, en
rapport avec le parcours d’achat direct du titulaire.

Ci-dessous un rappel des grandes étapes du Parcours d’achat direct :

De la réception de la demande d’inscription à la déclaration du service fait, le dossier de formation
géré par l’organisme de formation passe par différents statuts, en fonction des actions réalisées soit
par le Titulaire, soit par l’Organisme de formation :

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 2

Ces étapes sont reprises dans le tableau de bord de suivi des dossiers, dans votre Espace
professionnel EDOF :

Et sur chaque dossier de formation :

Pour les étapes « non traité » à « validé », vous pouvez vous reporter au mode d’emploi « Gérer la
demande d’inscription ».
A l’étape « Accepté », vous trouverez les dossiers des titulaires ayant accepté votre proposition de
commande.

Le présent mode d’emploi vous accompagne dans la gestion du dossier de formation, de l’étape
« Accepté » à l’étape « Service fait déclaré ».

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 3

2- Déclarer l’entrée en formation

Vous disposez de 3 jours ouvrés pour déclarer l’entrée en formation du stagiaire. Vous devez
déclarer la date effective (réelle) d’entrée en formation. LA date ne peut pas être antérieure à la date
indiquée dans la commande acceptée par le titulaire.

Pour les formations à distance : vous devez saisir la date à laquelle le stagiaire se connecte pour la
première fois à votre outil de formation à distance.

1

Sélectionnez dans le menu de votre espace professionnel l’onglet « Dossier à traiter » :

2

Appliquez le filtre « Accepté » : seuls les dossiers ayant été acceptés par les titulaires seront
présents dans cet onglet.

3

Ouvrez le dossier du titulaire dont vous devez déclarer l’entrée en formation et cliquez sur
le bouton « Déclarer l’entrée en formation ».

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 4

4

Saisissez la date à laquelle l’entrée en formation est effective puis validez :

Le dossier passera automatiquement au statut « en formation ».

En cas de non présentation du stagiaire le premier jour de la formation, vous devez annuler le dossier de
formation. Vous devez reprendre le dossier dans le filtre des dossiers « accepté »

Si le stagiaire ne se présente pas ?

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 5

Vous pourrez alors sélectionner le motif d’annulation « Non présentation du titulaire » :

3- Déclarer la sortie de formation

Vous disposez de 3 jours ouvrés pour déclarer la sortie de formation du stagiaire. Vous devez
déclarer la date effective (réelle) de sortie de formation qui ne peut pas être postérieure à la date de
fin de la session mentionnée dans la commande.

1

Sélectionnez dans le menu de votre espace professionnel l’onglet « Dossier à traiter » :

4- Appliquez le filtre « En formation » : seuls les dossiers pour lesquels vous avez déclaré une
2

« entrée en formation » seront présents dans cet onglet.

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 6

5- Ouvrez le dossier du titulaire dont vous devez déclarer l’entrée en formation et cliquez sur
3

le bouton « Déclarer la sortie de formation ».

Saisissez la date effective (réelle) de sortie et le motif de sortie.

4

A noter : en cas d’annulation ou de report de la formation du fait de l’organisme de formation,
vous devez sélectionner le motif « Autre ».

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 7

5

Une fois le motif sélectionné, vous pouvez valider votre saisie :

Le dossier passera automatiquement au statut « sortie de formation ».

4- Déclarer le service fait

Une fois la déclaration de sortie de formation faite, vous devez déclarer le service fait.

Cette étape vous permet de préciser le taux d’assiduité du stagiaire, c’est-à-dire le taux de
réalisation, à partir duquel sera calculé le montant de la facture à émettre.

1

Sélectionnez dans le menu de votre espace professionnel l’onglet « Dossier à traiter ».

Appliquez le filtre « Sortie de formation » : seuls les dossiers pour lesquels vous avez
déclaré une « sortie de formation » seront présents dans cet onglet.

2

Guide EDOF – Gestion d’un dossier de formation – Page 8