Détail de la formation Secrétaire Assistant(e) Rome: M1607 …

 

 

Détail de la formation Secrétaire Assistant(e)
Rome: M1607
Formacode : 35054

Durée moyenne de la formation :
6 mois soit 875 heures

Formation CQP préparant au Titre professionnel :
” Secretaire-Assistant(e)
(Titre professionnel délivré par le ministère chargé de l’emploi.Certification de niv. IV)

Compétences Requises :

Niveau de classe de 1re/terminale ou équivalent.
Dossier de candidature, évaluations, entretien.
Capacités d’adaptation et d’organisation, goût pour le travail soigné, facilité

d’expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens
de l’initiative, capacités relationnelles.

”

Programme de la formation

Prise en main de l’ordinateur, maîtrise des systèmes (PC)
Reprise de l’orthographe, des calculs fondamentaux
Expression écrite, rédaction de documents d’entreprise
La connaissance de la frappe clavier et la prise de notes

Le métier de secrétaire avec le traitement de texte (Word et Publisher)

Le métier de secrétaire avec le tableur (Excel)

Le métier de secrétaire avec les aides visuelles (PowerPoint)

Le métier de secrétaire et le travail collaboratif (Outlook)

La secrétaire et les recherches sur internet

Connaissance de l’entreprise
Classement et traitement du courrier
L’accueil physique et téléphonique

Le suivi commercial

La gestion du temps et la gestion du stress

L’organisation d’un service et mieux travailler avec son manager.

Stage en entreprise

Le métier de Secrétaire Assistant(e)

La fonction de secrétaire assistant(e) comprend essentiellement la prise en charge des
travaux administratifs et logistiques d’un ou de plusieurs service dans tous les types
la coordination et
d’entreprises,
l’organisation du travail, la circulation de l’information, ainsi que l’accueil téléphonique. De
ce fait, elle demande organisation et anticipation, compréhension rapide des demandes et

les associations, et souvent,

les administrations,

réactivité, ainsi que de vraies capacités relationnelles, ainsi que la maîtrise des outils de
communication informatique et de bureautique.

Dans une grande entreprise, le poste est souvent spécialisé selon les services. Dans une
petite entreprise, en revanche,
la (le) secrétaire assistant(e), souvent unique, est
polyvalent(e) et doit savoir travailler en équipe.

La formation se compose de 5 modules, complétés par une période en entreprise.

Module 1. Produire des documents professionnels courants à l’aide de la bureautique :
production de documents professionnels courants à l’aide de logiciels : traitement de texte,
présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (5 semaines).

Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : organisation de son
activité et acquisition des méthodes de travail – recherche et communication d’informations
– organisation de la traçabilité et de la conservation des informations – prise de notes –
rédaction d’écrits professionnels – accueil, orientation d’un visiteur et traitement des appels
téléphoniques (4 semaines).

Module 3. Assister une équipe dans l’organisation de ses activités : planification des activités
d’une équipe – organisation des réunions et des déplacements – participation à l’élaboration
d’un budget (3 semaines).

Module 4. Assurer l’administration des achats et des ventes : traitement des opérations
administratives des achats et des ventes – gestion de l’interface entre l’entreprise et ses
interlocuteurs, et traitement des problèmes courants – conception et actualisation des
tableaux de suivi de l’activité commerciale (5 semaines).

Module 5. Assurer l’administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du
personnel – conception et actualisation des tableaux de suivi ressources humaines (3
semaines).

Période en entreprise (4 semaines).

Session de validation (1 semaine).

Secrétaire-Assistant(e)
Niveau IV

« Bureautique initiation » 5 jours : MODULE 1

Abordé

Non abordé

Rappels Windows :

o L’interface

o Les raccourcis

o

la gestion des fichiers et des dossiers

o Le panneau de configuration (savoir définir une imprimante)

Word :

o L’interface (selon le niveau du groupe)

o La mise en forme des caractères et des paragraphes

o La mise en page simple (marge, saut de page et

numérotation, en-tête et pied de page)

o Les tableaux simples

Excel :

o L’interface : les feuilles, le classeur, les barres d’outils

o Les cellules et leurs différents formats (nombre, date, texte

etc…)

o La mise en forme des cellules

o Les formules simples (+, -, *, /) et la priorité opératoire

o Les fonctions simples (somme, moyenne, nb, nbval etc…)

o La recopie de formules (références relatives et absolues)

o Les graphiques simples

o La mise en page (marges, orientation, ajustement…)

« Organisation du travail » : 2 jours : MODULE 2

Abordé

Non abordé

Gestion du temps

o Faire le diagnostic de sa gestion du temps
o Mettre le temps au service de ses priorités

Gestion des priorités

Identifier les priorités

o Fixer des objectifs
o
o Planifier
o Déléguer
o L’ergonomie
o Les voleurs de temps
o Vaincre la procrastination
o Les repos
Gestion des plannings

o Logiciels existants
o Méthode

Prise de rv
Mises en situation / Exemples

« Accueil physique et téléphonique » : LA BASE : 5 jours : module 2

Abordé

Non abordé

Repérer les conditions d’un accueil réussi
Savoir accueillir au téléphone

o Communiquer efficacement à chaque étape
o Gérer la relation téléphonique entrante et sortante

Savoir accueillir en face à face

o Etre attentif aux comportements non verbaux
o Traiter la demande

Faire face à des situations délicates

« Réunions – Déplacements » : 5 jours : module 3

Abordé

Non abordé

Organiser un déplacement :
o Préparation en amont
o Organiser un voyage d’affaires
o Fiches récapitulatives

Mises en situation :

o TP1
o TP2

Organiser une réunion :

o Définition
o Organisation
o Animation d’une réunion
o Compte rendu d’une réunion

La prise de notes :
o Définition / explications
o 2 méthodes
o Mise en page
o Ecoute active

Mises en situation :

o TP1
o TP2

Exercices mémoire

BUREAUTIQUE : « Outlook » : 3 jours : MODULE 1

Abordé

Non abordé

L’interface
Paramétrer les options d’Outlook pour gagner du temps.
Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban,

les affichages, les favoris.

Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des

catégories, des indicateurs.

Traiter les mails, organiser le classement et l’archivage

L’envoi de mails : les destinataires, le suivi, la signature

Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils

Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement

automatique…

de recherche.

ses mails.

Gérer ses mails pendant son absence.
Filtrer le courrier indésirable (Spam).

Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

Compresser pour optimiser (zip).
Protéger ses fichiers (format pdf).
Adresser des liens hypertextes.

Gérer son carnet d’adresses

Créer ses propres contacts et listes de distribution.
Regrouper ses contacts par catégorie.
Opérer un publipostage.

Planifier, organiser et prioriser ses activités

Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels.
Planifier les éléments périodiques.
Attribuer des couleurs pour visualiser la répartition de vos

activités.

Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
Organiser et suivre ses tâches.

Intégrer des rappels automatiques.
Créer des “pense-bêtes” : les notes.

Organiser le travail collaboratif

Partager des agendas, des contacts.
Définir les autorisations d’accès.
Organiser des réunions.
Déléguer et suivre des tâches.

« Candidatures et Entretiens » : 5 jours : MODULE 5

Abordé

Non abordé

Retour sur les cv et lettres de motivation modifiés

Les candidatures :

o Analyse d’une offre d’emploi
o Suivi des candidatures
o L’envoi et le suivi des candidatures
o
Internet et la recherche d’emploi
o Les candidatures spontanées
o Sites de recherche d’emploi

Les entretiens d’embauche :

o La préparation aux entretiens
o Les modalités d’un entretien
o Les questions à se poser pour se préparer
o Questions fréquemment posées en entretien

Mise en situation

Word :

o Les tableaux complexes
o Le publipostage (avec données dans Word et dans Excel)
o
Insertion d’objets (images, tableaux Excel….)
o Les documents longs (styles, tables des matières…)
o Les mises en pages élaborées : les sauts de sections

Excel :

Les formules et fonctions complexes
Les liaisons (entre feuilles et entre classeurs)
Les bases de données (tris, filtres…)
Les tableaux croisés dynamiques
Les graphiques dynamiques

« Bureautique – Fonctions avancées» : 5 jours : MODULE 1

Abordé

Non abordé

« Ecrits professionnels» : 5 jours : MODULE 2

Communication écrite : les règles de base :

Abordé

Non abordé

Rappel des règles principales de grammaire et orthographe :

o Les 10 règles d’or d’un courrier lisible
o La construction d’une lettre
o La rédaction d’un mail
o Formules de politesse

o La ponctuation
o Les majuscules
o Les homophones
o Les nombres
o Les noms composés
o Les accords du participe passé
o Exercices

Différents types d’écrits :

o La lettre administrative
o La note
o La convocation
o Le bordereau
o Le compte rendu
o Le rapport
o Le procès verbal

Mises en situation

« Relations Fournisseurs » : 5 jours : module 4

Les étapes et outils pour sélectionner son prestataire
Les acteurs et leurs responsabilités respectives.
La prise en compte du besoin.

Phase 1 : le cadrage
la rédaction du cahier des charges,
l’organisation de l’appel d’offres.

Phase 2 : la consultation
quels prestataires mettre en concurrence et comment ?

Phase 3 : la sélection
établir les critères de choix du prestataire et leur pondération.

Phase 4 : la contractualisation
définir les livrables,

Abordé

Non abordé