MODULE I : APERCU DU METIER DE SECRETAIRE

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MODULE I : APERCU DU METIER DE
SECRETAIRE

SOMMAIRE

INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………….. 3

I. LA FONCTION TRADITIONNELLE DE LA SECRETAIRE…………………………………………..3

II.L’EVOLUTION DU METIER DE SECRETAIRE/LES DIFFERENTES MUTATIONS DU
METIER…………………………………………………………………………………………………………………. 4

II.1 La secrétaire commerciale………………………………………………………………………………..5

II.2 la secrétaire comptable…………………………………………………………………………………….7

II.3 La secrétaire de direction………………………………………………………………………………….8

II.4 La secrétaire juridique………………………………………………………………………………………9

II.5 secrétaire médicale………………………………………………………………………………………..10

III. LE METIER DE SECRETAIRE AUJOURD’HUI………………………………………………………11

CONCLUSION………………………………………………………………………………………………………. 12

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Formation à déontologie du métier de secrétaire : accueil & communication

INTRODUCTION

Le secrétariat est une fonction présente dans tous les secteurs
d’activité. Selon le petit Larousse illustré, la secrétaire est une personne chargée de
rédiger le courrier de quelqu’un, de classer ses documents, de préparer ses
dossiers. Etre secrétaire, c’est fournir aux membres d’une équipe, les données et les
services dont ils ont besoin pour répondre à des sollicitations diverses relatives à leur
expertise ou à leur responsabilité dans l’Entreprise. Ainsi, l’organisation d’une
direction est assurée efficacement par la gestion des rendez-vous, des appels
téléphoniques, des courriers postaux et électroniques, que ce soit en interne comme
en externe.

L’implantation des micro-ordinateurs dans les Entreprises il y a une vingtaine
d’années laissait penser que la secrétaire de direction, essentiellement perçue
comme une fidèle sténodactylographe, allait à la trappe. Cependant, c’est le
contraire qui s’est produit car celle-ci est plus présente que jamais. En effet,
l’avènement de la bureautique, puis l’arrivée des nouvelles technologies de
l’information et de la communication lui ont conféré un nouveau statut au sein de
l’Entreprise. Son rôle est désormais celui de l’interface, chose indispensable au sein
d’un monde professionnel mouvant et éclaté.

Outre les tâches « classique », la secrétaire de direction est garante de la bonne
diffusion de l’information et se positionne ainsi dans une relation client-fournisseur et
veille sur la qualité des produits et services rendus par son entreprise.

II.L’EVOLUTION DU METIER DE SECRETAIRE/LES

DIFFERENTES MUTATIONS DU METIER

Le scribe était l’ancêtre de la secrétaire.

De l’Antiquité jusqu’à l’avènement de la machine a écrire, la profession se trouve
structurée sur une ambivalence : un préjugé de “domesticité”, allié à un rôle de
conseil sans participation à la prise de décision.

En 1888, l’invention de la machine à écrire, couplée à la sténographie, conduit à la
mécanisation des tâches de secrétariat et à la taylorisation de l’activité (création de
pools).

La profession commence alors à se féminiser.

De nombreuses « Dames Dactylographes » travaillent dans des entreprises de
commerce ou d’industrie, avant même que la fonction publique ne fasse appel à
elles.

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Formation à déontologie du métier de secrétaire : accueil & communication

Ces pionnières, sont généralement des femmes de la moyenne bourgeoisie, d’un
bon niveau d’instruction, ayant suivi des cours de sténographie et de dactylographie.
Les fabricants de machines à écrire font remarquer que l’étude du piano,
indispensable à toute bonne éducation féminine, prédispose à la pratique de la
dactylographie.

Les dames dactylographes sont qualifiées et reconnues comme telle : on les
considère souvent comme des collaboratrices.

En 1920,
les offres d’emplois de sténodactylographes sont très nettement
supérieures aux demandes. Le recrutement se démocratise : des jeunes filles issues
des milieux populaires, moins instruites, moins qualifiées, arrivent en masse dans les
bureaux. De fait, dès 1925, la profession est encombrée et le chômage touche de
nombreuses dactylographes avant même la grande crise des années trente.

Au même moment, l’usage du dictaphone permet à certains patrons de se passer
des services d’une sténographe plus ou moins habile : on emploie alors plus de
simples dactylographes que de sténodactylographes.

Des spécialistes américains prédisaient que ce métier serait remplacé par l’arrivée
de nouvelles technologies (Internet, logiciels de bureautique et outils de gestion de
bases de documents) facilement utilisables par les cadres eux-mêmes. Mais le
métier à survécu : les secrétaires sont environ un million, dont au moins 98 % de
femmes.

Au fur et mesure de l’apparition de nouveaux outils, la secrétaire s’est vue attribuer
des fonctions d’assistante : ses missions ont gagné en intérêt et en responsabilité,
elle doit faire preuve de capacités d’adaptation, son champ de connaissances de
l’entreprise s’est étendu, elle doit pouvoir renseigner sur un produit, les prestations
offertes…de nouvelles connaissances s’imposent donc, en particulier dans le
domaine des technologies de l’information et de la communication.

La représentation traditionnelle de la secrétaire, assistante d’un cadre, chargée
essentiellement des tâches de sténographie et de dactylographie, n’est plus
d’actualité ; le travail de frappe des secrétaires assistantes est ainsi passée de 62 %
à 20 % de leur temps. Grâce à l’informatique qui permet des gains de productivité,
elles peuvent assister plusieurs cadres et travailler à la création de modèles de
documents, à la gestion des tableaux de bord et au suivi des dossiers clients ; elles
sont aussi un filtre et un relais dans la gestion des communications par courrier
électronique ou téléphone du manager.

Dans les grandes entreprises ou les grandes administrations, les dactylos sont
regroupées en de véritables ateliers, les « pools » de dactylographie. Ces dactylos,
de faible qualification, sont de simples copistes. Des surveillantes distribuent le
travail à des employés dont le rendement est strictement contrôlé, chronométré et
normalisé. Le salaire et les primes au rendement sont instaurés.

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Formation à déontologie du métier de secrétaire : accueil & communication

A côté de la dactylo, une nouvelle figure féminine émerge dans les bureaux : le
secrétaire. Le terme de secrétaire, employé au masculin au XIXe siècle réapparaît
dans les années vingt, au féminin. La secrétaire est désormais une employée de
bureau cultivée, compétente, capable de rédiger une lettre autant que de la taper, à
la différence de la simple dactylo.

Entre les deux guerres, le mouvement de féminisation s’accélère. Il s’accompagne
d’un phénomène de spécialisation des tâches administratives.

Désormais chaque employé ou cadre sait taper sa correspondance. Si les dactylos
des services de courrier sont moins nombreuses, les « opératrices de saisies »
menacées, les assistantes qualifiées restent indispensables. Si elles souhaitent un
patron « bien à elle », si elles aspirent à une ascension professionnelle, elles
deviennent secrétaire de direction.
La révolution bureautique des années 80 bouleverse les métiers du secrétariat. Le
métier de secrétaire nécessite parfois de se spécialiser dans un domaine en
particulier. Ainsi, il existe des secrétaires qui exercent dans le milieu médical (public
ou privé), dans l’industrie et le bâtiment, dans des services juridiques, comptables ou
commerciaux.

II.1 La secrétaire commerciale

La présentation du métier

La fonction commerciale dans l’entreprise est la plus importante car elle est le
symbole de la vitalité et de l’avenir de toute la structure professionnelle. C’est dire
combien les directeurs commerciaux souhaitent être épaulés par des secrétaires-
assistantes commerciales qui sont de véritables collaboratrices. Aux techniques de
base du secrétariat, vient s’ajouter une formation commerciale très appréciée des
employeurs.

La secrétaire commerciale (ou assistante commerciale) soutient l’activité d’une
équipe commerciale. Elle travaille pour un ou plusieurs chefs de service selon les
entreprises, elle décharge les commerciaux d’un ensemble de tâches administratives
ou prospectives pour leur permettre de mieux vendre. Elle s’occupe aussi du suivi
commercial des clients.

 La formation

La formation secrétaire commerciale s’obtient par un BTS ou une formation continue.
Il faut au minimum un BAC.

 Les formations les plus demandées

Un BTS assistante de gestion PME/PMI.

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Formation à déontologie du métier de secrétaire : accueil & communication

Un BTS assistante de direction.
Un BTS secrétaire Trilingue.
Ces BTS se préparent en 2 ans après le BAC.

 Les qualités

 La rigueur et l’organisation
 La maîtrise des outils bureautiques
 La maîtrise des langues ( bilingue ou trilingue)
 Un sens du relationnel et de la diplomatie
 La rigueur et la méthode
 La vigilance dans le travail
 Un intérêt évident pour les médias (pour l’audiovisuel)
 Maîtrise en marketing

 Les débouchés

Une secrétaire commerciale peut être promue à une fonction plus opérationnelle sur
le plan commercial.
L’assistante d’un service de relations humaines peut participer à des tâches de
recrutement.

 Les tâches principales effectuées par une secrétaire commerciale

 Participer aux opérations précédant les ventes (prise de rendez-vous,

gestion des agendas, gestion des dossiers clients) ;

 Participer aux opérations liées aux ventes (prospection téléphonique,

établissement de propositions commerciales) ;

 Participation aux tâches liées aux suivi des ventes (suivi des

règlements, gestion des litiges) ;

 Préparer les achats (recherche et sélection de fournisseurs, étude de
devis, mise en place d’outils comparatifs, établir un bon de commande)

 Suivre les achats (contrôle de la livraison, suivi de règlements

fournisseurs, gestion des litiges).

II.2 la secrétaire comptable

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Ses activités

La secrétaire comptable doit pouvoir réaliser les tâches d’une secrétaire classique
telles que :

La saisie du courrier et la mise en page des documents
L’accueil téléphonique
Le classement
L’organisation de plannings
La gestion des commandes des fournisseurs
L’envoi et la réception de télécopie

Mais ses activités concernent plus particulièrement :

Le traitement d’opérations de comptabilité
Le transport de fonds à la banque et l’intendance de la réserve
Le calcul de certain taux de T.V.A
La vérification des frais généraux et des factures

Ses Débouchés

Les perspectives de débouchés pour la secrétaire comptable restent limitées et
dépendent de la
taille de l’entreprise.
Construire sa carrière passe peut être par le changement d’entreprise.

Ses Qualités et Compétences

Pour exercer son métier, la secrétaire comptable doit posséder les compétences et
qualités suivantes :

La connaissance des logiciels tels que Word, Excel, Access et Internet
La précision et la fiabilité pour les comptes
Le sens de l’organisation et la rapidité d’exécution
La rigueur
Une bonne présentation
La polyvalence

Sa Formation

Pour devenir secrétaire comptable, il y a plusieurs types de formations :

La formation en lycée professionnel qui permet d’arriver rapidement sur le marché du
travail avec une solide qualification grâce aux diplômes du BEP suivi du BAC PRO
secrétariat ou comptabilité.

La formation en lycée technologique préparant aux diplômes du BAC STG suivi du
BTS secrétariat.

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II.3 La secrétaire de direction

L’assistante de direction est le bras droit d’un cadre dirigeant. Elle joue un rôle
d’interface auprès des divers interlocuteurs de son supérieur et gère aussi son
agenda.

La secrétaire de direction occupe un poste de confiance qu’implique la possession
de notions précises sur l’organisation des entreprises, la comptabilité, le droit
commercial, la technique des transactions. En plus la connaissance de plusieurs
langues vivantes est indispensable.

Il importe de noter que le poste de secrétaire de direction n’est pas un emploi de
début. Il exige de l’expérience et une parfaite maîtrise du métier.

Ces secrétaires déchargent le patron de travaux annexes, donnent suite au courrier,
préparent les voyages, élaborent des rapports et comptes rendus, assurent la liaison
entre le patron et l’équipe de travail etc.

 Devenir secrétaire de direction

Devenir secrétaire de direction est un métier où il ne faut pas connaître seulement
quelques techniques de base. Aujourd’hui, beaucoup de compétences sont
requises :

 Une parfaite maîtrise de l’orthographe,
 La maîtrise des outils informatiques et de la dactylographie
 L’esprit d’initiatives
 Le sens de l’organisation,
 L’esprit d’analyse et de synthèse,
 Une solide culture générale

Pour être une secrétaire irréprochable, il faut posséder certaines qualités, il faut être
ponctuelle, d’une grande fiabilité, dévouée, avoir une bonne mémoire, des qualités
relationnelles, diplomatique, une bonne présentation et il faut surtout être aimable

Être l’assistante d’un directeur n’est pas toujours facile car il faut le soutenir dans
l’exercice de sa fonction s’occuper de la gestion du personnel, du marketing, de la
communication et beaucoup d’autres choses.

 Formation/ Diplôme

Les diplômes pouvant être demandés pour le métier de secrétaire de direction sont :

 BTS assistante de direction
 Formation complémentaire dans un domaine (Deug littéraire, de droit

d’économie, etc.) appréciée par des recruteurs.

 La maîtrise de l’anglais est obligatoire, une bonne connaissance du domaine

de l’entreprise et plusieurs années d’expérience.

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