CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA …

 

 

29.9.2011

FR

Journal officiel de l’Union européenne

C 285/3

CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA
FORMATION PROFESSIONNELLE (CEDEFOP)

DÉCISION RELATIVE À UN CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE

(2011/C 285/03)

Introduction

Le 6 septembre 2001, le Parlement européen a adopté une
résolution approuvant un code de bonne conduite administra­
tive que les institutions et organes de l’Union européenne, leurs
administrations et leurs fonctionnaires devraient respecter dans
leurs relations avec le public.

les relations qu’il entretient avec le public, le Centre s’engage à
prendre en compte les normes de bonne conduite administra­
tive établies dans ce code et à être guidé par celles-ci dans son
travail quotidien en vue d’améliorer le service qu’il fournit aux
citoyens européens.

Le code tient compte des principes du droit administratif euro­
péen contenus dans la jurisprudence de la Cour de justice et
s’inspire également de législations nationales.

Le statut du code

La Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne a été
proclamée au cours du sommet de Nice en décembre 2000 et
constitue désormais la partie II du traité établissant une Consti­
tution pour l’Europe.

La Charte comprend comme droits fondamentaux de la citoyen­
neté le droit à une bonne administration (article 41) et le droit
de saisir le médiateur européen en cas de mauvaise administra­
tion dans
l’Union
(article 43).

institutions et organes de

l’action des

L’objectif du code est d’expliquer de manière plus détaillée ce
que le droit à une bonne administration mentionné dans la
Charte signifie en pratique.

c) Champ d’application

Le code lie tout membre du personnel couvert par le statut et le
régime applicable aux autres agents des Communautés euro­
péennes. Cependant, le personnel sous contrat de droit privé,
les experts détachés des fonctions publiques nationales, les
stagiaires, etc. travaillant pour le Cedefop doivent également
s’y référer dans leur travail quotidien.

Les relations entre le Cedefop et son personnel sont exclusive­
ment régies par le statut et les réglementations applicables aux
autre agents.

Article premier

Disposition générale

Dans leurs relations avec le public, le personnel du Cedefop
respecte les principes énoncés dans la présente décision et qui
constituent le code de bonne conduite administrative, ci-après
dénommé «le code».

Le code de bonne conduite administrative pour

le

personnel du Cedefop

a) Service de qualité

Il est du devoir du Cedefop et de son personnel de servir
l’intérêt communautaire et, partant, l’intérêt public.

Article 2

Champ d’application personnel

1.
Le code s’applique à tous les fonctionnaires et autres
agents soumis au statut et au régime applicable aux autres
agents, dans leurs relations avec le public. Le terme fonction­
naire s’applique ci-après aux fonctionnaires et aux autres agents.

Le public attend à juste titre un service de qualité et une admi­
nistration ouverte, accessible et correctement gérée.

Un service de qualité implique que le personnel du Centre fasse
preuve de courtoisie, d’objectivité et d’impartialité.

Le Cedefop prend les mesures nécessaires pour veiller à ce
2.
que les dispositions inscrites dans ce code s’appliquent égale­
ment aux autres personnes travaillant pour lui, comme celles
travaillant sous des contrats de droit privé, les experts détachés
des fonctions publiques nationales et les stagiaires.

b) But

Afin de permettre au Cedefop de remplir ses obligations de
bonne conduite administrative, en particulier en ce qui concerne

3. On entend par public les personnes physiques ou morales,
ayant ou non leur résidence ou leur siège statutaire dans un État
membre.

C 285/4

FR

Journal officiel de l’Union européenne

29.9.2011

Article 3

Champ d’application matériel

Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire trouve un
2.
juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l’intérêt
public général.

1.
Le code contient les principes généraux de bonne conduite
administrative qui s’appliquent à toutes les relations des fonc­
tionnaires avec le public, à moins que celles-ci soient régies par
des dispositions spécifiques.

2.
Les principes énoncés dans ce code ne s’appliquent pas
aux relations entre l’institution et ses fonctionnaires. Celles-ci
sont régies par le statut et le régime applicable aux autres
agents des Communautés européennes.

Article 4

Légitimité

Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les
règles et procédures inscrites dans la législation communautaire.
Il veille notamment à ce que les décisions affectant les droits ou
les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que
leur contenu soit conforme au droit.

Article 5

Absence de discrimination

1. Dans le traitement des demandes émanant du public et
dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le
principe d’égalité de traitement soit respecté. Les membres du
public se trouvant dans la même situation sont traités de la
même manière.

Article 7

Absence d’abus de pouvoirs

Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils
ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonction­
naire évite notamment d’user de ces pouvoirs à des fins qui
n’ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par
un intérêt public.

Article 8

Impartialité et indépendance

1.
Le fonctionnaire est impartial et indépendant. Il s’abstient
de toute action arbitraire qui lèse les membres du public ainsi
que de tout traitement préférentiel pour quelque raison que ce
soit.

2.
Le fonctionnaire se soustrait à toute influence extérieure,
de quelque nature qu’elle soit, y compris politique, et n’obéit à
aucun intérêt personnel.

3.
Le fonctionnaire s’abstient de participer à la prise de déci­
sion portant sur une affaire concernant ses propres intérêts,
ceux de sa famille, de parents, d’amis et de connaissances.

2.
En cas d’inégalité de traitement, le fonctionnaire veille à ce
qu’elle soit justifiée par les caractéristiques objectives pertinentes
de l’affaire traitée.

Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte des
facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la
décision, tout en excluant tout élément non pertinent.

Article 9

Objectivité

3.
Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination
injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur
la nationalité, le sexe, les origines raciales ou ethniques, la reli­
gion ou les convictions, un handicap, l’âge ou l’orientation
sexuelle.

Article 6

Proportionnalité

Article 10

Confiance légitime et cohérence

1.
Le fonctionnaire est cohérent dans sa conduite adminis­
trative ainsi qu’avec l’action administrative du Cedefop. Il se
conforme aux pratiques administratives habituelles du Centre,
à moins qu’il ne soit légitimement fondé de s’écarter de ces
pratiques dans un cas spécifique.

1.
Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce
que les mesures prises soient proportionnelles à l’objectif pour­
suivi.

Il répond aux attentes

2.
légitimes et raisonnables des
membres du public à la lumière du comportement antérieur
du Cedefop.

Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de
leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces
contraintes sont disproportionnées par rapport à l’objectif de
l’action engagée.

Article 11

Équité

Le fonctionnaire agit de manière équitable et raisonnable.

29.9.2011

FR

Journal officiel de l’Union européenne

C 285/5

Article 12

Courtoisie

compétent pour en traiter, ses services veillent à ce que le
dossier soit transmis sans délai vers le service compétent du
Centre.

1.
Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et
abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses
à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers
électroniques, le fonctionnaire s’efforce dans
la mesure du
possible d’être serviable et de répondre aux questions posées
en respectant les obligations professionnelles qui lui incombent
à titre de membre du personnel.

2.
Le service qui reçoit initialement la lettre ou la requête
informe l’auteur de cette transmission et indique le nom et le
numéro de téléphone du fonctionnaire auquel le dossier a été
confié.

Si la question ne relève pas de sa compétence, le fonc­

2.
tionnaire oriente le citoyen vers le fonctionnaire compétent.

Article 16

Il présente des excuses en cas d’erreur portant préjudice

3.
aux droits ou intérêts d’un membre du public.

Droit d’être entendu et de faire des observations

1. Dans les cas où les droits ou les intérêts de citoyens sont
en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense
soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de
décision.

Article 13

Réponse aux lettres dans la langue du citoyen

Le fonctionnaire veille à ce que chaque citoyen de l’Union ou
membre du public qui écrit à l’institution dans l’une des langues
du traité reçoive une réponse dans la même langue.

2. Dans les cas où une décision affectant ses droits ou ses
intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de
soumettre des observations écrites et, si nécessaire, de présenter
des observations orales avant que la décision ne soit adoptée.

Article 14

responsable

Accusé de réception et

indication du

fonctionnaire

1.
Toute lettre ou requête adressée au Centre fait l’objet d’un
accusé de réception dans un délai de 15 jours ouvrables, sauf si
une réponse substantielle peut être envoyée endéans cette
période.

Article 17

Délai raisonnable pour la prise de décision

1.
Le fonctionnaire veille à ce qu’une décision relative à
chaque demande ou plainte adressée au Cedefop soit prise
dans un délai raisonnable, sans retard, et en tout cas au plus
tard deux mois après la date de réception. La même règle
s’applique à la réponse aux lettres envoyées par des membres
du public.

La réponse ou l’accusé de réception indique le nom et le
2.
numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier ainsi
que le service auquel il appartient.

2.
Si, en raison de la complexité des questions soulevées, le
Centre ne peut pas statuer dans le délai susmentionné, le fonc­
tionnaire en informe l’auteur le plus tôt possible. Dans ce cas,
l’auteur doit se voir notifier une décision définitive dans le délai
le plus bref possible.

3.
L’envoi d’un accusé de réception et d’une réponse n’est pas
nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont en nombre
excessif ou lorsqu’elles revêtent un caractère répétitif ou inap­
proprié.

Article 15

Obligation de transmission vers le service compétent de
l’institution

1.
Si une lettre ou une requête destinée au Cedefop est
adressée ou transmise à une unité ou un département non

Article 18

Obligation de motiver les décisions

Toute décision du Centre pouvant porter atteinte aux
1.
droits ou aux intérêts d’une personne privée doit indiquer les
raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits perti­
nents et la base juridique de la décision.

2.
Le fonctionnaire évite de prendre des décisions reposant
sur des motifs imprécis, insuffisamment détaillés ou ne conte­
nant pas de raisonnement individuel.

C 285/6

FR

Journal officiel de l’Union européenne

29.9.2011

S’il est

impossible, en raison du grand nombre de
3.
personnes concernées par des décisions similaires, de commu­
niquer de manière détaillée les motifs de la décision et lorsque
des réponses types sont donc apportées, le fonctionnaire assure
qu’il apportera ultérieurement une réponse motivée individuelle
au citoyen qui en fait expressément la demande.

Article 22

Demandes de renseignements

1.
Lorsqu’il est compétent pour l’affaire en cause, le fonction­
naire fournit des renseignements aux membres du public qui le
demandent. Il veille à ce que les renseignements communiqués
soient clairs et compréhensibles.

Article 19

Indication des voies de recours

1. Une décision du Cedefop pouvant porter atteinte aux
droits ou aux intérêts d’une personne privée doit contenir une
indication des voies de recours existant en vue d’attaquer cette
décision. Elle doit notamment indiquer la nature des recours, les
organes qui peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à
l’introduction des recours.

2.
Les décisions doivent notamment se référer à la possibilité
juridictionnel et de transmettre des
d’engager un recours
plaintes au médiateur dans les conditions spécifiées respective­
ment aux articles 263 et 228 du traité sur le fonctionnement de
l’Union européenne.

Article 20

Notification de la décision

2. Au cas où une demande orale de renseignements serait
trop compliquée ou trop longue à traiter, le fonctionnaire
demande à la personne concernée de formuler sa demande
par écrit.

3.
Si, en raison de la confidentialité, un fonctionnaire ne peut
pas divulguer les renseignements demandés, il ou elle indique,
conformément à l’article 18 du présent code, à la personne
concernée les raisons pour lesquelles il ne peut pas communi­
quer les renseignements.

4.
Suite aux demandes de renseignements sur des questions
pour lesquelles il n’est pas compétent, le fonctionnaire oriente le
demandeur vers la personne compétente et indique le nom et le
numéro de téléphone de celle-ci. Suite aux demandes de rensei­
gnements concernant une autre institution ou un autre organe
communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette
institution ou cet organe.

1.
Le fonctionnaire veille à ce que les décisions affectant les
droits ou intérêts des citoyens soient notifiées par écrit à la
personne ou aux personnes concernées, dès que la décision a
été prise.

5.
En fonction de l’objet de la demande, le fonctionnaire
oriente la personne à la recherche de renseignements vers le
service du Cedefop compétent pour la transmission d’informa­
tions au public.

Le fonctionnaire s’abstient de communiquer la décision à
2.
d’autres sources aussi longtemps que la ou les personne(s)
concernée(s) n’a/n’ont pas été informée(s).

Article 23

Demande d’accès public aux documents

Article 21

Protection des données

Le fonctionnaire qui traite les données personnelles d’un
1.
citoyen respecte les principes définis dans le règlement (CE)
n o 45/2001 du Parlement européen et du Conseil ( 1 ) relatif à
la protection des personnes physiques à l’égard du traitement
des données à caractère personnel par les institutions et organes
communautaires et à la libre circulation de ces données.

1.
En cas de demande d’accès aux documents, le fonction­
naire donne accès à ces documents conformément aux principes
et
(CE)
règlement
énoncés dans
n o 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil ( 2 ).

limites généraux

le

2.
Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande
orale d’accès à des documents, il demande au citoyen de
formuler sa demande par écrit.

Article 24

Tenue d’un registre

2.
Le fonctionnaire évite notamment de traiter des données
personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des
tiers non autorisés.

Les services du Cedefop tiennent un registre du courrier «entrée»
et «sortie» des documents qu’ils reçoivent et des mesures qu’ils
prennent.

( 1 ) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

( 2 ) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

29.9.2011

FR

Journal officiel de l’Union européenne

C 285/7

Article 25

Accès du public au code

1.
Le Cedefop prend les mesures nécessaires afin que le code
fasse l’objet de la plus large publicité possible parmi les citoyens.
Il s’assure notamment de la diffusion d’une brochure pertinente
contenant une présentation du code et le texte intégral de celui-
ci en annexe.

Le Cedefop fournit un exemplaire du code à tous les

2.
citoyens qui le lui demandent.

Article 26

Droit de se plaindre au médiateur européen

Tout manquement d’un fonctionnaire à se conformer aux prin­
cipes énoncés dans le présent code peut faire l’objet d’une
plainte auprès du médiateur européen conformément à
l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union euro­
péenne et au statut du médiateur européen ( 1 ).

Article 27

Entrée en vigueur
La présente décision entre en vigueur le 1 er juillet 2011 et
remplace les décisions antérieures ainsi que le code de bonne
conduite administrative publié en 2005. Elle sera publiée dans le
Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à Thessalonique, le 22 juin 2011.

Pour le Cedefop

Christian F. LETTMAYR
Directeur adjoint

Tarja RIIHIMÄKI
Présidente du conseil de direction

( 1 ) 94/262/CECA, CE, Euratom: décision du Parlement européen, du
9 mars 1994, concernant le statut et les conditions générales d’exer­
cice des fonctions du médiateur, JO L 113 du 4.5.1994, p. 15.