Le règlement formation de la collectivité – Le CNFPT

 

 

Notice d’utilisation co-produite
Version définitive
1er Octobre 2009

Le règlement formation

de la collectivité

Le règlement formation définit les droits et obligations des agents de la collectivité, dans le respect de la loi.

Il a été proposé au Comité Technique Paritaire (CTP) pour avis le ………………………….

et adopté par l’assemblée délibérante le ………………………

Le règlement de formation est constitué de :

►

►

14 fiches « repères » pour les règles légales et locales

4 fiches « ressources » donnant les références légales, des lieux d’information, des barèmes
réglementaires et d’autres façons de se former

►

des fiches pratiques : les formulaires formation de la collectivité

Conseil
du C.T.P.

Préciser les interlocuteurs, les outils et les circuits à mobiliser. Les circuits de décision gagnent à être

schématisés et vos propres imprimés peuvent être annexés au règlement, en « fiches pratiques ».

Coordonnées du référent formation :

Notice d’utilisation

1

Les fiches

Repère 1.1 ……

LES REGLES GENERALES : de la demande au départ en formation ……………………………………………… 3
………………………………………………………………………………………….3
………………………………………………………………………………………………………5
………………………………………………………………………………………………………………….5
………………………………………………………………………………………………………….6

Expression de la demande de formation
Accord ou refus de la demande
Inscription en formation
Financement de la formation

1.
2.
3.
4.

Repère 1.2 ……

LES REGLES GENERALES : Les frais de déplacement …………………………………………………………………. 7
…………………………………………………………………………………………………………………….7
……………………………………………………………………………………………….8

Les frais de transport
Les frais de repas et d’hébergement

1.
2.

Repère 1.3 ……

LES REGLES GENERALES : Le statut de l’agent en formation ………………………………………………………. 9
…………………………………………………………………………………………..9
……………………………………………………………………………………………………….11
……………………………………………………………………………………….12

Temps de formation et temps de travail
Statut de l’agent en formation
Cas particulier des formations à distance

1.
2.
3.

Repère 2……….

LES PREPARATIONS A CONCOURS ET EXAMENS PROFESSIONNELS …………………………………… 13

Repère 3……….

LES FORMATIONS STATUTAIRES OBLIGATOIRES …………………………………………………………………. 17

Repère 3.1 ……

LES FORMATIONS STATUTAIRES OBLIGATOIRES : Les règles générales …………………………………. 19

Repère 3.2 ……

Repère 3.3 ……

Repère 4……….

Repère 5……….

Repère 6.1 ……

Repère 6.2 ……

Repère 7……….

Repère 8……….

LES FORMATIONS STATUTAIRES OBLIGATOIRES : La formation d’intégration…………………………… 21

LES FORMATIONS STATUTAIRES OBLIGATOIRES : La formation de professionnalisation……………. 23

LA FORMATION OBLIGATOIRE EN HYGIENE ET SECURITE…………………………………………………….. 27

LA FORMATION DE PERFECTIONNEMENT……………………………………………………………………………… 29

LA FORMATION PERSONNELLE : Le congé de formation professionnelle ……………………………………. 31

LA FORMATION PERSONNELLE : Le bilan de compétences et la validation des acquis de l’expérience
(VAE) ……………………………………………………………………………………………………………………………………… 33

L’APPRENTISSAGE DES SAVOIRS DE BASE…………………………………………………………………………… 35

LA FORMATION QUALIFIANTE ………………………………………………………………………………………………… 37

Repère 9……….

D’AUTRES FACONS DE SE FORMER………………………………………………………………………………………. 39

Ressources 1 .

TEXTES DE REFERENCE………………………………………………………………………………………………………… 41

Ressources 2 .

TROUVER PLUS D’INFORMATIONS…………………………………………………………………………………………. 43

Ressources 3 .

LES DIFFERENTES FORMES D’APPRENTISSAGE……………………………………………………………………. 45

FORMES D’APPRENTISSAGE S’ADRESSANT A DES COLLECTIFS D’AGENTS ………………………….. 46

LES TARIFS EN VIGUEUR POUR LES FRAIS DE DEPLACEMENT, D’HEBERGEMENT ET DE
RESTAURATION……………………………………………………………………………………………………………………… 47

LES FORMULAIRES RELATIFS A LA FORMATION UTILISES AU SEIN DE LA COLLECTIVITE ……. 49

LE CIRCUIT D’UNE DEMANDE DE FORMATION ………………………………………………………………………. 51

Ressources 4 .

Pratique1 ……..

Pratique2 ……..

Notice d’utilisation

2

LES REGLES GENERALES :
de la demande au départ en formation

1. Expression de la demande de formation

► Formation à la demande de l’agent

REPERE 1.1

RAPPEL LEGAL

L’agent peut être à l’initiative d’une

demande de

formation à vocation

professionnelle. Toute demande doit

faire l’objet d’une concertation avec

l’employeur. Si l’employeur accepte, il

peut demander à l’agent d’utiliser son

DIFp (l’agent étant à l’initiative de la

demande).

A consulter : les informations légales

et les règles locales d’utilisation du

DIFp sont précisées dans la charte

formation de la collectivité.

Conseil
du C.T.P.

DANS LA COLLECTIVITE

Prendre position sur les points suivants :

 Les modalités : préciser comment sont recueillis les besoins de formation
(entretien, questionnaires de recensement des besoins ou bulletin d’inscription),
selon quelles formalités et à quelle période de l’année, et rappeler les règles d’usage
du DIFp.
Par exemple :

► pour les formations du CNFPT, il faut remplir et faire viser par son

supérieur hiérarchique le bulletin d’inscription du CNFPT

► pour un autre organisme de formation il convient de joindre en plus

une note d’explication justifiant la demande
les demandes de formation sont recueillies chaque année lors des
entretiens annuels ou dans les fiches de notation. Les demandes
formulées en cours d’année seront étudiées à titre exceptionnel.
toute demande de formation demandée par un agent relève en tout
ou partie du DIFp.

►

►

► …

 Les particularités concernant les préparations
aux concours et examens professionnels

Rappeler les modalités internes de diffusion du calendrier des préparations aux
concours (moyens, supports et périodicité).
Préciser la méthode choisie en interne, en fonction de ce calendrier, et en lien avec
le plan de formation, pour recenser chaque année les demandes transmises par les
agents aux chefs de service, puis pour valider ou refuser ces demandes.
Rappeler à l’occasion les règles d’usage du DIFp, en particulier d’éventuelles règles
spécifiques à l’usage du DIFp pour les préparations aux concours et examens
professionnels.

 Les délais à respecter :

►

►

Ils doivent permettre de garantir la continuité des services, compte
tenu de l’organisation de la collectivité. Ces derniers doivent
également intégrer les délais d’inscription exigés par l’organisme de
formation.
Il est prudent également d’alerter sur certains dispositifs qui
nécessitent des délais précisés par les textes (VAE, congé de
formation personnelle, bilan de compétences – voir fiches repères).
► En l’absence de délais réglementaires pour certains dispositifs, il est
conseillé de fixer un délai propre à la collectivité, qui peut être
différent selon le type de formation.

Dans le cas où un délai est fixé par les textes, rien n’empêche la collectivité après
analyse de la demande de l’agent, avec son accord et en lien avec l’organisme de
formation, de réduire ces délais.

Notice d’utilisation

3

► Formation à la demande de l’employeur

RAPPEL LEGAL

Lorsque

l’évolution

des

réglementations, des missions des

services ou des techniques l’exige,

l’employeur peut imposer aux agents

concernés de suivre certaines actions

de

formation

(par exemple

:

les

formations en hygiène et sécurité).

S’agissant de

formations

jugées

obligatoires par

l’employeur,

dont

l’agent

n’a

pas

l’initiative,

ces

formations n’ont pas vocation à être

prises sur le compte du DIFp.

Conseil
du C.T.P.

DANS LA COLLECTIVITE

Prendre position sur les points suivants :

les

Concernant
formations obligatoires non
statutaires : mettre en place un suivi régulier pour tenir les
dossiers des agents à jour (telles que l’hygiène et sécurité) afin de
garantir le respect de ces obligations pour l’ensemble des postes de
travail concernés. Il en va de la responsabilité d’employeur au regard
du code du travail.

Concernant les formations statutaires obligatoires :
mettre en place des outils de suivi car il appartient à l’employeur
d’assurer le suivi des dossiers des agents et de faire le nécessaire
auprès du CNFPT.

Notice d’utilisation

4

2. Accord ou refus de la demande

RAPPEL LEGAL

L’autorité territoriale ne peut opposer

deux

refus

successifs

à

un

fonctionnaire demandant à suivre des

actions de

formation

facultatives

qu’après consultation pour avis de la

CAP.

Concernant les dispositifs suivants :

VAE,

congé

de

formation

professionnelle

et

bilan

de

compétences, l’autorité territoriale fait

connaître à l’agent dans les 30 jours

suivant la réception de sa demande

son accord ou les raisons qui motivent

le rejet ou le report de sa demande.

Conseil
du C.T.P.

DANS LA COLLECTIVITE

Prendre position sur le point suivant :

 Quelle que soit la nature de la décision, il convient de formaliser la
réponse (par écrit ou lors d’un entretien) et de préciser sur quels
critères s’appuie ce choix. Il est important de donner aux agents des
éléments pour comprendre la décision prise. Par exemple, préciser à
quoi peut correspondre le motif “refus pour nécessité de service”,
comment s’organise la continuité de service et ses conséquences en
terme de présence des agents …. (exemple : agent seul en poste,
possibilité de faire appel au service de remplacement du centre de
gestion…).

 Les dispositions prises concernant le DIFp permettront de motiver
la réponse quant à l’usage de ce droit pour la formation demandée.

3.

Inscription en formation

RAPPEL LEGAL

Pour une formation dans le cadre du travail, aucune inscription directe (sans passer par la collectivité) n’est autorisée.

Le bulletin d’inscription correspondant à la formation prévue doit être impérativement signé par l’agent et par la collectivité.

Particularités concernant l’inscription aux formations statutaires obligatoires : il appartient à l’employeur d’adresser au CNFPT les

inscriptions en formations d’intégration dans les délais et de faire une fois par an minimum un rappel aux agents sur leurs obligations en

matière de professionnalisation.

DANS LA COLLECTIVITE

Préciser qui contresigne le bulletin au nom de l’employeur et qui le transmet à

l’organisme de formation.

Conseil
du C.T.P.

Notice d’utilisation

5

4. Financement de la formation

RAPPEL LEGAL

Les frais des formations validées par

l’employeur et inscrites au plan de

formation sont à

la charge de

la

collectivité.

Cas particuliers : les frais liés aux

formations professionnelles à l’initiative

de l’agent (préparation aux concours et

examens, bilan de compétences, VAE,

congé de formation professionnelle)

connaissent

des

conditions

particulières de prise en charge (voir

fiches repères et référent formation).

DANS LA COLLECTIVITE

Prendre position sur les points suivants :

Conseil
du C.T.P.

 Prévoir une enveloppe budgétaire pour couvrir des besoins de
formation qui n’ont pas pu être anticipés (ex : recrutement en cours
d’année, événement,..).

 Prendre position sur le financement par la collectivité des
dispositifs de VAE, de bilans de compétence, ainsi que de formations
qualifiantes éventuellement, même si aucune disposition légale ne
l’impose. Il s’agira ainsi de se préparer à répondre aux éventuelles
demandes individuelles, de cadrer les possibilités ouvertes par la
collectivité et de fonder ainsi les accords ou refus qui seront formulés
aux agents.

 Si une collectivité fixe, en complément du plan de formation, le
volume des crédits qu’elle souhaite consacrer à
formation
personnelle
formation professionnelle, Bilan de
compétences, Validation des acquis de l’expérience), elle en informe
le CTP.

(Congé de

la

Notice d’utilisation

6

LES REGLES GENERALES :
Les frais de déplacement

1. Les frais de transport

RAPPEL LEGAL

REPERE 1.2

La prise en charge des frais de transport constitue un droit dès lors que les conditions prévues par les textes sont remplies.

types de

formation (par exemple

formations de
Pour certains
professionnalisation ou de perfectionnement) les agents accueillis par le CNFPT bénéficient d’une participation financière de cet
établissement pour la prise en charge des frais de déplacement, sur des bases forfaitaires. En revanche le CNFPT ne participe
pas aux frais de “déplacements” pour les préparations aux concours et examens.

formations statutaires d’intégration, certaines

les

Dès lors que les frais de transport engagés par l’agent pour suivre une action de formation organisée à l’initiative de la collectivité
ne sont pas pris en charge par l’organisme de formation, ils doivent être remboursés par la collectivité. Cette indemnisation
s’effectue soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base des taux d’indemnités
kilométriques fixés par arrêtés et dépendant de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue (voir fiche
ressources 4).

Les frais de transport pour se présenter aux épreuves d’admission ou d’admissibilité à un concours ou un examen professionnel
peuvent être remboursés pour un aller-retour, lorsque les épreuves se déroulent hors des résidences administrative et familiale
des agents.

Conseil
du C.T.P.

DANS LA COLLECTIVITE

Prendre position sur les points suivants :

 Veiller à mettre à jour la fiche ressources correspondante

 Dans tous les cas, définir quels justificatifs de paiement (ordre de mission, attestation de

formation, tickets) doivent être fournis par l’agent.

 Définir la position de la collectivité sur l’indemnisation des frais de déplacement, en voici

plusieurs exemples :

► Pour une formation faisant l’objet d’une participation aux frais de déplacement de la part du

CNFPT, et si les frais réels engagés par l’agent sont supérieurs :

– La collectivité n’accorde pas d’indemnisation complémentaire
– ou bien : La collectivité complète l’écart éventuel entre l’indemnisation du CNFPT et

les frais réels engagés par l’agent (préciser les justificatifs à fournir).

► Les préparations aux concours et examens ainsi que les formations personnelles suivies à

l’initiative des agents n’ouvrent pas droit à indemnisation des frais de transport engagés

► La collectivité choisit de participer aux frais de déplacement à hauteur de …….…….
► La collectivité incite au covoiturage (préciser comment……)
► La collectivité autorise l’usage de véhicules de service (préciser les conditions…………)

Notice d’utilisation

7

2. Les frais de repas et d’hébergement

DANS LA COLLECTIVITE

Conseil
du C.T.P.

RAPPEL LEGAL

Il existe des forfaits réglementaires qui

sont régulièrement mis à jour, pour

compenser

les

frais de

repas et

d’hébergement

–

voir

fiche

ressources 4.

L’organe

délibérant

fixe

délibération

le

barème

par

du

remboursement

forfaitaire des

frais

d’hébergement dans la limite du taux

maximal.

Etre vigilant sur les points suivants :

l’autorité

territoriale d’apprécier

 Mettre à jour la fiche ressources correspondante

 Bien que ce barème respecte un taux plafond, l’organe délibérant
pourrait autoriser le dépassement de ce plafond dans des cas
particuliers et dans la limite des frais réellement engagés (par
exemple, cas des séjours en région parisienne : possibilité de donner
l’opportunité du
pouvoir à
remboursement dérogatoire aux taux des indemnités de mission).



Voir fiche ressources 4

Notice d’utilisation

8