GUIDE ETUDIANTS Utilisation de l … – ent.unice.fr

GUIDE ETUDIANTS

Utilisation de l’application de gestion des Stages
et des Offres

Sommaire

Accès aux fonctionnalités de l’application
2
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2

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Informations sur les établissements d’accueil
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Recherche d’un établissement d’accueil
3

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Visualisation des établissements d’accueil
3

3

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Visualiser les informations d’un établissement d’accueil
4

Gestion de vos conventions de stage
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4

Création d’une nouvelle convention
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……………………………………………………………………..

Etape 1 : Choix de la formation cadre du stage
4

5

Etape 2 : Informations personnelles de l’étudiant
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Etape 3: le contenu du stage

6

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Etape 4: l’enseignant tuteur
7

Etape 5 : l’établissement d’accueil
7

………………………………………………………………………………………….

9

……………………………………………………………………………….

Etape 6 : le service d’accueil du stagiaire

Etape 7 : le tuteur professionnel du stage
9
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10
Etape 7 : le signataire de la convention

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10

Récapitulatif de la convention
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11

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Modification d’une convention de stage vous concernant
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Impression d’une convention de stage

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12

Recherche et visualisation de vos conventions

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Saisie d’un commentaire à l’issue du stage
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12

Gestion des avenants à une convention de stage
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12
Ajout d’un avenant à une de vos conventions de stage

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Recherche et visualisation des avenants d’une de vos

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13

Imprimer un avenant
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13

Modification d’un avenant
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14

Accès aux offres de stage ou d’emploi publiés par votre centre de Gestion
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14
Offres de stage ou d’emploi

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14

Recherche d’une offre
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14

Liste des offres

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15

Impression de l’offre
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15

Rattacher une offre de stage à une convention
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Accès aux fonctionnalités de l’application

Cette application permet aux étudiants de :

•
•
•

rédiger leurs conventions de stage et les avenants associés
accéder aux offres de stage et d’emploi recueillies par l’université
identifier les établissements d’accueil potentiels pour leur stage ou futur emploi à l’aide
d’une recherche par critères.
Tout étudiant de l’établissement peut, après s’être authentifié sur l’ENT, accéder aux
fonctionnalités qui le concernent.

Un étudiant peut créer et modifier une convention le concernant, visualiser ses conventions,
rechercher et visualiser les établissements d’accueil, les offres de stage ou d’emploi et
visualiser le centre de gestion qui gère ses conventions

Informations sur les établissements
d’accueil

L’outil permet de stocker les informations concernant des établissements publics ou privés
pour lesquels au moins une convention de stage ou une offre de stage ou d’emploi a été saisie
dans la base, ou les établissements susceptibles d’accueillir des stagiaires.

La base des établissements est mise à jour soit par les étudiants lors de la saisie d’une
convention de stage soit par les personnels de l’université.

Pour chaque établissement d’accueil référencé dans la base, les étudiants ont accès aux
informations suivantes :

•
•
•

coordonnées de l’établissement
numéro SIRET,Code Naf,effectif,satut juiridique
services d’accueil référencés dans l’établissement

Recherche d’un établissement d’accueil

Cliquez sur “Rechercher un établissement d’accueil” dans le menu d’accueil

Vous pouvez combiner plusieurs critères de recherche puis cliquer sur le bouton “Rechercher”
pour afficher la liste des établissements correspondant à ce(s) critère(s). Si vous n’indiquez
aucun critère de recherche, l’application affichera la liste complète des établissements existant
dans la base.

Visualisation des établissements d’accueil

Le résultat de la recherche s’affiche sous forme de tableau comme dans l’écran ci dessous,
dans lequel sont affichés le nom de chaque établissement référencé, la commune de son siège
social et son secteur d’activité :
Vous pouvez continuer en cliquant sur l’un des outils qui vous sont proposés :

• L’icône

pour accéder aux informations de l’établissement d’accueil

• L’icône

pour retourner à la page d’accueil

• L’icône

pour rechercher un nouvel établissement d’accueil

• L’icône

permet de générer une feuille de tableur dans laquelle toutes les

informations concernant les établissements sont regroupées (1 ligne par
établissement).

Si la liste des établissements d’accueil comporte plus de 20 établissements, vous pouvez
changer de page grâce aux liens présents en haut du tableau

Visualiser les informations d’un établissement d’accueil

Si vous choisissez de visualiser les informations d’un des établissements d’accueil de la liste

(en cliquant sur
s’affichera :

au niveau de la liste des établissements d’accueil), la fenêtre ci dessous

Vous pouvez utiliser la barre de menu à gauche afin de visualiser les différents services de cet
établissement qui accueillent des stagiaires (cliquez sur Services d’accueil) :

Pour accéder aux coordonnées de l’établissement, cliquez sur Coordonnées de l’établissement
dans le menu de gauche.

Vous pouvez revenir à la liste précédente

ou revenir à la page d’accueil

Gestion de vos conventions de stage

Vous pouvez :

Imprimer une convention de stage

• Créer une nouvelle convention vous concernant
•
• Visualiser les conventions de stage vous concernant
• Ajouter un commentaire à la convention à l’issue du stage

Création d’une nouvelle convention

Cliquez sur “Créer une nouvelle convention de stage” dans votre menu d’accueil
Elle vous rappelle les diverses informations dont vous avez besoin pour pouvoir créer une
convention de stage.

Ainsi vérifiez bien que vous possédez les informations suivantes :

vos coordonnées (adresse, téléphone) (de préférence vos coordonnées
permanentes),
votre type d’affiliation à la sécurité sociale, votre numéro de sécurité sociale et votre
caisse d’assurance maladie,
le type de stage (obligaoire ou conseillé),
les dates du stage et éventuellement d’interruption du stage,
le sujet du stage, les détails du stage, les fonctions et tâches lors du stage,
le temps de travail (temps complet ou partiel), le nombre de jours de travail
hebdomadaire,
le montant de la gratification si vous avez une,
le nom de l’enseignant tuteur de votre stage,
les coordonnées de l’établissement d’accueil ( nom, adresse, numéro Siret,code NAF
…).
les coordonnées du lieu d’accueil du stage (nom du service d’accueil, adresse)

•

•

•
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•

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•

•

•

les coordonnées du tuteur professionel du stage

Etape 1 : Choix de la formation cadre du stage

Après avoir cliqué sur “Créer la nouvelle convention”,

un nouvel écran s’affiche, qui permet de choisir le cadre de votre stage, en particulier si vous
êtes inscrit à plusieurs étapes d’étude/ UFR

Il suffit de sélectionner l’étape d’étude et éventuellement l’UFR correspondant à votre stage
avant de cliquer sur le bouton “Valider”.

Un écran de confirmation apparaît : appuyez sur “Confirmer ce choix” si les informations
sont correctes.

Si elles ne le sont pas, vous pouvez cliquez sur “Modifier le cadre du stage” pour retourner à
l’écran précédent.

Vous devrez renseigner successivement et dans l’ordre toutes les informations
correspondant aux différents items de la barre de menu à gauche avant de pouvoir
enregister la convention dans la base de données.
Les coordonnées de l’enseignant tuteur pourront ne pas être renseignées si le paramétrage
de votre centre de gestion autorise l’enregistrement et l’édition d’une convention en
l’absence de ces informations.

Etape 2 : Informations personnelles de l’étudiant

Etape 2 : l’étudiant : Saisie des informations personnelles
Lorsque vous aurez confirmé le cadre de votre stage, ou si vous n’êtes inscrit qu’à une seule
étape d’étude, le formulaire ci dessous s’affiche :

Toutes les informations nominatives sont récupérées à partir de l’annuaire de votre
établissement qui est le référentiel unique de l’application.

Ces informations ne sont pas modifiables (étape d’étude, UFR, courriel institutionnel), elles ne
disposent pas de zone de saisie.

Les autres informations doivent être complétées et sont valables pour cette convention de
stage uniquement.

L’adresse, le code postal et la commune sont obligatoires.

Vous avez également la possibilité de saisir un numéro de téléphone et un numéro de
téléphone portable. Ces numéros de téléphone peuvent être saisis avec ou sans espaces, points
ou tirets.

Si vous souhaitez saisir un courriel (=adresse électronique) personnel, vérifiez que celui-ci ne
contienne pas de caractères accentués (à, é, …) ni d’espaces.

Les informations concernant l’affiliation à la sécurité sociale, le numéro de sécurité sociale
(15 chiffres sans espaces ni points) et la caisse d’assurance maladie sont obligatoires (sauf
pour les étudiants étrangers). Vous devrez donc les remplir pour pouvoir passer à l’étape
suivante.

Etape 2 : l’étudiant – correction des erreurs